Deltagarnas behov påverkar säkerhetsplaneringen. Till exempel barn, unga, äldre eller rörelsehämmade samt deltagarnas antal, ålders-, konditions- eller färdighetskrav ställer olika krav på säkerheten. Det kan också uppstå en avvikande situation till exempel när minnessjuka personer eller personer som talar olika språk deltar.
I läger- och utfärdsverksamheten ska även de rådande förhållandena i terrängen, omgivningen och vädret samt ledarnas skicklighet och antal beaktas.
Nedan används småbarnspedagogik och en barngrupp som exempel. Med hjälp av motsvarande frågor kan säkerheten i all gruppverksamhet granskas.
Barnens ålder, små barn som ännu inte kan handla självständigt utan är beroende av vuxna innebär utmaningar för säkerheten, ökar de vuxnas ansvar och förutsätter handlingsförmåga i krissituationer. Säkerheten påverkas också av olika verksamhetsformers karaktär och innehåll, till exempel söndagsskola, familjeklubb eller morgon- och eftermiddagsverksamhet för skolelever.
Barn i olika åldrar deltar särskilt i församlingens småbarnspedagogik samt familje- och musikverksamhet: bebisar tillsammans med vuxna, nyfikna knattar, ivriga barn i lekåldern och något mer självständiga skolelever. En viktig utgångspunkt i säkerhetsplaneringen är att beakta de deltagande barnens ålder och utveckling. En annan viktig utgångspunkt är innehållet i verksamheten: vad gör man, i vilken omgivning och är verksamheten regelbunden eller en engångsaktivitet. På dessa grunder granskas hur stort deltagarantal som kan hanteras på en viss tillställning och hur många anställda som behövs.
Församlingen ska enligt en bedömning ge deltagaren till exempel följande uppgifter redan före tjänsten, till exempel ett läger eller en utfärd:
Förhandsinformation som gäller läger- och utfärdsverksamhet bör tydligt och förståeligt ge information om förhållandena och kraven så att deltagarna är medvetna om vad de deltar i och vid behov kan be om mer information. Vid behov kan man på nytt gå igenom faktorer som påverkar deltagarnas säkerhet och precisera dessa när lägret eller utfärden börjar, till exempel med en säkerhetsrådgivning.
Att ge förhandsinformation grundar sig på konsumentskyddslagen, enligt vilken en konsument eller en person som är jämförbar med en konsument har rätt att bedöma riskerna som är förknippade med konsumenttjänsten. Uppgifterna ska ges skriftligt om det inte av särskilda skäl är mer ändamålsenligt att ge informationen i annan form.
Deltagarna ombeds att på förhand lämna uppgifter som hjälper församlingen att planera en säker tjänst för deltagarna. Även för kortvariga aktiviteter kan det behövas sådana uppgifter av deltagarna som är av betydelse för programmet. För att få förhandsuppgifter är det bra att som hjälpmedel använda en särskild blankett eller ett deltagarkort, som kan göras upp enligt de behov som finns i olika verksamhetsformer inom församlingen och på ett sådant sätt att man kan avvärja fara för hälsa eller egendom till följd av deltagandet. Om det till exempel är mycket sannolikt att deltagarna hamnar i vattnet under aktiviteten ska deltagarnas simkunnighet kartläggas på förhand. Om verksamheten förutsätter speciellt god fysisk eller psykisk kondition eller vissa färdigheter kan förhandsuppgifter om deltagarnas hälsotillstånd och färdigheter behövas. I lägerverksamheten kan sjukdomar och medicinering, allergier och födoämnesallergier som bör beaktas redas ut med en separat blankett för hälsouppgifter. Det bör finnas en tillräcklig grund för att samla in uppgifter (GDPR).
Personalen måste alltid ha kontaktuppgifterna till minderåriga deltagares vårdnadshavare för att vid behov kunna kontakta dem. Uppgifterna ska begäras innan verksamheten börjar till exempel med hjälp av ett deltagarkort. Beträffande barn under 16 år behövs enligt lagen vårdnadshavarens samtycke för att barnen ska få delta och för att spara personuppgifterna.
För program som innebär stora risker ska man separat be om vårdnadshavarens samtycke om barnet är under 18 år. Vårdnadshavaren ska bekräfta samtycket skriftligt. Sådana aktiviteter är bland annat aktiviteter som kräver särskilt kunnande och innebär större risker än normal verksamhet samt utfärder som till exempel klippklättring eller sänkning nedför en klippa, kanotfärder och ridning.
Beträffande mångkulturella deltagare och deltagare som talar ett främmande språk måste församlingen beakta deras möjligheter att förstå instruktioner samt seder, föreställningar och värderingar som är förknippade med kultur. Bland de anställda måste det finnas ett tillräckligt antal språkkunniga arbetstagare eller tolkar i förhållande till deltagarantalet. I program som innebär stora risker är det särskilt viktigt att instruktionerna ges på deltagarnas modersmål eller på ett språk som båda parterna behärskar. Det ska alltid säkerställas att deltagarna har förstått instruktionerna.
Om man redan på förhand känner till att deltagarna har särskilda behov med anledning av sitt fysiska eller psykiska hälsotillstånd eller om man vet att de av någon annan orsak behöver särskild omsorg, måste församlingen beakta detta när antalet anställda planeras och i yrkesskicklighetskraven. Det måste säkerställas på förhand att församlingen har kontaktuppgifterna till vårdnadshavaren eller vårdaren om deltagaren har särskilda behov och om vårdnadshavaren eller vårdaren inte är med på lägret. Om en person som deltar i ett läger inte har rättshandlingsförmåga krävs vårdnadshavarens tillstånd för att personen ska få delta. I detta fall ska också särskild uppmärksamhet fästas vid att få förhandsuppgifter om deltagaren.