Genom säkerhetsplanering uppfylls församlingens omsorgsplikt. Enligt Tukes tillsynspraxis ska tjänsteleverantören upprätta en skriftlig plan för riskhantering och nödsituationer när det är fråga om konsumenttjänster som kan leda till större än obetydliga risker för deltagarnas säkerhet eller säkerheten för andra personer som omfattas av tjänsten. Församlingen är skyldig att bedöma riskerna som är förknippade med dess verksamhet, byggnader samt arbete och arbetsförhållanden samt upprätta verksamhetsplaner och instruktioner som garanterar säkerheten. I dessa beaktas den regelbundna verksamheten, enskilda evenemang, läger- och utfärdsverksamheten samt deltagarna i dessa, även frivilliga ledare. Verksamhetsplanerna och anvisningarna sammanställs till säkerhetsdokument.
I säkerhetsdokumentet definieras sådant som gäller verksamheten generellt och verksamhetens säkerhet, till exempel de anställdas uppgiftsfördelning, sätten att bedöma risker och larmsystemen i olika situationer. Säkerhetsplanen är en anvisning om säkerheten i en enskild verksamhet eller på en plats där verksamheten sker och planen bifogas säkerhetsdokumentet.
Uppgifter som gäller säkerheten i församlingens veckoprogram, evenemang samt läger och utfärder sammanställs till egna säkerhetsdokument för den enskilda funktionen. Varje dokument innehåller en plan för identifiering av faror i verksamheten och för hantering av risker samt för informationen om dessa till de anställda och de frivilliga ledarna. När församlingen tillhandahåller många slags tjänster eller samma tjänst på många ställen kan den upprätta ett gemensamt säkerhetsdokument för dessa.
Säkerhetsdokumentet ska hållas uppdaterat. Församlingen ska försäkra sig om att de anställda, volontärerna och andra parter som deltar i anordnandet av tjänsten (till exempel personalen på lägerområdet) är förtrogna med innehållet i säkerhetsdokumentet. Vid behov ska församlingen ordna utbildning.
Förutom ett säkerhetsdokument ska församlingen föra bok över olyckor och skador som inträffat. Allvarliga tillbud och olyckor ska anmälas till tillsynsmyndigheten (beroende på situation regionförvaltningsverket (RFV) och/eller arbetarskyddschefen och företagshälsovården). Om verksamheten medför fara för hälsa eller egendom för en deltagare, en person som kan jämföras med en deltagare eller en person som berörs av verksamheten ska detta omedelbart meddelas till tillsynsmyndigheten (RFV). Samtidigt ska man meddela vilka åtgärder som redan vidtagits med anledning av faran. Allvarliga farliga situationer och olyckor som gäller människor ska anmälas till Tukes (finsk blankett).
Innehållet i säkerhetsdokumentet ska stå i ändamålsenlig proportion till verksamheten. Dokumentet utarbetas av den anställda som ansvarar för att tillhandahålla tjänsten eller i vissa situationer av en volontär. Säkerhetsdokumentet för läger och utfärder upprättas av personen som har program- och säkerhetsansvaret eller en annan motsvarande person. De anställda får introduktion i innehållet i dokumentet, vilket varje anställd också bekräftar med sin underskrift. Säkerhetsdokumentet ska vara tillgängligt för personalen under verksamheten, till exempel under ett läger. Säkerhetsdokumentet ska uppvisas för och tillställas tillsynsmyndigheten på dennas begäran.
Säkerhetsdokumentet innehåller följande delar: