Enligt 11 kap. 3 § i kyrkolagen ska bland annat församlingar och kyrkliga samfälligheter upprätta en beredskapsplan: 11 kap. 3 § (Kyrkolagen 652/2023)
”Förberedelser för undantagsförhållanden och krissituationer samt ledning av förberedelserna”
Församlingen, den kyrkliga samfälligheten, stiftet och kyrkostyrelsen ska genom beredskapsplanering och förberedelser för verksamhet under undantagsförhållanden samt genom andra åtgärder säkerställa att deras uppgifter kan skötas så väl som möjligt under undantagsförhållanden. Församlingen ska förbereda sig på att erbjuda psykosocialt stöd i krissituationer. Domkapitlet leder och övervakar förberedelserna i stiftets församlingar och kyrkliga samfälligheter. Kyrkostyrelsen leder förberedelserna inom kyrkans centralförvaltning.”
Med hjälp av beredskapsplanen tryggas organisationens verksamhet och särskilt skötseln av dess grundläggande uppgift i alla situationer. Vikten av att församlingarna och hela kyrkan sköter sin uppgift betonas i situationer av omfattande samhälleliga störningar och vid undantagsförhållanden. Man förbereder sig inför dessa situationer genom att planera hur verksamheten bäst kan skötas under olika undantagsförhållanden. Beredskapsplanerna ska även uppdateras regelbundet. På de olika nivåerna av beredskapsplaneringen görs samarbete med andra aktörer i samhället, till exempel statens och kommunens räddningsmyndigheter, social- och hälsovårdsmyndigheterna, försvarsmakten, polisen, organisationer samt myndigheter som ansvarar för information. I beredskapsplaneringen är det viktigt att också beakta kriskommunikationen.
Kyrkans intranät Sacrista har ett informationspaket om hur beredskapsplaner upprättas och hur man går till väga i krissituationer.
Anvisningar för upprättande av en beredskapsplan för församlingen (Sacrista)
Det är viktigt att förbereda sig på nödsituationer på förhand och det bör finnas skriftliga instruktioner för nödsituationer. Instruktionerna inkluderas i säkerhetsdokumentet. Av instruktionerna ska det framgå vad man ska göra i en nödsituation, hur ansvaret är fördelat och hur man tillkallar hjälp. Vid högriskaktiviteter ska deltagarna före programmet informeras om hur de ska gå till väga i en nödsituation och vad de ska göra om instruktören är oförmögan att agera.
Av instruktionerna ska det framgå vad som görs efter olyckan: vem som informerar om olyckan inom den egna organisationen, hur deltagarnas anhöriga och medierna informeras, vem som gör en anmälan till myndigheterna (kommunen, polisen, arbetarskyddsdistriktet), hur eftervården ordnas och hur olycksfall rapporteras och analyseras.
Församlingen ska säkerställa att hjälp lätt kan komma fram till platsen där verksamheten sker eller i närheten av platsen. Räddningsverket måste känna till permanenta lägerområden. I församlingens verksamhetsställen, fordon, inkvarteringslokaler och lägerplatser bör det finnas (riskanpassad) underhållen primärsläckningsutrustning i tillräcklig omfattning. Utrustningen ska placeras på en synlig plats och lätt åtkomligt samt märkas tydligt. Säkerhetsdokumentet ska innehålla anvisningar om hantering av eld inne och ute.
Vid aktiviteterna ska man ha med sig tillräcklig och med tanke på aktivitetens art lämplig första hjälpen-utrustning och räddningsutrustning. På grund av risken för smitta som kan överföras via blodet ska det i första hjälpen-utrustningen ingå bland annat engångshandskar och återupplivningsskydd. Vid anskaffning av första hjälpen-utrustning och räddningsutrustning kan man anlita yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården eller arrangörer av kurser i första hjälp.
En skriftlig evakueringsplan ska upprättas för församlingens läger- och kursgårdar för eventuella eldsvådor eller andra nödsituationer. Av planen ska det framgå vem som beslutar om evakuering, hur de som befinner sig på platsen informeras om det, hur personalen ska gå till väga, var utrymningsvägarna finns och vilken kapacitet de har, var samlingsplatsen finns och hur det konstateras att personerna är i säkerhet.
På läger- och kursgårdar ska evakueringen planeras med det värsta möjliga scenariot i tankarna. De anställda ska öva evakuering åtminstone en gång per år.
Det kan hända att en deltagare förirrar sig från huvudgruppen eller ledaren särskilt under utfärder och läger. Deltagarna ska ges anvisningar om hur de går till väga om de förirrar sig. Instruktionerna för förfaringssättet i en situation då en deltagare har försvunnit ska antecknas i församlingens säkerhetsdokument: hur spaningen ordnas och hur man tillkallar hjälp. När det finns grundad anledning att anta att en person har försvunnit eller skadats ska försvinnandet anmälas till polisen. I dessa fall leds spaningarna av polisen.
Församlingens anställda är en betydande resurs i kriser som berör människor i olika åldrar.
Kyrkans stöd i kris (SiK) är en del av kyrkans grundläggande uppgift. Kyrkans stöd i kris har som uppgift att ge olycksoffer och deras anhöriga psykosocialt stöd. Stödet kan utgöras av praktisk hjälp, närvaro och hjälp att möta ångest. Vid behov kan stöd också ges till personer som deltagit i räddningsoperationen. En viktig del av kyrkans stöd i kris är också att möta de andliga behoven och att ge människor möjlighet att samlas i kyrkan för att söka stillhet.
Grupperna för stöd i kris är självständiga och aktiveras i katastrofsituationer. De leds vanligen av en ledning som ett flertal församlingar har utsett och handlar på begäran av räddningsmyndigheterna och är underställda dessa. De lokala grupperna har redan när de bildades förhandlat med den lokala nödcentralen, polisen, räddningsmyndigheten, landskapen och andra instanser som tillhandahåller psykosocialt stöd. De lokala grupperna förbinder sig till de gemensamtöverenskomna SiK-principerna, som garanterar gemensam praxis i vissa väsentliga frågor i hela landet.En person som samordnar krisarbetet ska utses för domkapitlet i varje stift. När räddningsmyndigheterna inte har begärt hjälp av en SiK-grupp kan församlingens kyrkoherde, biskopen och domkapitlets koordinator för krisarbete begära hjälp av gruppen i situationer som ur kyrkans synvinkel räknas som katastrofer.
Alla församlingsanställdas kunnande att möta enskilda människor och grupper i en kris bör stärkas. Det är viktigt att utveckla krisberedskapen i olika arbetsfält, eftersom kriser uppkommer snabbt och tidpunkten för dem inte kan förutspås.
I krisberedskapsplanen antecknas de ansvariga personerna och instruktioner för hur man går till väga i en krissituation och genast efter en kris. På förhand planeras följande:
Människor kommer ihåg en krissituation ännu många dagar, veckor och ibland år efteråt. Det är viktigt att säkerställa att de anställda orkar, att hjälpa dem att gå vidare i vardagen och återgå till en normal situation.