Kaikki, mitä sinun tarvitsee osata ja tietää Suomen evankelis-luterilaisen kirkon rekrytoijana
Oho! Tämä YouTube-upotus ei näy, koska et ole hyväksynyt markkinointievästeitä. Hyväksy markkinointievästeet.
Rekry edessä? Tässä sinulle apupaketti rekrytoinnin eri vaiheisiin. Alkuun pääset katsomalla Jussi Kosken ja Laura Mäntysaaren videovinkit ja sen jälkeen tutustumalla oikealla oleviin rekrytoinnin eri vaiheisiin ja erityiskysymyksiin.
Ennen kuin haetaan, täytyy tietää omat tarpeet. Keskustele näistä luottamuselimissä seurakunnan strategiaa ja tulevaisuuden tarpeita luodaten. Varmista myös, että palkkausta varten laadittava tehtävänkuvaus saatetaan ajan tasalle.
Päätös tehtävän haettavaksi julistamisesta tehdään yleensä luottamuselimissä, jossa myös perustetaan valintaryhmä. Valmistele rekryn aikataulutus tässä vaiheessa, jotta ne voidaan kirjoittaa tulevaan hakuilmoitukseen: hakuaika, haastattelut/ennakkotehtävät, päätös valinnasta, tehtävässä aloittaminen.
Katso tarkempia tietoja Kirkon työmarkkinalaitoksen rekrytointiohjeistuksesta.
Hio hakuilmoitus laadukkaaksi ja kutsuvaksi. Halutessasi voit hyödyntää tätä hakuilmoituspohjaa. Kerro, millaista osaajaa etsitte, mitä tehtävään sisältyy ja miksi teille kannattaa hakea. Käytä aina kuvia, videoita ja laadukasta visuaalista ilmettä. Huumorikaan ei ole kiellettyä. Lisävinkkejä antaa Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan HR-asiantuntija Jenni Paajanen.
Tarkista, että ilmoitus on lainmukainen ja sisältää välttämättömät tiedot: työnantajan, viran/työsuhteen tehtävänimikkeen, kelpoisuusvaatimukset, koeaika, mahdollinen rikosrekisteriote, palkan määrä sekä tieto hakemusten toimitusosoitteesta, hakuajan päättymisestä ja lisätietojen antajasta. Kerro ilmoituksessa myös koko hakuprosessin aikataulu.
Tarkempaa tietoa muun muassa kelpoisuusvaatimuksista Evl Plussan Koulutus ja työelämä -sivulta sekä hakuilmoituksen keskeisistä vaatimuksista Kirkon työmarkkinalaitoksen sivuilta.
Sopikaa etukäteen haastattelun kulku: mitä kysytään ja millaisella työnjaolla? Myös haastattelijoiden kokoonpano kannattaa miettiä huolella ja hyödyntää erilaista osaamista tehtävästä riippuen. Erikseen sovittaessa mukana voi olla esimerkiksi NAVI-edustus tai tiettyä erityisosaamista arvioiva asiantuntija.
Haastattelussa peilataan hakijan soveltuvuutta tehtävään ja niihin kriteereihin, jotka on kerrottu hakuilmoituksessa. Kysymysten tulee olla korrekteja ja liittyä avoimeen tehtävään, ei sen ulkopuolisiin asioihin tai hakijan muihin henkilökohtaisiin ominaisuuksiin.
Joskus työhaastattelu voidaan järjestää myös etänä. Katso Katja Vanhatalon vinkit Teams-työhaastattelun järjestämiseen.
Jos hakuprosessiin liittyy useampi haastattelu, työnäytteitä ja/tai soveltuvuusarviointi, on tärkeää aikatauluttaa nämä selkeästi ja informoida niistä hakijoita hyvissä ajoin.
Esittelyn laatiminen on hakuilmoituksen lisäksi toinen kriittinen vaihe täyttöprosessissa, joten tee se huolella! Esittelyn tekee aina viranhaltija, jonka tehtäviin tällainen esittely kuuluu. Tarkemmat ohjeet löydät Kirkon työmarkkinalaitoksen rekrytointi-sivulta.
Kuvaa esittelytekstissä päähakijat keskeisine ansioineen ja perustele selkeästi, miksi tietty hakija esitetään valittavaksi. Jos päätös on yksimielinen, puheenjohtaja toteaa valituksi tulleen, mutta jos yksimielisyyteen ei päästä, järjestetään äänestys.
Kun valinta on tehty, muista vähintään lakisääteinen hakijaviestintä, eli tiedota valinnasta kaikille hakijoille. Soita henkilökohtaisesti myös valitsematta jääneille, loppusuoralla olleille hakijoille. Tämä on pieni ja tehokas tapa rakentaa parempaa työnantajakuvaa ja jättää prosessista hyvä maku. Lisäksi valinnasta kannattaa viestiä näkyvästi ja monipuolisesti eri kanavissa.
Sovi uuden työntekijän kanssa aloitus siten, että hän pääsee mahdollisimman sujuvasti työhön kiinni ja että perehdytysprosessi käynnistyy tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Esimerkiksi Ylöjärven seurakunnassa aloittavat työntekijä saa Tervetuloa meille töihin -esitteen, joka auttaa ensimmäisten eteen tulevien kysymysten kanssa. Ideaa kannattaa soveltaa muuallakin!
Kanttorin ja papin rekrytoinnissa on erityispiirteitä, jotka on syytä huomioida rekrytointiprosessin alkuvaiheesta saakka laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi.
Huomioi nämä kanttorin rekrytoinnissa:
Kanttorin vakituinen virka on säädöspohjainen, mikä vaikuttaa sekä hakumenettelyyn että kelpoisuusvaatimuksiin. Nykyiset kanttorin virkojen kelpoisuusvaatimukset on määritelty kirkon säädöskokoelman päätöksessä nro 163.
– Tehtävänkuvan musiikilliset painotukset laaditaan seurakunnan nykyisiä ja tulevia tarpeita vasten. Muista, että kanttori on peruskoulutukseltaan lähtökohtaisesti monipuolinen musiikin ja jumalanpalveluselämän ammattilainen eivätkä ne vielä ole tehtävänkuvaan tai hakuilmoitukseen kirjattavia erityisiä musiikillisia painotuksia.
– Hakijan kelpoisuus on aina tarkistettava erityisesti kelpoisuusopintojen osalta, sillä koulutus- ja opintopoluissa on paljon variaatiota.
– Hakuprosessiin kuuluu musiikkinäyte, jonka tehtävänä on arvioida hakijan osaamista suhteessa haettavan viran hakuilmoitukseen ja sen taustalla olevaan tehtävänkuvaan. Huolehdi myös, että musiikkinäyte – kuten koko rekrytointiprosessikin – arvioidaan riittävällä asiantuntemuksella. Tarvittaessa apuna voidaan käyttää ulkopuolista, puolueetonta asiantuntijaa.
– Valintapäätöksen tulee perustua hakuilmoituksessa määriteltyihin kriteereihin sekä siihen, miten hakijan musiikillinen osaaminen ja painotukset vastaavat niitä näytteen ja haastattelun perusteella. Muun sellaisen osaamisen, jota ei ole hakuilmoituksessa määritelty vaatimukseksi tai eduksi haettavan tehtävän hoitamisessa, ei tule vaikuttaa valintapäätökseen.
Huomioi nämä papin rekrytoinnissa:
Sekä seurakuntapastorin, kappalaisen että kirkkoherran valintaprosessit tehdään aina yhteistyössä tuomiokapitulin kanssa. Huomioi tämä jo rekrytoinnin aikataulutusta laadittaessa ja ole hyvissä ajoin yhteydessä omaan kapituliin.
Seurakuntapastorin virantäyttö tehdään ilmoittautumismenettelyllä. Päätöksen rekrytointiprosessin aloittamisesta tekee seurakuntaneuvosto tai kirkkoneuvosto ja se myös vastaa rekrytointiprosessin läpiviemisestä. Neuvosto valmistelee tuomiokapitulille lausunnon hakijoista ja kapituli tekee lausuntoa apuna käyttäen päätöksen virantäytöstä. Ennen lausunnon laatimista neuvosto voi myös äänestää, mutta on huomioitavaa, että kyseessä ei ole vaali. Lue tarkemmin seurakuntapastorin virantäytöstä Mikkelin hiippakunnan notaari Sari-Annika Pettisen laatimasta ohjeistuksesta. Ohjeistusta voi soveltaa kaikissa hiippakunnissa.
Kappalaisen virka täytetään julkisella hakumenettelyllä seurakunnan ja tuomiokapitulin yhteistyössä. Viran tullessa auki seurakunta ilmoittaa tuomiokapitulille tehtävän erityiset tarpeet sekä muut keskeiset tiedot, kuten palkan, hakuajan ja aloitusajankohdan. Tuomiokapituli julistaa viran haettavaksi istunnossaan ja myöhemmin tutkii hakijoiden kelpoisuudet ja antaa heistä seurakunnalle lausunnon. Tämän jälkeen seurakunnan päätösvaltaisessa toimielimessä, usein kirkkovaltuustossa, toimitetaan kappalaisen vaali. Lue lisää kappalaisen virantäytöstä Sari-Annika Pettisen Mikkelin hiippakunnalle laatimasta ohjeistuksesta.
Kirkkoherran rekrytointi tapahtuu välittömällä tai välillisellä vaalilla ja tuomiokapituli julistaa viran haettavaksi. Koska virantäyttö on monivaiheinen ja usein ajallisesti pitkä, kannattaa seurakunnan luottamuselimissä ottaa hyvissä ajoin keskusteluun sekä vaalitapa että tulevalta kirkkoherralta toivottavat ominaisuudet. Tämä kaikki on syytä tehdä tiiviissä yhteistyössä tuomiokapitulin kanssa. Lisätietoa kirkkoherran vaalista Kirkon työmarkkinalaitoksen sivulta.
Miksi valita anonyymi rekrytointitapa? Anonyymi rekrytointi edistää hakemusten tasapuolista, osaamiseen ja pätevyyteen perustuvaa käsittelyä rekrytointiprosessin aikana. Se myös parantaa työnantajakuvaa, koska se osoittaa, että työnantaja on sitoutunut tasa-arvoon, yhdenvertaisuuteen ja monimuotoisuuteen työpaikalla ja houkuttelee työnhakijoita, jotka arvostavat työnantajan vastuullisuutta ja tasa-arvoa.
Anonyymi rekrytointi on rekrytointimenetelmä, jossa työnhakijoiden henkilötiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli, ulkonäkö ja äidinkieli, pidetään piilossa hakemusten käsittelyn aikana aina siihen saakka, kun päätös haastatteluun kutsuttavista on tehty.
Päätös anonyymin rekrytoinnin käyttämiseen tehdään jo rekrytoinnin alussa täyttölupaa hakiessa. Anonyymistä rekrytoinnista kerrotaan aina myös työpaikkailmoituksessa ja siinä työnhakijaa on hyvä myös ohjeistaa välttämään avoimissa kentissä henkilö- ja tunnistetietojen laittamista.
Lisätietoa anonyymista rekrytoinnista Kirkkorekryn avulla.
Täsmätyökykyisyys viittaa henkilöihin, joilla on käytössään osa työkyvystä, vaikka heidän työkykynsä olisi rajoittunutta vamman, sairauden tai muiden syiden, esimerkiksi työkykyyn vaikuttavan elämänkriisin tai pitkään kestäneen työttömyyden vuoksi.
Täsmätyökykyisyydessä on kyse siitä, että työ suhteutetaan työkykyyn ja tehdään työntekijälle saavutettavaksi mukauttamalla työtehtäviä, työn tekemisen tapoja tai niihin käytettävää aikataulutusta. Jokainen täsmätyökykyinen työntekijä on työkyvyltään erilainen.
Työtehtävien kohdalla voidaan kuitenkin myös jo ennalta miettiä, miten niitä voidaan soveltaa siten, että työnantajan tarpeet täyttyvät, mutta työtehtävien suorittaminen ei edellytä täyttä työkykyä. Kun tätä ennakointityötä on tehty ja rekrytoidaan uusia henkilöitä, tiedetään jo ennalta, vaativatko tehtävät täyttä työkykyä vai voidaanko niihin palkata myös täsmätyökykyinen henkilö.
Täsmätyökykyisyys edellyttää tuekseen ohjausresurssia työyhteisössä. Mieti myös ohjauksen käytännöt ja keskustelkaa täsmätyökykyisyydestä avoimesti työyhteisössä ja rekrytoivien luottamushenkilöiden kesken.
Täsmätyökykyisyys ei aina edellytä tilojen saavutettavuutta, mutta mikäli työkyvyn rajoituksiin liittyy tiloihin tai tiloissa liikkumiseen liittyviä kysymyksiä, on hyvä suunnitella tilannetta myös tilojen saavutettavuuden kannalta.
Tutustu työn saavutettavuuteen lisää Saavutettavuus ja esteettömyys -sivustolta, josta löydät muun muassa esteettömän rekrytoinnin ohjeet.
Voit myös opiskella aiheesta kestävän tulevaisuuden työyhteisö -verkkokoulutuksessa, jonka sisällöt painottuvat erityisesti vamman kautta täsmätyökykyisten osallisuuden ja työllistymisen edistämiseen. Verkkokoulutuksen sisällön tuottaa Töihin seurakuntaan! -hanke (2024-2026), jonka toimijoina ovat Vantaan seurakuntayhtymä, Kirkkopalvelut ry / STEP-koulutus sekä Kehitysvammaliitto.
Kestävän tulevaisuuden työyhteisö – MOOC (edellyttää kirjautumisen kurssille)
Seurakunnat kansainvälistyvät ja tarve vähemmistökulttuurien ja -kielten ymmärtämiselle kasvaa koko ajan. Tämä on tärkeää huomioida myös rekrytoinneissa, jotta seurakunnan työntekijäkunta vastaisi mahdollisimman hyvin seurakunnan tarpeita. Jos seurakunta on monikulttuurinen mutta työntekijät edustavat vain valtakulttuuria, on riskinä, että moni kokee seurakunnassa ulkopuolisuutta ja näkymättömyyttä. Tällöin kulttuuri- ja kielivähemmistöissä oleva hengellinen elämä ei myöskään pääse rikastuttamaan ja monipuolistamaan seurakunnan elämää.
Vironkielisen seurakuntatyön koordinaattori Dagmar Õunap kertoo videolla, miksi monikulttuurisuus on rekrytoinneissa tärkeää.
Laadi hakuilmoitus huolellisesti ja tee siitä kiinnostava: avaa työn sisältöä ja hakijalta edellytettäviä asioita. Kerro, mitä tarjoatte. Käytä kuvia ja/tai videoita.
Hyödynnä somea, kotisivuja ja printtimediaa. Hae näkyvyyttä maksetulla mainonnalla. Markkinoit aina paitsi työpaikkaa, myös koko seurakuntaa. Tuo reilusti esille kaikki se hyvä, mitä työnantajana voitte tarjota!
Jokainen hakija on kullan arvoinen ja mahdollinen tuleva työkaveri. Rakenna parempaa työnantajuutta ja viestintäkulttuuria viestimällä kaikille hakijoille prosessin eri vaiheista. Soita aina loppusuoran hakijoille, myös valitsematta jääneille.
Tuuli, Anne-Maarit, Marjukka ja Jenni Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnasta auttavat parempaan rekryviestintään.
Mitä ovat uratarinat ja miksi niitä kannattaa käyttää? Anne-Maarit Parkkola kertoo.
Hyvä rekryilmoitus on informatiivinen ja houkutteleva. Katso Jenni Paajasen video. Lataa myös itsellesi valmis ja muokattava hakuilmoituspohja tästä.
Miksi ja miten kuvia ja videoita kannattaa käyttää? Katso ja kuule parhaat vinkit Marjukka Lehtomäen videolta!
Laadukas visuaalinen ilme kertoo laadukkaasta työnantajasta. Tuuli Paasonen kertoo lisää.
Uusi henkilö tulossa tutustumaan työhön, harjoitteluun tai kausityöntekijäksi? Kaikki sujuu mukavasti tulijaa, työyhteisöä ja työtä tukien, kun muistat ottaa huomioon tietyt asiat.
Kausityön olosuhteet työyhteisössä ovat moninaiset – työtä tehdään joskus pääsääntöisesti yksin, toisinaan tiiviimmin yhdessä muun tiimin kanssa. Kausityöhön esimerkiksi hautausmaalle, leirityöhön, kanttoriksi tai vaikkapa oppaaksi saatetaan tulla ensimmäistä kertaa tai henkilö saattaa palata jo tuttuun työpaikkaan.
Tutkimusten ja kausityöntekijöiden arkikokemuksen mukaan alkuperehdytys jää toisinaan joko saamatta tai ohueksi työn olosuhteista johtuen. Yksi keino ratkaista tätä on pohtia perehdytyksen toteutusta ja sisältöjä jo ennalta ennen kausityöntekijöiden rekrytointia, ja järjestää sen toteutus siinä laajuudessa kuin mahdollista ja tarpeellista, esimerkiksi yleisen perehdytysmateriaalin keinoin. Hyvä työnantaja pohtii myös ammatillisen kehittymisen keinoja ja mahdollisuuksia. Tämä on tärkeä motivaatiota lisäävä keino erityisesti niillä kausityöntekijöillä, jotka ovat jo osoittaneet ammattitaitonsa ja palaavat uudelleen kausityöhön samalle työnantajalle.
Kaiken kaikkiaan erilaiset mahdollisuudet kuulua työyhteisöön ja osallistua sen viestintään ja vuorovaikutukseen vähentävät irrallisuuden tunnetta ja lisäävät sitoutumista työnantajaan. Tunne omasta merkityksestä työyhteisössä on myös kausityöntekijöillä tärkeä uudelleen työn hakemisen kannustin. Tätä voi tukea esimerkiksi lisäämällä tietoa työn puitteista, esimerkiksi arvoista ja tavoitteista ja lisäämällä mahdollisuuksia saada palautetta ja antamalla mahdollisuuksia vaikuttaa havaittuihin kehityskohtiin tai antaa palautetta. Kausityöntekijät ovat usein arvokkaita työn kehittämisen näkökulmasta, parhaimmillaan työyhteisössä määräajan työskennelleiden tuoreet näkemykset voivat olla aktiivinen työkalu kehittää työnantajan toimintaa.
Työharjoittelu on nuoren pääasiallinen keino tutustua opiskelemaansa alaan ja saamaan kokemusta työelämästä.
Hyvin suunnitellussa ja toteutetussa harjoittelussa harjoittelijasta on monenlaista apua käytännön työtehtävissä. Uusi henkilö tuo aina työyhteisöön myös uusia näkökulmia, hän voi tarjota esimerkiksi tiedonhaussa ja muissa digitaidoissa, kuten tekoälyn hyödyntämisessä kokemustaan muulle työyhteisölle.
Myönteinen kokemus työharjoittelusta kantaa tutkimustenkin mukaan pitkälle tulevaa työuraa suunniteltaessa ja on tärkeä osa ammatillisen minäkuvan muodostumista.
Pohdi myös, olisiko seurakunnalle hyötyä opinnäytetyön yhdistämisestä harjoitteluun. Näin ylläpidät kontaktia opiskelijaan, tuet jatkossakin harjoittelijan opintojen edistymistä ja saat tutuksi käyneen ja aiheesta motivoituneen tutkimuksen tekijän työyhteisön kehityksen tueksi.
Tutustu myös alapuolella olevasta kuvalohkosta työnantajan muistilistoihin harjoittelun alkaessa ja harjoittelupaikkaa avattaessa.
Työelämään tutustuminen (TET) on nuorelle hyvä tapa oppia työelämätaitoja ja työnantajalle toimiva tapa edistää työnantajamielikuvaa. TET-jakso saattaa olla juuri se hetki, jolloin mielikuva työstä seurakunnassa syntyy ja innostus opiskella alaa tai tutustua siihen myöhemmin lisää esimerkiksi vapaaehtoistyön kautta saattaa herätä.
Panosta TETissä hyvään ohjaukseen ja siihen, että aikuisella on aikaa vastata nuoren kysymyksiin. Anna aitoja töitä mahdollisuuksien rajoissa niin, että nuori tuntee työpanoksensa tarpeelliseksi ja tutustumispäivän tai -jakson mielekkääksi. Muista tutustuttaa nuorta myös työyhteisöön ja sen työkäytänteisiin.
Tutustu lisää:
Seurakuntatetti – EVL Plus
Työnantajalle – TET.fi
Perehdytyksen tavoitteena on työnantajan näkökulmasta, että seurakunta saa osaavan, työn tavoitteisiin sitoutuneen ja työn kokonaisuuden hahmottavan työntekijän. Työntekijä myös pääsee nopeammin osaksi työyhteisöä.
Perinteisesti perehdyttämistä käytetään uuteen tehtävään saapuessa. Perehdytyksellä on kuitenkin paikkansa myös silloin, kun tehtävänkuva muuttuu tai henkilö palaa virka- tai työvapaalta. Myös työharjoittelijat, työhön tutustujat ja tarvittaessa kutsuttavat tai kausityöntekijät tarvitsevat perehdytystä.
Vinkki: Ensimmäinen askel hyvään perehdytykseen voi olla Tervetuloa meille töihin -esite, jollaista käytetään Ylöjärven seurakunnassa. Toimisiko vastaava myös sinun seurakunnassasi?
Peda.Netista voit tutustua tarkemmin Kirkon perehdyttämisohjeisiin.
Osaamisen johtamisen tarkoituksena on , että työntekijöiden osaaminen on oikeanlaista ja oikea-aikaista suhteessa seurakunnan strategiaan, toimintoihin ja palveluihin ja toimintaympäristöön sekä niissä tapahtuviin muutoksiin.
Osaamisen johtamiseen sisältyy, että
Osaamisen johtaminen liittyy myös muutoskyvykkyyteen, sillä se, mitä työntekijät osaavat, miten osaamista hyödynnetään työyhteisössä ja millä tavalla ja miten uutta osaamista omaksutaan, on tärkeä onnistumisen tekijä tulevaisuutta rakennettaessa. Monipuoliset mahdollisuudet käyttää ja kehittää osaamista ovat myös tärkeä pitovoimatekijä.
Yksi osa osaamisen johtamista on koulutussuunnitelman laadinta. Jokainen seurakunta voi halutessaan laatia koulutussuunnitelman, mutta velvoitteena se on seurakunnilla, joiden henkilömäärä on yli 20.
Useisiin kirkon ammatteihin on laadittu myös ydinosaamiskuvaukset.
Kirkon henkilöstökoulutuskalenteri
Toisinaan rekrytoinnissa voi tulla eteen tilanne, että kelpoisten hakijoiden puuttuessa tehtävä täytetään määräajaksi hakijalla, jolla ei ole täyttä kelpoisuutta. Työtilanne seurakunnassa saattaa myös muuttua siten, että tehtävänkuvamuutos edellyttää myös laajempaa kelpoisuutta kuin aiemmin. Silloin on hyvä tietää, minkä laajuisia opintoja kelpoisuuden saavuttaminen edellyttää ja mitä reittejä siihen on löydettävissä.
Tutustu tästä lisää:
Opintopolut
Tutkinnon täydentäminen
Kirkon ammateissa vaadittavat tutkinnot
Tehtävänkuvaus on nimensä mukaisesti tehtävää koskeva kuvaus. Siihen ei voi sisällyttää työntekijän työsuoritusta koskevaa arviointia tai kuvausta. Tehtävänkuvausta tarvitaan tehtäväkohtaista palkanosaa (peruspalkkaa) määritettäessä. Usein se päivitetään rekrytoinnin yhteydessä ja käydään läpi työntekijän aloittaessa tehtävässään.
Huolellisesti täytetty tehtävänkuvauslomake on varsinaisen käyttötarkoituksensa ohella työnantajalle myös hyvä käytännön keino koostaa sitä, minkälaisia tehtäviä työyhteisössä nyt on ja mikä niiden tavoite ja tarkoitus on. Niiden avulla muodostuvaa nykytilannekuvaa voi käyttää myös tulevaisuuden suunnittelun apuna, kun pohtii tulevaisuudessa tarvittavia uusia toimintoja, toimintaympäristön tarpeita ja osaamista, jota ne edellyttävät.
Tutkimusten mukaan monipuoliset tehtävät ja mahdollisuus käyttää osaamista ovat tärkeitä motivaatiotekijöitä työhön sitoutumisessa.
Tehtävänkuvauslomakkeet Kirkon työmarkkinalaitoksen sivustolla
Muutos on nykyajan työelämässä arkipäivää. Muutos herättää aina kuitenkin monenlaisia tunteita ja huolta osaamisesta ja tulevaisuudesta, joskus myös toimeentulosta. Ihmiset etenevät muutoksen sisäistämisessä kukin omassa tahdissaan, mikä voi vaikuttaa työyhteisön avoimuuteen ja ilmapiiriin. Muutosviestintä on luonteeltaan erilaista kuin työyhteisön normaali arkiviestintä ja sekä muutos itsessään että muuttunut viestinnän tapa saattavat vaikuttaa myös luottamukseen.
Työyhteisön hyvinvointi muutoksessa edellyttää yhteisiä kohtaamisia, systemaattista ja monikanavaista toistuvaa tiedottamista, muutoksen tavoitteen kirkastamista ja tilaa tunteiden käsittelylle esimerkiksi työterveyshuollon tuella.
Työturvallisuuskeskuksen Työhyvinvointi muutoksessa -julkaisu
Muutosneuvottelulomakkeet Kirkon työmarkkinalaitoksen sivustolla
Yhteistoiminta
Työkyky, työterveys ja työhyvinvointi ovat työelämän varrella dynaamisesti muuttuvia ja arjessa eläviä asioita, joihin jokaisen työyhteisön on hyvä varautua ennalta. Tähän olemme koonneet hyviä tietopakettilinkkejä työhyvinvoinnista, työkyvystä ja työterveydestä. Olemme myös koonneet kuvion siitä, miten eri tavoin Työkyvyn moninaisuus näkyy työpaikalla.
Työhyvinvointi ja työkyky (Työterveyslaitos)
Työterveys (Työterveyslaitos)
Kevan palvelut työnantajille (Kirkon työmarkkinalaitoksen koontisivu)
Kirkon Keskusrahaston rahoittamat kuntoutuskurssit
Katso myös lisää täsmätyökyvystä sivuston osiosta Rekrytointiprosessi.
Työnkierto on suunnitelmallista ja tavoitteellista työtehtävien vaihtamista määräajaksi.
Työnkierron toteuttamisen käytännön vaiheet voi kuvata seuraavasti:
Tutustu oheisesta linkistä Seinäjoen seurakunnan kokemuksiin työnkierron toteutuksesta.
Kirkon yhteistoimintasopimuksessa edellytetään muiden alojen yhteistoimintalakien henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa koskevia säädöksiä vastaavasti henkilöstön kehittämisen periaatteita ja menettelytapoja koskevia kirjauksia seurakunnalta/seurakuntayhtymältä, jonka henkilöstön lukumäärä on säännöllisesti vähintään 20 henkilöä. Ne voidaan sisällyttää koulutussuunnitelmaan tai henkilöstösuunnitelmaan, jos sellainen laaditaan. Lisätietoa henkilöstösuunnitelmasta.
Olemme koonneet suunnittelun avuksi oheisesta linkistä löytyvän, Työterveyslaitoksen mallista mukaillun henkilöstösuunnittelutyökalun, jonka kysymysten avulla voit pohtia henkilöstösuunnittelua erityisesti ikäjohtamisen ja osaamisen näkökulmasta.
Työ voi päättyä monenlaisista syistä ja tilanne ja keskusteluteemojen painottuminen voi olla erilainen esimerkiksi eläköitymis-, irtisanomis- ja irtisanoutumis- tai määräaikaisuuden päättymistilanteissa. Työnantaja voi käyttää keskustelussa saamaansa tietoa yhtenä osana kehittämistyötä ja parantaakseen työntekijäkokemusta tulevaisuudessa ja samalla saadaan arvokasta tietoa vaihtuvuuden syistä esimerkiksi irtisanoutumistilanteissa.
Lähtökeskustelussa ei kannata keskittyä ainoastaan kehittämiskohtiin, vaan keskustella myös onnistumisista ja työntekijän kokemista työpaikan vahvuuksista. Lähtökeskustelu on myös työntekijää arvostava tapa toteuttaa työnantajakuvaa ja mahdollisuus vielä viimeisen kerran molemminpuoliseen palautteenantoon ja työntekijän kiittämiseen.
Lähtöhaastatteluun voi sijoittaa myös kysymyksiä palvelussuhteen elinkaaren eri vaiheista ja työntekijän osaamisen kehittymisestä. Erityisesti pitkään työskennelleelle ja työelämästä eläkkeelle siirtyvälle tämä voi olla tärkeä kuulluksi tulemisen kokemus ja työnantajalle se antaa tietoa pitovoimatekijöistä ja hiljaisen tiedon kehittymisestä.
Toisinaan rekrytoinnin valmistelussa nousee esille pohdinta, pitääkö tässä tehtävässä olla pappi. Todennäköinen vastaus on: ei pidä. Joskus kuitenkin voi olla poikkeuksia.
Papin kelpoisuus on ehdottomana edellytyksenä vain seurakuntien ja seurakuntayhtymien papin virkoihin sekä muutamissa selektiivivirkoihin, kuten vankilapapin, sotilaspapin, sairaalapapin tai merimiespapin tehtäviin. Piispan ja hiippakuntadekaanin virkoihin valittavilta kirkkolainsäädäntö edellyttää papin kelpoisuutta. Lisäksi tiettyihin seurakuntayhtymien, tuomiokapitulien ja kirkkohallituksen virkoihin voidaan edellyttää papin kelpoisuutta ja niistä säädetään erikseen kunkin instanssin viranhaltijoiden kelpoisuudet määrittelevässä johtosäännössä. Esimerkkinä tällaisesta on voimassaoleva kirkkohallituksen viranhaltijoiden johtosääntö. Papin kelpoisuutta vaaditaan kirkkohallituksessakin vain muutamaan tehtävään.
Käytännössä kuitenkin moniin sellaisiin tehtäviin, joihin papin kelpoisuutta ei edellytetä, valitaan pappi. Papin työkokemuksesta voidaan katsoa olevan hyötyä tällaisen tehtävän hoitamisessa, mutta se ei kuitenkaan saa olla syrjivä valintaperuste kumpaankaan suuntaan.
Kirkolla on pitkä perinne organisaationa, jossa johtavat viranhaltijat ovat pitkälti pappeja eivätkä muiden, varsinkaan hengellisen työn ammattiryhmien urakehitysnäkymät ole kovin hyviä. Tämän seurauksena moni pätevä kirkon työntekijä lähtee etsimään uusia haasteita kirkon ulkopuolelta ja näin kirkko menettää paljon osaamista.
Kirkon työn monipuolisen kehittämisen, erilaisten urapolkujen mahdollistamisen sekä henkilöstön tasa-arvoisen kohtelun näkökulmasta olisi siis tärkeää valita erilaisiin kehittämis-, asiantuntija- ja johtotehtäviin tasapuolisesti eri alojen ammattilaisia. Siksi rekrytointitilanteissa on tärkeää arvioida, millaista osaamista haettavassa tehtävässä aidosti tarvitaan.
Sen ohella, että joidenkin johtavien viranhaltijoiden kelpoisuudet määritellään kunkin organisaation johtosäännössä, on moniin virkoihin olemassa joko piispainkokouksen tai kirkkohallituksen säädös kelpoisuudesta. Tarkemmat tiedot kirkon virkojen kelpoisuuksista löydät kirkon säädöskokoelmasta.
Seurakunnan, seurakuntayhtymän, tuomiokapitulin ja kirkkohallituksen virka- tai työsopimussuhteeseen voidaan ottaa vain konfirmoitu kirkon jäsen, jos tehtävät liittyvät
Muutoin kelpoisuusvaatimuksista säädetään evankelis-luterialisen kirkon viranhaltijasta annetussa laissa.
Tuomiokapituli voi kirkkolain mukaan myöntää kelpoisuusvaatimuksesta erivapauden muun kristillisen kirkon tai kristillisen uskonnollisen yhdyskunnan papille, jos kirkolliskokous on hyväksynyt tuon kirkon tai uskonnollisen yhdyskunnan kanssa tehdyn sopimuksen pappisviran vastavuoroisen hoitamisen edellytyksistä.
Virkasuhde
Laki evankelis-luterilaisen kirkon viranhaltijasta määrittää, että pääsääntöisesti virkasuhteeseen otetaan aina julkisella haulla. Julkisen haun mukaisesta virantäytöstä voidaan poiketa vain, jos henkilö otetaan määräajaksi hoitamaan virkaa sijaisena tai avoinna olevaan virkasuhteeseen määräajaksi, jos taloudellisista ja tuotannollisista syistä irtisanottu viranhaltija otetaan toiseen virkasuhteeseen määräajaksi, jos virkasuhde tarjotaan osa-aikaiselle viranhaltijalle, jos viranhaltija siirretään toiseen virkasuhteeseen, js virkaan valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä virantoimituksen aloittamispäivää virkaan valitaan joku muu virkaa hakenut ja kelpoisuusehdot hakuajan päättyessä täyttänyt hakija tai muun työnantajan palveluksessa oleva henkilö otetaan virkasuhteeseen toiminnan siirtämisen yhteydessä.
Kirkkolain mukaan julkista hakumenettelyä ei sovelleta myöskään, kun tuomiokapituli antaa virkaan soveltuvalle papille viranhoitomääräyksen seurakunnan seurakuntapastorin virkaan toistaiseksi tai kun tuomiokapituli määrää seurakunnan papin virkaan väliaikaisen hoitajan.
Työsuhde
Työsuhteeseen ei kohdennu samanlaista tarkasti määriteltyä sääntelyä, mutta avoin hakumenettely noudattaa yhdenvertaisuuslakia ja hyvää, avointa hallintotapaa.
Ensimmäisenä ratkaisuna hakua voidaan jatkaa. Joissakin tapauksissa tämä auttaa, jos kyse on ollut esimerkiksi hankalasta hakuajankohdasta.
Viranhaltijan kohdalla laki evankelis-luterilaisen kirkon viranhaltijasta säätelee ei-kelpoisen hakijan ottamista tehtävään. Toisinaan, mikäli kelpoisia hakijoita ei useista yrityksistä huolimatta löydy, on mahdollista palkata soveltuva hakija määräajaksi myös virkasuhteeseen yksittäistapauksena ja perustellusta syystä. Jos viran kelpoisuusvaatimuksena on säännönmukaisesti viran hoitamisen yhteydessä suoritettava erityiskoulutus, hakija on kelpoinen hakemaan virkaa, jos hän täyttää muut kelpoisuusehdot ja kirjallisesti sitoutuu suorittamaan erityiskoulutuksen.
On mahdollista myös päättää haku tuloksettomana ja harkita muita tehtävän täyttövaihtoehtoja, esimerkiksi yhteisjärjestelyjä toisen seurakunnan kanssa.
Hyvät haastattelukysymykset antavat vastauksia siihen, miten hakija soveltuu avoinna olevan tehtävän hoitajaksi. Kysymykset voivat liittyä myös hakijan hakemuksessa esittämiin seikkoihin, esimerkiksi työkokemukseen, josta halutaan täydentäviä tietoja. Ylipäätään kysymysten tulee liittyä niihin tehtävän kriteereihin, jotka hakuilmoituksessa on mainittu.
Teknisesti hyviä kysymyksiä ovat avoimet kysymykset, eli usein M-alkuisella kysymyssanalla (mitä, millaisia, miten) alkavat kysymykset, joihin hakija voi vastata omalla persoonallaan sopivalla tavalla ja joihin usein saadaan laajempia kuin kyllä tai ei – vastauksia.
Paras haastattelutilanne on vuorovaikutteinen, jossa on tilaa myös haastatteluun tulevan työnhakijan omille kysymyksille.
Nyrkkisääntö on se, että kysymysten tulee liittyä haettavaan tehtävään ja hakuilmoituksessa kirjattuihin kriteereihin.
Mitään tehtävään liittymätöntä ei tule kysyä eikä mitään hakijaa syrjivää. Yhdenvertaisuuslaki sanoittaa yksiselitteisesti, että:
Haastattelutilanteessa yhdenvertaisuuslaki tarkoittaa käytännössä sitä, että hakijalta ei saa tiedustella esimerkiksi seuraavia asioita:
Valmisteilla on tekoälyasetusta tarkentava lainsäädäntö, joka määrittää rekrytoinnissa käytettävät järjestelmät riskiperusteisuuden mukaan eri riskiluokkiin. Tässä valmisteilla olevassa tarkentavassa lainsäädännössä täsmennetään myös sitä, miten ns.suuririskisten tapojen käyttö edellyttää myös työnantajalta suojaavia toimia. On mahdollista, että suuririskisiksi toimiksi arvioidaan esimerkiksi työpaikkailmoitusten kohdentaminen ja hakemusten profilointi ja profiilien arviointi.
Tällä hetkellä on jo määritelty tekoälyn ns. kielletty käyttö. Tekoälyä ei saa esimerkiksi käyttää työnhakijan tunteiden päättelyyn biometrisestä datasta. Työnantajan on myös edistettävä tekoälylukutaitoa.
Tekoälyasetus ei yksiselitteisesti kiellä tekoälyn käyttöä. Ihmiselle on aina kuitenkin kerrottava, mikäli prosessissa on käytetty tekoälyä. Riskiarviointia tulee määrittämään käyttötarkoitus. Esimerkiksi neutraalin viestipohjan rakentaminen hakijoille botin avustuksella ei välttämättä ole tulevassa lainsäädännössä suuririskistä. Tekoälyn käyttöön tulee kuitenkin aina liittää ihmisen arviointi, esimerkiksi haastateltavien valinnan delegoiminen tekoälylle ei ole suositeltavaa eikä tarkoituksenmukaista.
Rekrytointiprosessissa on huomattava, että myös hakija voi käyttää hakemuksessaan tekoälyä. Se ei itsessään ole vilpillistä, ellei työnhakija käytä tekoälyä vilpillisen kuvan antamiseen esimerkiksi ansioluettelossa sepittämällä tai väärentämällä tietoja tekoälyluovuutta käyttäen.
Kyllä, video edesauttaa visuaalista hahmottamista siitä, minkälaiseen työympäristöön ja työnantajalle hakija on hakeutumassa. Video on myös ajanmukainen tapa välittää työnantajakuvaa.
Asiantuntijoiden tekemä video on laadukas ja harkittu, mutta jos tähän ei ole heti esimerkiksi taloudellista mahdollisuutta, ensiaskeleita videokerrontaan voi ottaa esimerkiksi työesittelyillä sosiaalisessa mediassa, jolloin editoinnin ja kuvaamisen vaatimukset ovat matalammat kuin työnantajan rekrytointisivustolle sijoitettavassa videossa. Yksi tapa on myös harkita ns.yleisvideota seurakunnasta, joka on käytettävissä monessa eri yhteydessä ja näin kustannuksista saadaan mahdollisimman moninainen hyöty.
Suosittelijoita saa kysyä hakemuslomakkeella ja kysymyksen voi uusia haastattelutilanteessa soittoluvan varmistamiseksi myös suullisesti. Suosittelijoita ei kuitenkaan saa edellyttää ja työnantaja voi soittaa vain hakijan mainitsemille henkilöille.
Työnantaja saa suosittelupuhelun aikana kysyä vain työhön ja työntekoon liittyviä yleisiä asioita, jotka eivät kuulu salassapitovelvollisuuden piiriin.
Hakijalla voi olla myös digitaalisia video- tai tekstisuosituksia esimerkiksi LinkedIn-profiilissa tai muussa digitaalisessa portfoliossa. Työnantaja saa tutustua näihin samoin perustein, jos työnhakija on antanut LinkedIn-profiilin tai muun digitaalisen portfolion osoitteen työnantajan tutustuttavaksi.
Suosittelu voi täydentää arviota työnhakijasta ja toimia päätöksenteon tukena, mutta päätös ei saa perustua yksinomaan suositukseen.
Lähtökohtaisesti rekrytointitilanteessa hakijasta saatavien tietojen tulee perustua hakijan vapaaehtoisesti antamiin tietoihin. Hakijaa ei siis tule googlettaa.
Hakemuksessa voi olla kenttä, jossa on mahdollisuus antaa LinkedIn-profiili tai muu digitaalinen portfoliolinkki, mutta tätä kenttää ei tule edellyttää pakollisena. Hakijalla tulee olla mahdollisuus antaa ansioluettelotiedot myös muussa muodossa. Jos hakija on antanut Linkedin-profiilin tai muun osaamistaan kuvaavan linkin, tämän materiaalin saa silloin käydä katsomassa. Hakijoita ei tule kuitenkaan asettaa keskenään eriarvoiseen asemaan sen mukaan, onko hakijalla LinkedIn-profiililinkki hakemuksessa vai ei.
Tähän ei ole yksiselitteistä vastausta.
Ensin on hyvä tutkia päätöksenteon aikataulu. Jos haku edellyttää esimerkiksi viran täyttölupaa, millä aikataululla asia on päätöksentekoelimen käsittelyssä. Jos kysymys on virasta, jonka haku toteutetaan yhteistyössä tuomiokapitulin kanssa, on hyvä selvittää heti, millainen aikataulu on tuomiokapitulin osassa prosessia. Jos seurakuntaneuvosto tai muu päätöksentekoelin haastattelee hakijan, millä aikataululla tämä tapahtuu. Ja lopuksi, millä aikataululla päätös voi edetä käsittelyyn päättävässä hallintoelimessä. Huomioi myös virallinen oikaisuvaatimusaika ja mahdollinen toisen päätöksentekoelimen ottoaika, joissa puhutaan usein säännöksistä riippuen 7-14 vuorokaudesta. Vasta näiden kuluttua päätös on virallinen ja työn aloitusaika voi olla jokin päivämäärä näiden jälkeen.
Tutki myös omaa kalenteriasi. Lainsäädännön mukaan viran on oltava haettavana vähintään 14 vuorokautta ja tämä on hyvä minimiaikataulu myös muille haettaville tehtäville. Missä omassa aikataulussasi ovat kohdat, joissa voit vastata lisätietopyyntöihin, joissa voit tutustua hakemuksiin, joissa voit sopia haastatteluajat, joissa voit soittaa suosittelijalle ja kontaktoida hakijoita prosessin etenemisestä.
Kun nämä kaikki ”maamerkit” on saatu sijoitettua kalenterissa yhteensovitettuna paikallaan, on haun vaatima aikataulutus selvillä. Tyypillisesti kyse on isosta prosessista, jossa puhutaan kuukausista. Myös sellainen avoin haku,jossa päätös tapahtuu viranhaltijapäätöksenä, vie vähintään viisi viikkoa.
Lisäksi huomioitavaksi tulee valittavan siirtymismahdollisuudet, siirtyminen saattaa edellyttää vapaan anomista tai irtisanoutumista, joilla on omat aikamääreensä.
Asiantuntija
+358404824714.
katja.vanhatalo@evl.fi
Eteläranta 8 00130, Helsinki
projektipäällikkö
+358403517341
heikki.nenonen@evl.fi
JÄRVENPÄÄNTIE 640 S 04400, JÄRVENPÄÄ