Vapaaehtoistoiminnan toteutus

Vapaaehtoistoiminnan käynnistämiseen tarvitaan koko työyhteisö kehittämään uutta kulttuuria ja toimintatapoja.

Vapaaehtoisten toiminnalle hoitolaitoksessa tulee luoda yhdessä selkeät rakenteet ja pelisäännöt.

Käytäntöjen luominen alkaa niinkin konkreettisista asioista, kuin mihin vapaaehtoinen voi jättää takkinsa ja tavaransa osastolle tullessaan, keneltä hän voi kysyä tietoa ihmisten tarpeista ja toiveista tai millaista apua henkilökunta voi pyytää vapaaehtoiselta.

Hoitolaitoksen henkilökunta koulutetaan vastaanottamaan vapaaehtoiset työyhteisöönsä. Näin vapaaehtoisten mukaantulo ei tapahdu yllätyksenä, eikä heitä koeta ulkopuolisiksi työyhteisön hierarkian ja totuttujen rutiinien keskellä.

Vapaaehtoisten tuleminen osaksi hoitolaitoksen työyhteisöä ei aina ole helppoa ja mutkatonta. Henkilökunnan kanssa tarvitaan avointa keskustelua, jossa on tilaa erilaisille näkökulmille.

Uudesta toiminnasta kertominen alkuvaiheesta asti ja henkilökunnan ottaminen mukaan kehittämistyöhön sitouttaa ja tekee hankkeesta yhteisen.

On hyvä varmistaa myös tiedonkulku hoitotyön ammattijärjestöihin ja luottamusmiehiin.

Henkilökunnan kanssa mietitään mitä toiminnalta odotetaan ja mitä pelkoja siihen liittyy. Millaisia asioita tulee tehdä, että odotukset voisivat toteutua ja uhkien toteutumista voitaisiin välttää?

Näiden kysymysten perusteella luodaan yhdessä pelisääntöjä ja toimintamalleja, joita voidaan myöhemmin käytännön kokemuksen karttuessa muokata ja täydentää.

Joitakin peruskysymyksiä kaikkien työyhteisöjen on hyvä käsitellä.

Mitä tarkoittaa että hoitoyhteisömme osana on vapaaehtoisia?
Hoitolaitoksen henkilökunnan täytyy tietää vapaaehtoistoiminnan periaatteista.

Mitä kuuluu vapaaehtoisten tehtäviin ja keitä toiminnassa on milloinkin mukana?
Millaista apua hoitohenkilökunta voi pyytää vapaaehtoisilta?
Kuka voi puuttua vapaaehtoisten toimintaan?
Miten annetaan rakentavaa palautetta?

Vapaaehtoinen voi tarvita potilaasta joitakin ennakkotietoja. Hänen tulisi saada vähintään ne tiedot, jotka ovat tarpeen potilaan tai asukkaan avustamisessa.

Tärkeää on tietää potilaan toiminnallisista mahdollisuuksista ja rajoitteista sekä siitä, ovatko jotkut keskustelun aiheet hänelle arkoja.

Hyvä on tietää, onko hänellä erityisiä toiveita tai mieltymyksiä. Monet asiat vapaaehtoisen on paras kysyä potilaalta itseltään.

Henkilökunta voi keskustella potilaan kanssa, mitä hän haluaa kerrottavaksi ennakkoon vapaaehtoistyöntekijälle. Mikäli hän ei itse pysty kertomaan toiveistaan, asiaa voidaan kysyä omaisilta.

Hoitolaitoksessa toimittaessa vapaaehtoisilla on hyvä olla jokin tunnus tai työasu.

Rintaan kiinnitettävästä riittävän isotekstisestä nimikortista on potilaan, omaisen tai henkilökunnan helppo nähdä vapaaehtoisen nimi sekä hänen roolinsa, ”vapaaehtoistyöntekijä” tai ”vapaaehtoinen”.

Nimikortti kertoo osaltaan vapaaehtoisen kuulumisesta hoitoyhteisöön.

Omaisten tulee saada tietoa vapaaehtoisten toiminnasta, vapaaehtoisten koulutuksesta ja siitä, miten heidän apuaan on saatavissa.

Omaisia varten on hyvä olla selkeät, kaikkien saatavilla olevat tiedotteet, joissa kerrotaan vapaaehtoistoiminnasta. Tiedon tulee löytyä  myös hoivalaitoksen verkkosivuilta.

Ongelmatilanteissa omaisten täytyy tietää, miten toimitaan ja keneen työntekijään voi olla yhteydessä.

Vapaaehtoistoiminnalle nimetään vastuuhenkilö (koordinaattori, yhdyshenkilö), joka tehtävänä on olla yhdistävänä linkkinä vapaaehtoisten ja hoitolaitoksen ammattihenkilökunnan välillä.

Vastuuhenkilönä voi toimia sairaalapappi, seurakunnan työntekijä, hoitolaitoksen sosiaalityöntekijä, virikeohjaaja tai joku sairaanhoitajista.

Jos vapaaehtoisia toimii hoitolaitoksessa useammassa yksikössä, on hyvä, että jokaisella yksiköllä on oma vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilönsä.

Kun toiminnassa on paljon vapaaehtoisia, vastuuhenkilön tehtävään kuluu runsaasti työaikaa. Tehtävään on yhteisellä sopimuksella irrotettava riittävästi aikaa muusta työstä.

Joissakin hoitolaitoksissa on nähty parhaaksi palkata oma työntekijä vastaamaan vapaaehtoistoiminnasta.

Vastuuhenkilö ei ole aina paikalla osaston arjessa. Hoitolaitoksen kaikki työntekijät valmennetaan riittävään arjen yhteistoimintaan vapaaehtoisten kanssa. Samalla sovitaan tehtävistä, joita heille kuuluu heidän toimiessaan vapaaehtoisten työtovereina.

Jokaisessa laitoksessa on turvallisuussuunnitelma, jossa kartoitetaan riskejä ja määritellään vastuukysymyksiä.

Vapaaehtoistoiminnalle ei tarvitse tehdä omaa suunnitelmaa, vaan sen osuus lisätään laitoksen turvallisuussuunnitelmaan.

Vapaaehtoistoiminnan tutkimus 2021