Tapahtuman turvallisuussuunnittelu

Johtaminen ja henkilöstö

Tapahtuman turvallisuutta tulee johtaa samalla tavalla kuin muitakin tapahtuman osa-alueita. Turvallisuuden johtaminen tarkoittaa sitä, että turvallisuutta suunnitellaan etukäteen, seurataan koko tapahtuman ajan, reagoidaan havaittuihin puutteisiin ajoissa, mitataan sopivilla mittareilla ja pyritään kehittämään jatkuvasti. Turvallisuuden johtamisessa tulee ottaa huomioon sekä normaaliolot että ennakoitavissa olevat poikkeustilanteet ja -olosuhteet. Turvallisuuden johtamiseen kuuluu myös yhteistyö viranomaisten, asiantuntijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa. Vaikka tapahtuman turvallisuusjärjestelyt olisikin ulkoistettu, vastaa tapahtuman pääjärjestäjä silti tapahtuman turvallisuudesta.

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että tapahtumassa on riittävä määrä ammattitaitoista henkilökuntaa koko tapahtuman ajan. Henkilökunnan määrään vaikuttavat tapahtuman laajuus ja luonne sekä eri toimintojen sijoittuminen ja yleisön määrä tapahtuman eri vaiheissa. Henkilöstön osaamis- ja pätevyysvaatimukset ja tarvittavat koulutukset määrittää tapahtuman järjestäjä. Henkilökunta tulee perehdyttää ja kouluttaa tehtäväänsä ja tapahtuman turvallisuusasioihin. Henkilökunnan pitää erottua selkeästi yleisön joukosta. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi henkilökunnan yhtenäisellä, selkeästi tunnistettavalla vaatetuksella.

Aluesuunnittelu

Tapahtuman järjestäjän pitää varmistua tapahtumassa käytettävien tilojen, rakenteiden, rakennusten ja ulkoalueiden turvallisuudesta. Tapahtuman aluesuunnittelussa on otettava huomioon esim. seuraavia asioita:

• Alueen tai paikan käyttötarkoitus ja soveltuvuus tapahtumapaikaksi
• Yleisön enimmäismäärä tapahtuman eri alueilla ja tilanteissa.
• Yleisön kulkureitit (saapuminen, liikkuminen alueella, poistuminen)
• Kohdat, joihin yleisöä voi kertyä runsaasti ja tiiviisti
• Huolto- ja pelastusteiden ja -alueiden suunnittelu
• Tilapäisten rakenteiden kestävyys, kiinnitykset ja sijoittelu, esim. teltat, esiintymislavat ja katsomot
• Tapahtuman vaikutukset lähiympäristöön

Ohjelma- ja aikataulusuunnittelu

Tapahtuman ohjelman ja aikataulun suunnittelulla tapahtumanjärjestäjä voi tehokkaasti vaikuttaa yleisön määrään ja liikkumiseen tapahtuma-alueella. Ohjelmasuunnittelussa pitää ottaa huomioon käytettävissä olevien tilojen riittävyys ja soveltuvuus ennakoidulle yleisömäärälle. Erilaiset esitykset ja näytökset tulee ajoittaa ja sijoittaa niin, että ne eivät aiheuta vaaraa toisilleen tai yleisölle. Aikataulusuunnittelussa tulee ottaa huomioon myös yleisön määrä ja käyttäytyminen ohjelmaan merkittyjen taukojen aikana ja järjestetyn ohjelman ulkopuolella.

Olosuhderajoitukset

Palvelun tarjoamiselle ja suorittamiselle on tarvittaessa määriteltävä olosuhderajoitukset. Olosuhderajoitukset tarkoittavat niitä reunaehtoja, joiden puitteissa tapahtuma voidaan toteuttaa turvallisesti. Olosuhteita, jotka voivat vaikuttaa tapahtuman turvallisuuteen, ovat esim. säätila, valaistusolosuhteet, yleisön ominaispiirteet tai käyttäytyminen sekä mahdolliset tapahtuman ulkoiset häiriötekijät ja muut yllättävät tapahtumat. Järjestäjällä tulee olla selkeät toimintaohjeet sen varalle, että olosuhteet poikkeavat merkittävästi suunnitellusta tai muuttuvat nopeasti tapahtuman aikana. Jos olosuhdemuutoksista aiheutuu merkittävää vaaraa, tapahtuman järjestäjän on ryhdyttävä toimenpiteisiin turvallisuuden varmistamiseksi, esimerkiksi poistamalla vaarallisia rakenteita käytöstä, rajaamalla yleisön käytössä olevia alueita tai keskeyttämällä tapahtuma.

Turvallisuusasiakirja ja muut turvallisuussuunnitelmat

Useat eri lait ja viranomaiset edellyttävät yleisötapahtumilta turvallisuussuunnitelmaa tai turvallisuusasiakirjaa. Tukes valvoo, että tapahtuman järjestäjät laativat tapahtumista kuluttajaturvallisuuslain vaatiman turvallisuusasiakirjan. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse lähettää Tukesiin, ellei Tukes sitä erikseen pyydä.

Laadi turvallisuusasiakirja sellaisista yleisötapahtumista, joista voi aiheutua vaaraa tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tai sivullisten turvallisuudelle esim. tapahtuman luonteen tai laajuuden vuoksi. Voit yhdistää turvallisuusasiakirjan muihin pelastus- tai turvallisuussuunnitelmiin, kunhan yhdistetty asiakirja ottaa riittävästi huomioon turvallisuusasiakirjalta vaaditut asiat. Turvallisuusasiakirja voi koostua useasta eri tiedostosta tai tietolähteestä.

Aloita turvallisuusasiakirjan kokoaminen tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa. Täydennä sitä suunnittelun edetessä ja tarvittaessa vielä tapahtuman jälkeenkin, jotta käytännön kokemukset tulee kirjattua muistiin. Hyödynnä henkilöstön osaamista turvallisuusasiakirjan laatimisessa.

Tapahtumien oheispalveluina voi olla erilaisia ohjelmapalveluita, esim. korikiipeilyä, pomppulinnat, tulishow, jne. Ohjelmapalvelun toteuttajan on laadittava omasta palvelustaan turvallisuusasiakirja, jos kuluttajaturvallisuuslaki sitä edellyttää. Tapahtuman pääjärjestäjän kannattaa pyytää turvallisuusasiakirjat kaikilta tapahtumaan osallistuvilta palveluntarjoajilta jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa, jolloin on parhaat mahdollisuudet vaikuttaa tapahtuman kokonaisturvallisuuteen.

Onnettomuudet, erityistilanteet ja onnettomuuskirjanpito eli vaararekisteri

Mahdollisten tapaturmien ja muiden onnettomuuksien varhainen tunnistaminen ja analysointi ovat olennainen osa tapahtuman riskien arviointia. Kuvaa turvallisuusasiakirjassa, miten tapahtuman vaaroja tunnistetaan etukäteen ja miten turvallisuutta seurataan ja mitataan koko tapahtuman ajan.

Perusta tapahtumalle onnettomuuskirjanpito eli vaararekisteri. Kirjaa onnettomuusrekisteriin tiedot yleisölle aiheutuneista tapaturmista ja läheltä piti -tilanteista. Suunnittele käytännöt, joilla henkilökunta ja yleisö voi ilmoittaa havaitsemistaan turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman aikana. Ota onnettomuuksista opiksi ja hyödynnä onnettomuusrekisteriä seuraavien tapahtumien turvallisuussuunnittelussa.

Jos tapahtumasta aiheutuu vaaraa yleisölle, sitä ei saa jatkaa. Kun vaara on havaittu, tapahtuma voidaan joutua keskeyttämään osittain tai lopettamaan kokonaan joko tapahtuman järjestäjän oman arvion perusteella tai viranomaisen määräyksestä. Tapahtumaa voidaan jatkaa vasta kun on varmistuttu siitä, että vaara on poistettu ja tapahtuma on riittävän turvallinen. Toimintatavat tapahtuman turvallisuuden jatkuvaan seurantaan ja vaarojen tunnistamiseen sekä turvalliseen keskeyttämiseen tulee ottaa huomioon tapahtuman turvallisuussuunnittelussa ja turvallisuusasiakirjassa.

Ilmoita vaaratilanteista ja onnettomuuksista Tukesiin!

Vakavista tapaturmista, onnettomuuksista ja läheltä piti -tilanteista pitää viipymättä tehdä ilmoitus Tukesiin. Näitä ovat kuolemaan, vammautumiseen tai pitkään sairaalahoitoon tai kuntoukseen johtanut tapaturma