I säkerhetsdokumentet inkluderas endast de uppgifter som verksamheten förutsätter. Säkerhetsdokumentet ska i fråga om omfattningen och detaljerna vara anpassat till omfattningen av de tjänster som tillhandahålls och till de risker som tjänsterna omfattar. Det är viktigt att komma ihåg att säkerhetsdokumentet inte i första hand upprättas för myndigheterna utan för verksamhetsutövaren själv.
I ett säkerhetsdokument som avses i 7 § i konsumentsäkerhetslagen (920/2011) ska det redogöras för följande om det inte av särskilda skäl är irrelevant beträffande tjänsten:1) tjänsteleverantörens namn, hemort och kontaktuppgifter,2) personerna som ansvarar för säkerhetsfrågor,3) tillbud som kan förutses och deras eventuella verkningar,4) åtgärder för att förebygga tillbud,5) anvisningar för olika olyckor, tillbud och skadehändelse som förutsetts i enlighet med 3 punkten,6) introduktion och utbildning i säkerhetsfrågor som gäller dem som deltar i tillhandahållandet av tjänsten samt eventuella krav på behörighet och utbildning,7) lokaler, konstruktioner, redskap, rutter, djur, personlig skyddsutrustning och annan utrustning som används i tjänsten samt krav som gäller dem och service och underhåll av dem,8) begräsningar i förhållandena som gäller tjänsteleveransen,9) det största möjliga trygga antalet klienter under olika förhållanden samt deltagarnas hälsotillstånd, fysiska kondition, erfarenhet, utbildning och andra krav som gäller motsvarande faktorer,10) åtgärder som är nödvändiga för att garantera säkerheten för andra än klienter som omfattas av tjänsten,11) hur olika olyckor, tillbud och skador registreras och hur uppgifter som samlas på detta sättutnyttjas när säkerhetsverksamheten utvecklas,12) förfaringssättet för att iaktta anmälningsplikten enligt 8 § konsumentskyddslagen,13) hur personerna som deltar i tillhandahållandet av tjänsten underrättas om uppgifterna i planen,14) vilka uppgifter som enligt statsrådets förordning om uppgifter som skall lämnas om konsumtionsvaror och konsumenttjänster (613/2004) ska lämnas till dem som deltar i tjänsten och omfattas av tjänsten och hur dessa uppgifter lämnas. I säkerhetsdokumentet ska det efter behov också beaktas om objektet eller dess konstruktion används på ett sätt som avviker från det normala.
Församlingen ska anpassa säkerhetsdokumentet till sin egen verksamhet och verksamhetsmiljö. Om tjänsten utförs av många olika aktörer, till exempel underleverantörer, ska det säkerställas att hela kedjan har beaktats i säkerhetsplaneringen (t.ex. beträffande ledningsansvaren). Om verksamheten är omfattande kan det vara nödvändigt att säkerhetsanvisningar eller -planer för varje aktivitet bifogas säkerhetsdokumentet.
Säkerhetsplanerna ska vara realistiska, eftersom orealistiska och komplicerade planer sällan fungerar i praktiken i en nödsituation. Det är ändå viktigt att säkerhetsdokumentet innehåller exakt de frågor som verksamheten förutsätter. Säkerhetsdokumentet ska i fråga om omfattningen och detaljerna vara anpassat till omfattningen av de tjänster som tillhandahålls och till de risker som tjänsterna omfattar.
Vid upprättandet av ett säkerhetsdokument kan en utomstående expert anlitas, men det är viktigt att de som ansvarar för verksamheten deltar i arbetet så att säkerhetsdokumentet är verklighetstroget. På detta sätt får även personerna som deltar i den dagliga verksamheten sin röst hörd, lär sig under processen och binder sig till ett säkerhetsorienterat sätt att arbeta.
Säkerhetsdokumentet uppdateras om det sker förändringar i omständigheterna. Förändringar som kräver en uppdatering är bland annat nya platser och lokaler där verksamhet eller aktiviteter utförs, nya anordningar och maskiner samt förändringar i verksamhetssätten. I säkerhetsdokumentet ska man också beakta hur plötsliga förändringar som eventuellt sker till exempel i väderleken eller i belysningsförhållandena kan inverka på verksamheten. Dokumentet ska också uppdateras när det sker någonting som inte har kunnat förutses.
När säkerhetsdokumentet uppdateras kan man använda till exempel följande frågor som hjälp:
• Vilka olycksfall, olyckor eller tillbud har det inträffat under det senaste året?• Är bokföringen av olyckor uppdaterad?• Hur har säkerhetssituationen ändrat under året?• Hur har tjänsten, platserna där verksamheten utförs, anordningarna eller personalen ändrat?• Hurdana ändringar har det skett bland klienterna eller i verksamhetsmiljön?• Är uppgifterna om risker uppdaterade?• Vilka åtgärder för att undanröja faror har vidtagits under året?• Är anvisningarna, skyltarna och varningarna till klienterna uppdaterade?• Vilka är de viktigaste åtgärderna för att förbättra säkerheten under följande år?• Är säkerhetsdokumentet som helhet uppdaterat?
En församling som sköter eller ansvarar för flera likadana ställen (t.ex. lekplatser vid församlingens verksamhetslokaler) kan utarbeta ett gemensamt säkerhetsdokument för alla dessa där särdragen i varje särskilt ställes säkerhetsfrågor presenteras efter behov. Det ovannämnda förfaringssättet underlättar både arbetet vid upprättandet och särskilt vid förvaltningen av säkerhetsdokument i synnerhet för dem som ansvarar för församlingens underhållsarbete. Man bör dock komma ihåg att förfarandet inte får leda till att detaljerna, nivån, kvaliteten, genomförandet eller uppdateringen av säkerhetsplaneringen försvagas jämfört med att säkerhetsdokument hade upprättats separat för varje objekt.
När det med stöd av någon annan lagstiftning krävs en räddnings-, beredskaps- eller annan motsvarande plan för tjänsten som församlingen producerar och tillhandahåller, kan ett säkerhetsdokument enligt konsumentsäkerhetslagen förenas med denna plan. I räddningslagstiftningen krävs det till exempel att verksamhetsutövaren upprättar en räddningsplan. I en grundlig räddningsplan behandlas i många hänseenden samma detaljer som i ett säkerhetsdokument. Det är ändamålsenligt att dessa säkerhetsrelaterade planer slås samman. På så sätt har verksamhetsutövaren endast en säkerhetsrelaterad plan att uppdatera och som personalen ska göras förtrogen med. Säkerhetsdokumentet ska uppfylla de krav som ställs i konsumentsäkerhetslagen även när dokumentet är kombinerat med en säkerhetsplan som följer lagstiftningen.
Säkerhetsdokumentet behöver inte visas för deltagarna och inte heller läggas upp på församlingens webbplats. Detta befriar dock inte församlingen från skyldigheten att ge deltagarna varningar och anvisningar som är nödvändiga med tanke på säkerheten. Dessutom är det bra att komma ihåg att det vanligtvis inte är ändamålsenligt att överlämna material som gäller vissa delområden inom säkerhet till utomstående (bl.a. bevakningsarrangemang och andra motsvarande säkerhetsarrangemang).
Med tanke på personalens säkerhetskompetens är det viktigt att i praktiken öva hur man går till väga vid olika störningar. De anställda som ansvarar för arbetet ska vara insatta även i innehållet i den verksamhet som leds av volontärer.