Osallistujien erityistarpeiden huomioiminen

Osallistujien tarpeet vaikuttavat turvallisuussuunnitteluun. Esimerkiksi lapset, nuoret, ikääntyneet henkilöt, tai liikuntarajoitteiset sekä osallistujien määrä, ikä-, kunto-, taitovaatimukset asettavat turvallisuudelle erilaisia haasteita. Erityistilanne voi syntyä myös esimerkiksi silloin, kun mukana on esimerkiksi muistisairaita tai erikielisiä osallistujia.

Leiri- ja retkitoiminnoissa myös vallitsevat maasto-, ympäristö- ja sääolosuhteet sekä ohjaajien taidot ja lukumäärä on otettava huomioon.

Seuraavassa käytetään esimerkkinä varhaiskasvatusta ja lapsiryhmää. Vastaavien kysymysten kautta voi tarkastella kaiken ryhmätoiminnan turvallisuutta.

Lasten ikä, pienten lasten vielä kehittyvä omatoimisuus ja riippuvaisuus aikuisista asettavat omanlaisiaan haasteita turvallisuudelle, lisäävät aikuisten vastuuta ja edellyttävät toimintakykyä kriisitilanteissa. Eri toimintamuotojen kuten pyhäkoulun, perhekerhon, päiväkerhon tai koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan omalaatuisuus ja sisältö vaikuttavat myös turvallisuuteen.

Etenkin seurakunnan varhaiskasvatukseen, perhe- ja musiikkitoimintaan osallistuu eri-ikäisiä lapsia: vauvoja aikuisten seurassa, ihmetteleviä taaperoita, innokkaita leikki-ikäisiä sekä jo hieman omatoimisempia koululaisia. Turvallisuussuunnittelussa tärkeä lähtökohta on toimintaan osallistuvien lasten iän ja kehityksen huomioiminen. Toinen keskeinen lähtökohta on toiminnan sisältö: mitä tehdään, missä toimintaympäristössä ja onko toiminta säännöllistä vai kertaluonteista. Näillä perusteilla lähdetään tarkastelemaan kulloinkin suurinta hallittavissa olevaa osallistujamäärää ja henkilöstön määrää.

Ryhmäkoko

Minkä kokoiset tilat ovat sopivat lapsiryhmän ja toiminnan kannalta?
Miten lapsiryhmän koostumus on otettu huomioon ryhmän kokoa määriteltäessä?
Muistetaanko, että jos ryhmässä on 3-vuotiaita, ryhmän tulee olla isojen lasten ryhmää pienempi?
Erityistä tukea tarvitsevien lasten määrä ja ominaisuudet pienentävät lapsiryhmän kokoa. Miten se otetaan huomioon?
Muistetaanko, että varhaispedagogiikassa painottuvat henkilökohtainen vuoro- vaikutus, läheisyys ja kohtaaminen. Toiminta on laadukkaampaa pienessä ryhmässä.
Ryhmäkoko on ehdoton turvallisuustekijä ja myös työntekijän työturvallisuus- tekijä. Lapsiryhmän kokoon vaikuttavat mm lasten ikä ja kehitystaso, mahdolliset erityistä tukea tarvitsevat lapset, mahdolliset pyörätuolit tai muut apu- välineet, käytettävissä olevan tilan ominaisuudet ja koko, toiminnan luonne jne. Miten nämä tekijät otetaan huomioon?
Miten on otettu huomioon, että ohjaajan tulee tietää, mitä jokainen lapsi tekee ja missä hän on toiminnan aikana?
Miten on tiedostettu, että eri toimipisteissä voi olla erilainen ryhmäkoko käytettävissä olevasta tilasta johtuen?
Miten turvallisuusnäkökulmat huomioidaan silloin, kun työntekijä toimii yksin lapsiryhmän kanssa?
Miten ryhmäkoko vaikuttaa toiminnan sisältöön?
Miten ryhmäkoko ja henkilöstömäärä vaikuttavat retkiin ja ulkoiluun?
Montako henkilöä (lasta) saa kokoontumistilassa olla paloturvallisuussäädösten mukaan?

Ennakkotietojen kertominen osallistujille

Seurakunnan tulee arvion mukaan tarjota osallistujalle esimerkiksi seuraavia tietoja jo ennen palvelua, esimerkiksi leiriä tai retkeä:

Toiminnan vaativuustaso ja siihen osallistumiselle asetettavat osallistujan terveydentilaa ja muita henkilökohtaisia ominaisuuksia koskevat vaatimukset ja rajoitukset
Osallistujalta edellytettävä tarpeellinen valmistautuminen, osallistujalta mahdollisesti vaadittava ennakko-osaaminen tai taitotaso sekä tieto osallistumisen edellyttämistä viranomaisen antamista asiakirjoista ja luvista
Osallistumisesta aiheutuvat vaikutukset, jotka ovat luonteeltaan pysyviä tai joiden muuttaminen myöhemmin saattaa aiheuttaa suuria kustannuksia ja vaivaa edellyttämistä viranomaisen antamista asiakirjoista ja luvista
Varusteet, jotka osallistujan itsensä edellytetään ottavan mukaan toimintaan sekä mahdolliset rajoitukset omien varusteiden käyttämiseen
Tieto sellaisista toimintaan liittyvistä seikoista, joiden voidaan arvioida olevan merkityksellisiä osallistujan terveyden kannalta tai joiden muutoin voidaan olettaa merkittävästi vaikuttavan osallistujan osallistumismotivaatioon (esim. jos ohjelmaan liittyy eläinten kanssa toimimista tai muita allergiariskejä).
Tarpeelliset toiminta- ja käyttäytymisohjeet toiminnan aikana (esim. tieto siitä, että päihteiden vaikutuksen alaisena ohjelmaan osallistuminen on kiellettyä), opastus tarvittavien henkilönsuojaimien asianmukaiseen käyttämiseen sekä toimintaohjeet ja hätätilanneohjeet ja ohjeet toiminnan keskeyttämiseksi sen varalta, että osallistuja havaitsee terveydelle tai omaisuudelle aiheutuvan vakavan vaaran, sekä tarpeelliset turvallisuus- ja toimintaohjeet toiminnon jälkeen mahdollisesti huomioon otettavista seikoista
Toiminnan turvallisuudesta vastaavan henkilön tai henkilöstön nimeäminen ja tiedottaminen osallistujille. Tämä korostuu etenkin, jos toimintaa toteuttavat vapaaehtoiset tai alaikäiset ohjaajat.

Leiri- ja retkitoiminnoissa ennakkoinformaatiossa on tärkeää kertoa toiminnan olosuhteista ja vaatimuksista niin selvästi ja ymmärrettävästi, että osallistuja tietää mihin on osallistumassa ja voi kysyä tarvittaessa lisätietoja. Tarvittaessa osallistujien turvallisuuteen vaikuttavat asiat kerrataan ja täsmennetään leirin tai retken alussa esimerkiksi erityisellä turvallisuusneuvonnalla.

Ennakkotietojen antaminen perustuu kuluttajaturvallisuuslakiin, jonka mukaan kuluttajalla tai kuluttajaan rinnastettavalla henkilöllä on oikeus arvioida kuluttaja- palveluun liittyviä vaaroja. Tiedot on annettava kirjallisesti, jollei erityisistä syistä muunlainen tiedonanto ole tarkoituksenmukaisempaa.

Osallistujista kerätään ennakkoon tietoja, jotka auttavat seurakuntaa valmista- maan osallistujille turvallisen palvelun. Myös lyhytkestoisemmissa toiminnoissa voidaan tarvita osallistujilta tietoja, joilla on ohjelman kannalta merkitystä. Ennakkotietojen saamiseksi on hyvä käyttää apuna lomaketta tai ”osallistujakorttia”, joka voidaan laatia seurakunnassa eri toimintamuotojen tarpeista käsin ja niin että osallistumisesta terveydelle tai omaisuudelle aiheutuvan vaaran torjuminen on mahdollista. Esimerkiksi jos toiminnassa on suuri todennäköisyys joutua veden varaan, tulee osallistujien uimataito kartoittaa etukäteen. Jos taas leirillä edellytetään erityistä fyysistä tai psyykkistä kuntoa tai osaamista, saatetaan osallistujien terveydentilasta ja taidoista tarvita tietoa etukäteen. Leiritoiminnassa huomioon otettavat sairaudet ja lääkitykset, allergiat ja ruoka-aineallergiat voidaan selvittää erillisellä terveystietolomakkeella. Tietojen keräämiseen tulee olla riittävä peruste (tähän sisäinen linkki GDPR- lukuun).

Henkilökunnalla on aina oltava alaikäisten osallistujien huoltajien yhteystiedot, jotta heihin saadaan tarvittaessa yhteys. Tiedot on kerättävä ennen toimintaan osallistumista esimerkiksi osallistujakortin avulla. Lain mukaan alle 16-vuotiaiden osalta tarvitaan huoltajan suostumus osallistumiseen ja henkilötietojen tallentamiseen. Suuririskisiin ohjelmiin on erikseen pyydettävä alle 18-vuotiailta osallistujilta huoltajan suostumus. Seurakunnan on varmistettava suostumus kirjallisesti. Näitä toimintoja ovat muun muassa erityistä osaamista ja perustoimintaa suurempia riskejä sisältävät toiminnot ja retket, kuten esimerkiksi kalliokiipeily tai –laskeutuminen, kanoottiretki ja ratsastus.

Seurakunnan on monikulttuuristen ja vieraskielisten osallistujien osalta otettava huomioon heidän mahdollisuutensa omaksua ohjeita sekä erilaisista kulttuureista tulevien tavat, uskomukset ja arvot. Henkilökunnassa on oltava osallistujien määrä huomioon ottaen riittävästi kielitaitoisia työntekijöitä tai tulkkeja. Erityisesti suuria riskejä sisältävissä ohjelmissa ohjeet tulisi antaa osallistujien äidinkielellä tai jotain osapuolille yhteistä kieltä käyttäen. Ohjeiden ymmärtäminen tulee aina varmistaa. Mikäli toimintaan osallistuvilla tiedetään jo ennakolta olevan erityisiä tarpeita fyysisen tai psyykkisen terveydentilan vuoksi tai heidän tiedetään muusta syystä tarvitsevan erityistä huolenpitoa, on seurakunnan otettava nämä seikat huomioon henkilökunnan määrän mitoituksessa ja ammattitaitovaatimuksissa. Tällaisia erityisiä tarpeita omaavan osallistujan huoltajan tai hoitajan ajantasaiset yhteystiedot on varmistettava etukäteen, jollei huoltaja tai hoitaja ole leirillä mukana. Mikäli leirille osallistuva henkilö ei ole oikeustoimikelpoinen, lupa osallistumiselle on saatava huoltajalta. Tällöin myös ennakkotietojen saantiin osallistujasta on kiinnitettävä erityistä huomiota.