Rekrytointi on viestintäteko

Kun yhteiskunnassa työttömyyskäyrät huitelevat korkeuksissa, seurakunnissa painitaan yllättävien ongelmien kanssa: moniin vapautuviin työtehtäviin on vaikea löytää sopivia hakijoita. Eniten rekrytointihaasteita on kasvatuksen ja diakonian tehtävissä, mutta hakijapulaa on muuallakin.

Vuosien saatossa kehittyneen kirkollisen työvoimapulan taustalla ei vaikuta vain yksi ja helposti nimettävä ongelma, vaan monimutkainen ilmiöiden ja haasteiden verkosto: käsitys kirkosta työnantajana, opiskelijoiden hakeutumisinto kirkon aloille, seurakuntatyön pitovoiman säilyminen, kirkollinen johtamiskulttuuri ja rekrytointiprosessien laadukkuus. Ratkaisuakaan ei löydetä yhtä nappia painamalla, vaikka rekrytoinnin kehittämisen hankkeessa hyödyntäisimme sellaista mielellämme. Muutamia selkeästi tunnistettuja kehityskohtia voidaan kuitenkin nimetä ja joihinkin voidaan vaikuttaa lyhyelläkin aikajänteellä. Yksi kehityskohta on rekrytointiviestintä, johon tässä tekstissä tuon muutamia näkökulmia.

Rekryilmoittelusta rekrymarkkinointiin

Havaintojeni mukaan seurakuntien rekrytointikulttuuri on pitkään levännyt perinteisen ja julkiselle hallinnolle tyypillisen ajattelutavan varassa: rekrytointia on alettu pohtia yleensä silloin, kun tehtävä on tullut auki. Varsin pitkään rekrytointi on ajateltu pistemäisenä tapahtumana ja ennen kaikkea hallinnollisena prosessina, joka alkaa tehtävän vapauduttua ja joka tulee saattaa päätökseen rekrytoimalla sopiva henkilö avoimeen tehtävään. Tätä varten on julkaistu työnhakuilmoitus kirkollisilla työnhakukanavilla ja toivottu runsaasti hakemuksia.

Samaan aikaan rekrytointikulttuuri ympäröivässä yhteiskunnassa, myös julkisella sektorilla, on muuttunut vauhdilla: rekrytointi-ilmoittelusta on siirrytty monta askelta markkinoivan rekrytoinnin suuntaan. Taustalla vaikuttaa kokonainen ajattelutavan muutos: rekrytoinnissa ei ainoastaan työnantaja valitse työntekijää, vaan työntekijä valitsee – tai jättää valitsematta – työnantajan. Yhä paremmin työnantajat tunnistavat, että hyvä ja haluttu työntekijä on työnantajan arvokkainta pääomaa ja siksi sellaisesta kannattaa kilpailla. Viime vuosina rekrytointikulttuuri on kulkenut samaan suuntaan myös kirkon kentillä, mutta havaintojeni mukaan olemme edelleen takamatkalla. Ja vaikka halua rekrytointikulttuurin päivittämiseen olisi, se ei käytännössä usein näy.

Rekrytointikulttuurin muutos haastaa muiden organisaatioiden mukana myös seurakuntien osaamistarpeita. Oma vinkkini on, että osaamista kannattaa johtaa aktiivisesti ja hankkia rekrytointimarkkinointiin ajantasaista täsmäkoulutusta. Lisäksi rekrymarkkinoinnin osaamista kannattaa painottaa erityisesti viestintätehtäviä täytettäessä.

Hyvin suunniteltu on puoliksi rekrytty

Jokainen esihenkilö tietää, että rekrytointi ja kiire viihtyvät kiusallisen hyvin yhdessä: yleensä rekrytointien aikataulu on tiukka, muutoksia henkilöstötilanteeseen tulee nopeasti ja kasaantuvat työt eivät odota.  Siksi kaikki se työ, mitä seurakunnassa on tehty ja tehdään rekrytointien eteen ennen tilanteen olemista ”päällä” on ensiarvoisen tärkeää. Hallinnon kannalta tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ajantasaista henkilöstön osaamiskarttaa ja toisaalta osaamistarpeiden säännöllistä tarkastelua suhteessa seurakunnan strategiaan ja tulevaisuuden visioon. Seurakunnilla voi olla myös erilaisia rekrytointityöryhmiä tai muita valmiita rakenteita rekrytointitilanteita varten.

Jotta avoimena olevan tehtävän ympärillä tehtävä viestintä olisi mahdollisimman tehokasta, johdon ja viestinnän sujuva yhteistyö on ensiarvoisen tärkeää. Samalla kun aikataulutetaan rekrytointia, täytyy aikatauluttaa myös sen viestintää. Tätä varten seurakunnassa voi olla vaikkapa rekrytointiviestinnän suunnittelupohja, jota voidaan soveltaa tilanteen mukaan: missä vaiheessa viestitään ja kenelle, mitä viestinnällä tavoitellaan, missä viestintäkanavissa näytään, käytetäänkö maksettua mainontaa, kuinka se kohdennetaan ja niin edelleen. Hyvä viestintäsuunnitelma voi tuoda rekrytointiin ylipäätään hallinnollista jämäkkyyttä ja laatua, koska viestintä on usein hyvä väylä esittää tarpeellisia kysymyksiä koko rekrytointiprosessia koskien.

Viestinnän näkökulmasta on tärkeää suunnitella myös sitä, kuinka rekrytointeja pidetään esillä silloin, kun ei haeta mihinkään tiettyyn tehtävään. Ovatko kotisivujen ”Töihin meille”-sivut ajan tasalla ja kiinnostavat? Löytyykö uratarinoita ja kiinnostavia henkilökuvia? Kuinka seurakuntaa luonnehditaan työympäristönä? Miten seurakunta ja sen työntekijät näkyvät somessa rekrytoinnin näkökulmasta?

”Ei sieltä ole kuulunut mitään”

Kaikkein yleisin negatiivinen palaute, jota olen kirkollisen rekrytoinnin käytännön kokemuksia kerätessäni saanut, on puutteellinen tai jopa olematon hakijaviestintä. ”Hain kuukausi sitten, ei sieltä ole kuulunut mitään.” ”Luin somesta, että henkilö X on valittu tehtävään.” ”Sieltä sanottiin, että ovat yhteydessä. Kukaan ei ole ollut.”

En tiedä tarkasti, mikä kaikki hakijaviestinnän huonouteen vaikuttaa, mutten voi välttyä ajatukselta, että hakijoiden jättäminen epätietoisuuteen kertoo jonkinlaisesta ymmärtämättömyydestä tai välinpitämättömyydestä. Jopa niissä tapauksissa, joissa seurakunnalla on KirkkoRekry-palvelu käytössä ja sen mahdollistamat automatisoidut viestit hakijoille, mahdollisuus jätetään usein hyödyntämättä. Laiminlyönti voi vaikuttaa pieneltä, mutta seuraukset työnantajakuvaan ja hakijan tulevaisuuden hakumotivaatioon ovat merkittäviä.

Jos työnantajan ajattelua ohjaa käsitys rekrytoinnista vain yksittäisen työtehtävän täyttämiseen tähtäävänä hallinnollisena prosessina, se saattaa johtaa heikkoon hakijaviestintään valitsematta tulleiden kohdalla. Tällainen työnantaja ampuu kuitenkin itseään jalkaan: mitä useammin työnantaja sortuu puutteelliseen hakijaviestintään, sitä heikommaksi muuttuu hänen maineensa ja sitä todennäköisemmin auki tuleviin tehtäviin ei saada parhaita mahdollisia hakijoita mukaan.

Parhaassa tapauksessa työnantajan ajattelua ohjaa käsitys rekrytoinnista jatkumona, jossa jokainen yksittäinen työntekijähaku on osa isoa ja strategisesti pohdittua kokonaisuutta. Tällöin kaikki potentiaaliset hakijat nähdään arvokkaina ja mahdollisina tulevaisuuden työntekijöinä ja suhtautuminen heihin on sen mukaista. Hakijaa arvostava viestintä alkaa informatiivisesta hakuilmoituksesta, jossa keskeiset päivämäärät on ilmoitettu, ja jatkuu henkilökohtaisena viestintänä prosessin eri vaiheissa. Toisin sanoen työnantajakuvaa voi rakentaa hyvällä hakijaviestinnällä hyvään suuntaan ja huonolla viestinnällä huonoon suuntaan.

Viestintä on rekrytointia

Rekrytointi on suurelta osin viestintää, mutta myös viestintä on lähes aina rekrytointia. Päätös työhakemuksen lähettämisestä ei usein synny vain yksittäisen työnhakuilmoituksen perusteella, vaan potentiaalinen hakija miettii kokonaisuutta: millainen käsitys minulla on kirkosta, sen maineesta, sen johtajien sanomisista, sen uskottavuudesta omassa cv:ssä, kotiseurakunnasta, rippikoulusta, mummin hautajaisista ja niin edelleen? Onko kirkon kokonaisviesti minulle ollut plus- vai miinusmerkkinen?

Lopulta kaikkein oleellisinta kirkon työnantajakuvassa ja sitä kautta rekrytointiviestinnässä saattaa olla tämä: mitä nuorisotyönohjaaja juttelee isoskoulutuksessa ammatistaan tulevaisuutta pohtiville nuorille, kuinka pappi puhuu työstään kastekahveilla, sujuuko hautajaisten järjestäminen virastossa ammattimaisesti tai kuinka viestijä viestii joulunajan tapahtumista?

Jos lähtökohtainen käsitys seurakunnasta on hyvä ja henkilökohtaiset kokemukset positiivisia, niitä ei kehnollakaan rekrytointiviestinnällä pilata. Jos taas käsitys on negatiivinen, mikään kampanja ei sitä korjaa.

Artikkelikuva: GettyImages