Turvallisuusasiakirjan laatiminen

Turvallisuusasiakirjaan sisällytetään vain ne asiat, joita kyseessä oleva toiminta edellyttää. Turvallisuusasiakirjan tulee olla laajuutensa ja yksityiskohtaisuutensa puolesta tarkoituksenmukaisessa suhteessa tarjottavien palveluiden laajuuteen ja niiden sisältämiin riskeihin. On muistettava, että turvallisuusasiakirjaa ei tehdä ensisijaisesti viranomaisia varten, vaan toiminnanharjoittajaa itseään varten.

Kuluttajaturvallisuuslain (920/2011) 7 §:ssä tarkoitetussa turvallisuusasiakirjassa on selvitettävä, jollei se ole erityisestä syystä kohteena olevan palvelun osalta tarpeetonta:

1) palvelun tarjoajan nimi, kotipaikka ja yhteystiedot;

2) turvallisuusasioista vastaavat;

3) ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden mahdolliset seuraukset;

4) toimenpiteet vaaratilanteiden ehkäisemiseksi;

5) ohjeet erilaisia 3 kohdan mukaisesti ennakoituja onnettomuus, vaara ja vahinkotilanteita varten;

6) palvelun tarjoamisessa mukana olevien turvallisuusasioihin liittyvä perehdyttäminen ja kouluttaminen sekä mahdolliset pätevyys ja koulutusvaatimukset;

7) palvelussa käytettävät tilat, rakenteet, välineet, reitit, eläimet, henkilönsuojaimet ja muu tarpeisto sekä niitä ja niiden huoltoa ja kunnossapitoa koskevat vaatimukset;

8) palvelun tarjoamiseen liittyvät olosuhderajoitukset;

9) palvelun suurin mahdollinen turvallinen asiakasmäärä eri olosuhteissa sekä palveluun osallistuvien terveydentilaa, fyysistä kuntoa, kokemusta, koulutusta ja muita vastaavia seikkoja koskevat vaatimukset;

10) palvelun vaikutuspiirissä olevien muiden kuin asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi tarpeelliset toimenpiteet;

11) miten erilaiset onnettomuus, vaara, ja vahinkotilanteet kirjataan ja miten näin kerättyä tietoa käytetään hyväksi turvallisuustoiminnan kehittämisessä;

12) menettely kuluttajaturvallisuuslain 8 §:ssä säädetyn ilmoitusvelvollisuuden noudattamiseksi;

13) miten suunnitelmaan sisältyvät tiedot saatetaan palvelun tarjoamisessa mukana olevien tietoon;

14) mitä kulutustavaroista ja kuluttajapalveluksista annettavista tiedoista annetussa valtioneuvoston asetuksessa (613/2004) säädettyjä tietoja annetaan palveluun osallistuville ja palvelun vaikutuspiirissä oleville ja miten nämä tiedot annetaan. Turvallisuusasiakirjassa on tarpeen mukaan otettava huomioon myös kohteen tai sen rakenteen tavanomaisesta poikkeava käyttö.

Seurakunnan tulee tehdä turvallisuusasiakirjasta omaan toimintaansa ja toimintaympäristöönsä sopiva. Jos palvelua toteuttamassa on useita eri tahoja, kuten alihankkijoita, on huolehdittava siitä, että turvallisuussuunnittelussa on otettu huomioon koko ketju (esim. johtovastuiden määräytymisen osalta). Laajamittaista toimintaa harjoitettaessa voi olla tarpeen liittää toimintokohtaiset turvallisuusohjeet tai –suunnitelmat turvallisuusasiakirjan liitteeksi.

Turvallisuussuunnitelmien tulee olla realistisia, sillä epärealistiset ja monimutkaiset suunnitelmat harvoin toimivat hädän hetkellä käytännössä. On kuitenkin tärkeää, että turvallisuusasiakirja sisältää nimenomaan ne asiat, jotka kulloinkin kyseessä oleva toiminta edellyttää. Turvallisuusasiakirjan tulee olla laajuutensa ja yksityiskohtaisuutensa puolesta tarkoituksenmukaisessa suhteessa tarjottavien palveluiden laajuuteen ja niiden sisältämiin riskeihin.

Turvallisuusasiakirjan laatimisessa voidaan käyttää apuna ulkopuolista asiantuntijaa, mutta toiminnasta vastaavien on tärkeää osallistua kiinteästi laatimistyöhön, jotta turvallisuusasiakirja vastaa todellisuutta. Näin myös päivittäisessä toiminnassa mukana olevat henkilöt saavat äänensä kuuluville, oppivat itsekin prosessista ja sitoutuvat turvallisuushakuiseen toimintatapaan.

Turvallisuusasiakirjaa päivitetään olosuhteissa tapahtuvien muutosten myötä. Päivittämistä vaativia muutoksia ovat mm. uudet suoritus- / toimintapaikat ja -tilat, uudet laitteet ja koneet sekä toimintatapojen muutokset. Turvallisuusasiakirjassa tulee ottaa huomioon myös se, miten esimerkiksi säätilassa tai valaistusolosuhteissa mahdollisesti tapahtuvat äkilliset muutokset voivat vaikuttaa toimintaan. Tarve päivittää on myös silloin, kun tapahtuu jotain, jota ei ole osattu ennakoida. Turvallisuusasiakirjan päivityksessä voi käyttää apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

Mitä tapaturmia, onnettomuuksia tai läheltä piti –tilanteita viime vuoden aikana on tapahtunut?
Onko onnettomuuskirjanpito ajan tasalla?
Miten turvallisuustilanne on vuoden aikana muuttunut?
Miten palvelu, suorituspaikat, laitteet tai henkilöstö ovat muuttuneet?
Millaisia muutoksia asiakaskunnassa tai toimintaympäristössä on tapahtunut?
Ovatko tiedot vaaroista ajan tasalla?
Mitä toimenpiteitä vaarojen poistamiseksi on vuoden aikana toteutettu?
Ovatko asiakkaille annettavat ohjeet, opasteet ja varoitukset ajan tasalla?
Mitä ovat tärkeimmät toimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi seuraavan vuoden aikana?
Onko turvallisuusasiakirja kokonaisuutena ajan tasalla?

Seurakunnalla, jolla on useita hyvin samankaltaisia kohteita ylläpidettävänään tai vastuullaan (esim. seurakuntien ylläpitämien toimintatilojen leikkikentät) voi laatia tällaisille kohteille yhden yhteisen turvallisuusasiakirjan, jossa tarpeen mukaan esitetään kunkin erillisen kohteen turvallisuusasioihin liittyvät erityispiirteet. Edellä mainittu menettely sekä helpottaa erityisesti seurakuntien ylläpitäjätahojen työtä ja vaivaa turvallisuusasiakirjan laatimisen, että erityisesti ylläpidon suhteen. Tulee kuitenkin muistaa, että menettely ei saa heikentää turvallisuussuunnittelun yksityiskohtaisuutta, tasoa, laatua, käytäntöön viemistä tai ajantasaisena pitämistä verrattuna siihen, että kullekin kohteelle olisi laadittu omat kohdekohtaiset turvallisuusasiakirjat.

Silloin, kun seurakunnan tuottamalta ja tarjoamalta palvelulta edellytetään jonkin muun lainsäädännön nojalla pelastus valmius tai muun vastaavan suunnitelman laatimista, voidaan kuluttajaturvallisuuslain mukainen turvallisuusasiakirja yhdistää siihen. Esimerkiksi pelastuslainsäädännössä edellytetään, että toiminnanharjoittaja laatii pelastussuunnitelman ja kattavasti laaditussa pelastussuunnitelmassa käsitellään monelta osin samoja asioita kuin turvallisuusasiakirjassa. Nämä turvallisuuteen liittyvät suunnitelmat on tarkoituksenmukaista yhdistää. Näin toiminnanharjoittajalla on vain yksi turvallisuusasioihin liittyvä suunnitelma päivitettävänä ja henkilökunnalle perehdytettävänä. Turvallisuusasiakirjan tulee täyttää sille kuluttajaturvallisuuslaissa asetetut vaatimukset silloinkin, kun se on yhdistetty muun lainsäädännön mukaiseen turvallisuussuunnitelmaan.

Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse esittää osallistujille eikä viedä seurakunnan internetsivuille. Tämä ei kuitenkaan poista seurakunnan velvollisuutta antaa osallistuville turvallisuuden kannalta tarpeellisia varoituksia ja ohjeita. Lisäksi kannattaa muistaa, että joihinkin turvallisuuden osa-alueisiin liittyvää materiaalia (mm. vartioinnin järjestelyt ja muut vastaavat turvallisuusjärjestelyt) ei yleensä ole tarkoituksenmukaista luovuttaa ulkopuolisten tietoon.

Henkilöstön turvallisuusosaamisen kannalta on tärkeää harjoitella käytännössä, miten toimitaan erilaisissa hätätilanteissa. Työstä vastaavan henkilöstön tulee olla selvillä myös vapaaehtoisten johtamien toimintojen sisällöistä.