Tystnadsplikten för olika yrkesgrupper regleras i olika lagar. Enligt grundlagen ska sekretess regleras på lagnivå. Detta innebär att man genom arbetsgemenskapens eller organisationens interna bestämmelser eller anvisningar inte kan avvika från en i lag fastställd tystnadsplikt.
Sekretessbelagda ärenden är alltså sådana ärenden som tas upp i 24 § i offentlighetslagen (se avsnittet Tystnadsplikten för församlingsanställda enligt offentlighetslagen och kyrkolagen). Förutom i dessa fall har kyrkans anställda tystnadsplikt enligt 10 kap. 4 § i kyrkolagen när det gäller själavård eller diakoniarbete som riktar sig till en enskild person.
Det som framkommer i samband med själavård eller diakoni är sekretessbelagt även om det inte skulle gälla sådant som nämns i 24 § i offentlighetslagen. När någon närmar sig en anställd för att få hjälp genom konfidentiellt samtal eller själavård tillämpas på samtalet den tystnadsplikt vid själavård som avses i kyrkolagen. Tystnadsplikten kvarstår även när anställningsförhållandet, skötseln av förtroendeuppdraget, utförandet av uppdraget eller tjänstgörandet vid myndigheten upphört. Bestämmelser om straff för brott mot tystnadsplikten finns i strafflagens 40 kap., som föreskriver om tjänstebrott.
Det som framkommer i samband med själavård eller diakoni är sekretessbelagt.
Många av kyrkans anställda (t.ex. vaktmästare, sekreterare och begravningsplatsarbetare) blir dagligen tvungna att överväga vad som kan berättas för utomstående. Sådana uppgifter kan t.ex. vara tid och plats för förrättningar. Utgångspunkten är att man inte får lämna ut personuppgifter. Den anställda har alltid rätt att be om råd och tala om saken med sin chef. Om man är tveksam till huruvida uppgifter får lämnas ut är det bäst att kontrollera det.
Kyrkans gudstjänstliv är i princip offentligt. I praktiken bör man dock vara mån om att skydda privatlivet och följa dataskyddsförordningen.
I 10 kap. 4 § i kyrkolagen föreskrivs det att lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) (offentlighetslagen) tillämpas inom kyrkans förvaltning, om inte något annat följer av kyrkolagens 7 kap. 9 § (bikthemligheten), 8 kap. 1 § (behandling av personuppgifter) eller 12 kap. (ändringssökande). Handlingar som gäller själavård eller diakoniarbete som riktar sig till en enskild person är sekretessbelagda.
På behandlingen av personuppgifter i diakoniarbetet tillämpas enligt 8 kap. 1 § i kyrkolagen 4–7, 9–15, 17, 19, 22, 24, 37–42, 44, 45, 50–52 samt 62 och 63 § i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023). Enligt den lagen är kunduppgifterna permanent sekretessbelagda och en handling som innehåller kunduppgifter eller en kopia eller utskrift av en sådan handling får inte visas för eller lämnas ut till utomstående och inte heller lämnas till utomstående för användning. Med utomstående avses andra än tjänsteinnehavare och arbetstagare inom den egna församlingens diakoniarbete som behöver uppgifterna i sitt arbete. Enligt 8 kap. 2 § i kyrkolagen får uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas endast om behandlingen är nödvändig med tanke på ändamålet med den. Därmed får man inom diakoniarbetet endast behandla sådana uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter (bl.a. etniskt ursprung, hälsotillstånd, sexuell läggning) som är nödvändiga för personens hjälpbehov.
Den som är anställd hos en myndighet eller innehar ett förtroendeuppdrag får inte röja en handlings sekretessbelagda innehåll eller en uppgift som skulle vara sekretessbelagd om den ingick i en handling, och inte heller någon annan omständighet som han eller hon har fått kännedom om i samband med sin verksamhet hos myndigheten och för vilken tystnadsplikt föreskrivs genom lag. En uppgift för vilken tystnadsplikt gäller får inte heller röjas efter det att verksamheten hos myndigheten har upphört eller det uppdrag som utförts för myndighetens räkning har avslutats.
Frågor som gäller gränserna för tystnadsplikten förekommer särskilt i det arbete som utförs av diakoniarbetare, specialungdomsledare, ungdomsarbetsledare samt anställda i barn- och familjearbetet. Själavård och konfidentiella samtal är en väsentlig del av arbetet för många anställda i kyrkan (KO 3:22). Dessa själavårdande samtal utgör religionsutövning. Trots detta har lagstiftaren hänfört endast de uppgifter som präster och lektorer i tjänst fått kännedom om vid bikt och själavård till området för absolut bikthemlighet.
Skillnaden i fråga om tystnadspliktens absoluta karaktär är klar i lagstiftningen, men inte nödvändigtvis lika klar för alla kyrkans anställda eller för de personer som dessa möter. När man berättar något för t.ex. en diakoniarbetare eller en präst kommer man inte nödvändigtvis att tänka på att de har olika slags tystnadsplikt. I viss mån torde situationen kunna förbättras med hjälp av effektiv information eller genom att den anställda före det konfidentiella samtalet berättar hur omfattande tystnads- och anmälningsplikten är.
Mångfalden och mångtydigheten i bestämmelserna om tystnadsplikt medför oklarheter i fråga om tystnadsplikten för tjänsteinnehavarna. Det står inte alltid klart huruvida något omfattas av en tjänsteinnehavares tystnadsplikt eller inte. En anställd i kyrkan som fått kännedom om en sekretessbelagd uppgift (offentlighetslagen 23 §, 24 § och KL 7:9, 10:4,1) är bunden av tystnadsplikt om den anställda inte med stöd av lag förpliktas att lämna information eller den klient som tystnadsplikten är avsedd att skydda ger sitt samtycke till att uppgiften lämnas ut.
Enligt 17 kap. 17 § i rättegångsbalken får en tjänsteman eller den som valts eller förordnats att förrätta ett offentligt uppdrag eller ärende inte vittna om sådant som ska sekretessbeläggas med stöd av 22–23 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Tystnadsplikten förhindrar även att sådana handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av tystnadsplikten används som bevis.
Det bör beaktas att 17 kap. 23 § i rättegångsbalken i sig inte skapar någon tystnadsplikt utan endast bevarar tystnadsplikten även i en rättegång. För en tjänsteman måste alltså en bestämmelse om tystnadspliktens existens och dess innehåll finnas i någon annan lag, bl.a. offentlighetslagen och kyrkolagen.
På basis av bestämmelsen i rättegångsbalken kvarstår denna i en annan lag föreskrivna tystnadsplikt även när en tjänsteman ska vittna. Om tjänstemannens tystnadsplikt däremot har föreskrivits vara absolut någon annanstans i lagstiftningen, kvarstår denna ovillkorlighet med stöd av 17 kap. 23 § i rättegångsbalken också i alla situationer när en tjänsteman är vittne i en rättegång. Det är inte möjligt att avvika från tystnadsplikten ens vid prövning av grova brott. Detta förbud mot att vittna kan inte åsidosättas med hänvisning till offentligt intresse av brottsutredning. Såtillvida är situationen klar.
I övrigt beror tystnadspliktens omfattning eller åsidosättandet av den, t.ex. med huvudmannens samtycke, på hur omfattande eller absolut tystnadsplikten har föreskrivits vara i den speciallag som ligger till grund för den. Om tjänstemannens tystnadsplikt har föreskrivits till skydd för privata intressen, kan den person för vars skydd tystnadsplikt har föreskrivits ge sitt samtycke till att tystnadsplikten åsidosätts. För tjänstemannen uppstår då vittnesplikt och han eller hon kan höras i en rättegång.
I en lag som anger grunden för tystnadsplikt (se avsnittet Den övriga lagstiftningens effekter för de församlingsanställdas tystnads- och anmälningsplikt) kan en annan myndighet beviljas rätt att få uppgifter som annars är sekretessbelagda. Om t.ex. polisen har rätt att få uppgifter kan samma uppgifter lämnas som vittnesuppgift i en straffprocess om samma ärende.
Kyrkans anställda har anmälningsplikt med stöd av 15 kap. 10 § i strafflagen samt barnskyddslagen. Anmälningsplikten enligt barnskyddslagen beskrivs närmare i avsnittet Barnskyddslagen och anmälningsplikten.
Andra anställda i kyrkan än präster och lektorer i tjänst är skyldiga att trots sekretessbestämmelserna ge myndigheterna uppgifter med stöd av sådana föreskrifter på lagnivå som ska tillämpas även i den kyrkliga förvaltningen (se avsnittet Den övriga lagstiftningens effekter för de församlingsanställdas tystnads- och anmälningsplikt ). Rätt att begära uppgifter har bl.a. förmyndarmyndigheterna, socialmyndigheterna, polisen och utmätningsmannen. När en myndighet har laglig rätt att begära att uppgifter lämnas ut uppstår informationsplikt för den som ska lämna ut uppgifterna.
Det saknar betydelse på vilket sätt den anställda fått kännedom om det sekretessbelagda ärendet. Även om andra anställda än präster och lektorer i tjänst också tar emot bikt och utför själavårdsarbete måste de lämna ut uppgifter om sådant de fått veta, om de får en begäran om det med stöd av lag. Samtidigt är de också berättigade att röja sekretessbelagd information, om klienten samtycker till detta och om tystnadsplikten i ärendet har föreskrivits för att skydda klientens integritet (24 § 6, 23, 25–32 punkten i offentlighetslagen och 10 kap. 4 § om själavård och diakoniarbete i kyrkolagen).
Myndigheter och andra aktörer i vårt samhälle samarbetar i dag i allt större utsträckning. Syftet med lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården är att göra samarbetet mellan olika myndigheter klarare och förbättra klientens ställning. Även de anställda i kyrkan deltar i många olika slags samarbete med småbarnspedagogiken, skolväsendet, polisväsendet samt välfärdsområdets socialvård och hälso- och sjukvård. Det finns dock skäl att komma ihåg att var och en som deltar i samarbetet oberoende av klientlagen är bunden av lagstiftningen inom sitt eget verksamhetsområde och att bestämmelserna inte alltid är likadana i alla branscher. Det är därför synnerligen viktigt att kyrkans anställda känner till de bestämmelser som reglerar deras deltagande i samarbetet. Det går inte att gemensamt avtala om något som avviker från normerna på lagnivå.
Tystnadsplikten innebär vanligen att man inte kan berätta om något sekretessbelagt ens till någon annan som har tystnadsplikt. Det är därför viktigt att de församlingsanställda som deltar i samarbete ber sina klienter om samtycke till att yppa sådant som gäller en viss person om det behövs i samarbetet. Av klienten begärs ett specificerat samtycke av vilket framgår det sekretessbelagda ärendets art samt i vilket sammanhang detta eventuellt kan yppas. För att samtycket senare ska kunna bevisas ska det ges skriftligt och förvaras på ändamålsenligt sätt. Med tanke på rättsskyddet är det viktigt att klienten inte ombes ge tillstånd till yppande av alla tänkbara sekretessbelagda ärenden som gäller honom eller henne utan tillståndet ska vara specificerat. Klienten kan också delta i samarbetsmöten och där själv berätta om sina omständigheter samt bestämma vad han eller hon berättar eller låter bli att berätta.
Ju mer församlingarna och kyrkan samarbetar med olika myndigheter och serviceproducenter, desto mer sannolikt är det att församlingens verksamhet upplevs som en del av ett system där olika aktörer strävar mot samma mål som är ändamålsenligt för vården av och omsorgen om klienten och samtidigt fungerar bra med tanke på klientens rättsskydd. Exempelvis klientlagen fäster särskild uppmärksamhet vid att de rättsnormer genom vilka det föreskrivs om sekretess, erhållande och utlämnande av uppgifter samt myndigheternas inbördes relationer utgör en ändamålsenlig helhet.
Om församlingarna bedriver nära samarbete med aktörer som är bundna av klientlagen, har myndigheter som enligt lag har rätt att få del av uppgifter även rätt att förplikta församlingarna att lämna ut sådana. Man bör dock komma ihåg att lagens utgångspunkt är klientens, i synnerhet barnets, intresse. I regeringens proposition konstateras att bestämmelserna å ena sidan bör ge ett tillräckligt skydd för den personliga integriteten och å andra sidan ge myndigheterna en möjlighet till ändamålsenligt informationsutbyte för klientens bästa och förhindra oegentligheter och situationer där förmåner måste återkrävas. Samarbete mellan olika aktörer ger oftast goda möjligheter att hjälpa klienten på ett övergripande sätt men samtidigt bör framhållas att församlingen har sin egen särskilda uppgift och identitet – också med stöd av lagstiftningen.
Arbetshandledning används för att stödja de anställda i deras yrken och hjälpa dem att utvecklas som själavårdare. I arbetshandledningen behandlas sålunda även sådant som kommer fram under själavårdssamtal.
Målet för arbetshandledningen är att den anställda ska lära sig av det egna arbetet, öka sin egen förståelse och reda ut de känslor som uppstått i arbetet. Arbetshandledningen är konfidentiell. Det material som behandlas i arbetshandledningen är huvudsakligen sekretessbelagt och omfattas därmed av tystnadsplikten. I arbetshandledningen är det väsentliga inte klientens identitet utan de behandlade ärendena genom vilka den anställda har möjlighet att fördjupa sin yrkeskunskap. Rapporterna över arbetshandledningen ska skrivas så att deltagarens identitet inte framgår. Även ärenden som gäller hela arbetsgemenskapen ska behandlas så att enskilda anställdas personliga angelägenheter hålls hemliga. Målet för arbetshandledningen är att hjälpa de anställda att växa i sin hjälparroll.
I kyrkans arbete väljs arbetshandledaren så att det avstånd som ett professionellt grepp förutsätter möjliggörs. En chef kan inte vara handledare för de medarbetare han eller hon är chef för. Det rekommenderas inte heller att anställda inom samma arbetsgemenskap står i handledarrelation till varandra.
Församlingen bör se till att det ordnas arbetshandledning också för frivilliga. Stödet kan ges t.ex. av den församlingsanställda som organiserar verksamheten, av en annan medarbetare eller av en utomstående arbetshandledare. Stödet kan ges vid behov eller i form av regelbunden handledning för frivilliga.
Principen om konfidentiellt arbete gäller både arbetshandledning och konsultation. Tystnadspliktens betydelse framhävs t.ex. om den anställda har råkat ut för ett så svårt fall att han eller hon har ett tvingande behov av att diskutera saken. Det är då möjligt att tala om saken i arbetshandledningen men ingen annanstans. Att dela på bördan inom professionella ramar hjälper den anställda och tryggar samtidigt också dennes möjlighet att framöver stödja den hjälpbehövande.
För förtroendevalda och frivilliga medarbetare gäller offentlighetslagens bestämmelser om tystnadsplikt. I offentlighetslagen har man strävat efter att definiera dem som omfattas av tystnadsplikten så heltäckande som möjligt.
Den som är anställd hos en myndighet eller innehar ett förtroendeuppdrag får inte röja en handlings sekretessbelagda innehåll eller en uppgift som skulle vara sekretessbelagd om den ingick i en handling, och inte heller någon annan omständighet som han eller hon har fått kännedom om i samband med sin verksamhet hos myndigheten och för vilken tystnadsplikt föreskrivs genom lag. En uppgift för vilken tystnadsplikt gäller får inte heller röjas efter det att verksamheten hos myndigheten har upphört eller det uppdrag som utförts har avslutats.
Med stöd av offentlighetslagen tillämpas bestämmelserna om tystnadsplikt även på personer i förtroendeuppdrag, praktikanter och andra som verkar hos en myndighet, t.ex. frivilliga medarbetare, personer som verkar på uppdrag av en myndighet och personer som är anställda hos den som utför ett myndighetsuppdrag.
Tystnadspliktens omfattning och ovillkorlighet är för förtroendevalda alltså långt desamma som för kyrkans övriga anställda.
För frivilliga medarbetare måste man göra en skillnad beroende på om de verkar på uppdrag av församlingen eller inte. Exempelvis personer som är engagerade i samtalstjänsten, väntjänsten eller Saapas-verksamheten och hjälpledarna i konfirmandundervisningen verkar på uppdrag av församlingen. Om de frivilliga medarbetarna har en sådan ställning i församlingens verksamhet har de motsvarande tystnadsplikt som församlingens anställda när det gäller sekretessbelagd information som de fått kännedom om. Däremot har en församlingsmedlem som frivilligt ställer upp på församlingens basar inte en sådan ställning och tystnadsplikten är därför endast moralisk. Sådant som en frivillig medarbetare av den senare typen får kännedom om har inget juridiskt skydd, utan den frivilliga är skyldig att t.ex. som vittne i en domstol under hot om straff röja det som anförtrotts honom eller henne.
Frivilliga under 15 år, såsom klubbledare, är i en annan ställning än äldre frivilliga såtillvida att de inte påförs straffansvar även om de inte gör någon anmälan (3 kap. 4 § i strafflagen).
Församlingen ska vara tydlig med vilket ansvar de olika grupperna av frivilliga har. När de får underteckna en sekretessförbindelse konkretiseras tystnadsplikten för församlingen och de frivilliga. Tystnadspliktens betydelse ska framhållas i utbildningen och introduktionen för förtroendevalda och frivilliga.
Såväl i kyrkoordningen som i Katekesen påförs församlingens medlemmar en skyldighet att handha själavård och erbjuda tillfälle till enskild bikt. En församlingsmedlem som i egenskap av någons nästa idkar själavård eller tar emot bikt omfattas endast av den moraliska tystnadsplikten. Tystnadsplikten för t.ex. de lekmän som verkar inom olika väckelserörelser inom kyrkan saknar juridiskt skydd. Därmed omfattas de av eventuell anmälningsplikt enligt lagen.
I församlingarna samlas många olika slags grupper – sorgegrupper, bönegrupper, tillväxtgrupper av olika slag o.d. – där människor öppnar sig och även kan tala om mycket svåra och känsliga saker. Om en sådan grupp leds av en anställd eller en frivillig medarbetare som de facto är verksam i församlingen, tillämpas bestämmelserna om tystnadsplikt på denna person. Även gruppdeltagarnas tystnadsplikt är viktig och detta ska framhållas, till och med så att var och en muntligt eller skriftligt förbinder sig att hemlighålla det som diskuteras inom gruppen. Samtidigt måste man dock komma ihåg att en sådan sekretess inte åtnjuter något juridiskt skydd. Det innebär att församlingsmedlemmen kan vara skyldig att t.ex. som vittne i en rättegång berätta vad han eller hon fått höra i gruppen.
I vår kyrka firas många slags gudstjänster med olika slags praxis för själavård. I vissa samfund kan gudstjänsten inkludera själavård vid altaret eller förbönstjänst. Dessa bör ordnas så att utomstående inte hör vad som sägs.
Till församlingens verksamhet hör också förbön. Böneämnen kommer till församlingen via många olika kanaler: per post, till postlådan i kyrkans vestibul, via internet eller e-post eller levererade av någon. Församlingens anställda har ett stort ansvar för att den som ber om förbön när han eller hon framför sin begäran vet var och hur offentligt man kommer att be för ärendet. Oftast framförs förböner i församlingens huvudgudstjänst men om det har kommit in många böneämnen kan förbön också ordnas i församlingens bönegrupp.
När böneämnen tas upp i församlingens gemensamma gudstjänst eller bönegrupp är det viktigt att se till att enskilda församlingsmedlemmar inte kan identifieras. Förbönen bör vara så detaljerad att personen kan känna igen sitt eget böneämne, men samtidigt också så allmän att ingen annan kan identifiera vem man ber för. Det är ofta bra att kombinera böneämnen, t.ex. ”Vi ber för dem som bett om förbön på grund av sjukdom: för den som nyligen fått sin cancerdiagnos, för den som återhämtar sig från en operation och för den vars mentala hälsa har rubbats”.