Työpaja seurakuntalaisten kanssa

Työpajan vaiheet

Työpajan suunnittelu ja toteutus koostuu seitsemästä vaiheesta.

Vaihe 1: Tavoitteet
Vaihe 2: Vastuutoteuttajat ja aikataulu
Vaihe 3: Pohjustus ja suunnittelu
Vaihe 4: Kutsu mukaan
Vaihe 5: Kutsu mukaan markkinoimaan
Vaihe 6: Työpajan toteuttaminen
Vaihe 7: Työpajassa sovittujen asioiden toimeenpano

Vaihe 1: Tavoitteet

Polku työpajan voi pitää hyvin monen asian äärellä. Tarkentakaa tavoite vastaamaan teidän tarpeitanne. Miettikää etukäteen:

• Mihin tällä työpajalla tähdätään?
• Mitä on tapahtunut onnistuneen työpajan jälkeen?

Esimerkki 1 Tavoitteena on käynnistää Polun innoittama kehittäminen seurakunnassa. Onnistunut työpaja on luonut kartan kehittämissuunnista ja suunnitelman millaisella organisaatio-/toimintamallilla niitä lähdetään kehittämään.

Esimerkki 2 Tavoitteena on ottaa Polku toimintamallina käyttöön seurakunnassa. Onnistunut työpaja on luonut suunnitelman seurakunnan Polun vastuuryhmistä ja siitä kuinka niihin haetaan avainvapaaehtoiset.

Vaihe 2: Vastuutoteuttajat ja aikataulu

Kutsukaa jo suunnitteluun mukaan avainhenkilöitä seurakuntalaisista, he ovat olennainen osa kaiken toteutuksessa.

• Kuka voisi innostua näin kokonaisvaltaisesta suunnittelusta?
• Kenellä olisi hyvät työvälineet suunnitella työstämistä, johtaa keskustelua tasavertaisesti ja innostaa?
• Esimerkki: Suunnitteluryhmän voi muodostaa esimerkiksi seurakunnan valitsemat kaksi työntekijää, luottamushenkilö ja kaksi muuta seurakuntalaista.

Sopikaa tarvittaessa työnjako

• Kuka johtaa suunnittelua, (Voisiko puheenjohtajana olla seurakuntalainen?) kuka kirjaa muistiin, kuka varaa tilan, hoitaa mahdolliset tarjoilut ja muut puitteet jne.?
• Sopikaa suunnitteluaikataulu ja työpajan aika.
• Huomioikaa riittävä aika viestiä työpajasta ja kutsua sinne aktiivisia toimijoita, seurakuntalaisia. Minkälaista osaamista ja innostusta tarvitsemme? Laatikaa yhdessä tämän vaiheen rekrytointi + kontaktointisuunnitelma, jonka avulla varmistatte riittävän monipuolisen toimijajoukon mukaan lähdön.

Vaihe 3: Pohjustus ja suunnittelu

Puhukaa auki mistä polussa on ylipäätään kyse “että jokainen löytäisi paikkansa elää yhteydessä seurakuntaan itselleen merkityksellisellä tavalla”. Olkaa avoimia, jotta kaikenlainen suunnittelu olisi mahdollista.

• Pohtikaa jo suunnitteluvaiheessa keitä voisi kutsua mukaan pohtimaan ja valmistelemaan.
• Mitä voidaan koota tai työstää etukäteen (esimerkiksi nykytilan kooste) ja miten se saadaan aikaiseksi? Kts. kokonaisuus näkyväksi -työskentelyvinkki
• Millainen taustatieto antaa eväitä työpajaan? Esim. Seurakunnan toiminnan tilastot, erilaiset tutkimukset kunnan alueen asukkaista, kirkon nelivuotiskertomuksen nostot jne.
• Mitä työpajassa tehdään? Millaiset sen lopputuotokset ovat?
• Kirjatkaa työpajan tavoitteet ja aikataulu/suunnitelma sen kulusta.

Vaihe 4: Kutsu mukaan

• Tehkää innostavia mainospohjia, jolla kutsutte ihmisiä mukaan monin eri tavoin.
• Hyödyntäkää kutsuessa monikanavaisuutta. Jakakaa somessa tapahtuman esitettä. Muistakaa myös, että suorat kysymykset, tarinat, toiveet, unelmat, ideat jne. innostavat ja luovat ihmisille somessa tarttumapintaa asiaan.

SOME esimerkki 1. Olen x.x. ja minulla on unelma, että seurakunta olisi ihan jokaisen ihmisen oma paikka. Mikä on sinun unelmasi? Tuletko mukaan miettimään miten se voisi olla sitä myös muille?

SOME esimerkki 2: Ottakaa kuvia suunnittelusta ja laittakaa postaus esim. “Meillä on täällä suunnittelu käynnissä, mutta sinä puutut! Haluaisitko olla miettimässä millaisilla poluilla seurakunnan yhteydessä kuljetaan?”

• Avointa kutsua täydentää henkilökohtainen kutsu
• Kutsumisen merkittävyyttä ei voi ohittaa. Kutsu henkilökohtaisesti. Kutsu myös sellaisia keitä ei aiemmin ole kutsuttu. Soittakaa, lähettäkää yksityisviestejä. Kutsukaa ihmisiä kutsumaan omista piireistään mukaan ihmisiä. Toisinsanoin kutsukaa kaikin tavoin.

SOME esimerkki 3. Jakakaa tapahtuman mainosta ja kysykää seuraavassa postauksessa, mikä saisi sinut lähtemään mukaan tapahtumaan?

Vaihe 5: Kutsu mukaan markkinoimaan

Avatkaa markkinointi kaikille. Keillä kaikilla on mahdollisuus tehdä julkaisuja esim. Facebookiin ja Instagramiin? Onko heidän joukossaan muita, kuin työntekijöitä? Tavoitteena on, että jokainen tekee omissa kanavissaan markkinointia ja kutsuu omasta piiristään mukaan ihmisiä, jotka puolestaan voivat kutsua mukaan uusia ihmisiä.

• Osallistavaa markkinointia. Kysykää ihmisiltä somessa, eri alustoilla ja ryhmissä ajatuksia mitä olisi hyvä ottaa huomioon. Kannustakaa myös muita työaloja tekemään samoin.
• Tarinallistakaa markkinointia. Miettikää, miten voisitte suunnitteluvaiheessa jo viestiä ja markkinoida somessa. Jokaisessa kohtaa kysyen, kertoen ja innostaen.
• Pyritään pois ilmoitustaulumaisesta tapahtumajulkaisusta ja tehdään tästä yhteisölliseen tapaan yhteinen.

SOME esimerkki 1: Jokaiseen puskaradioon tai alueen omiin someryhmiin laitetaan suoria kysymyksiä “Miten pitäisi markkinoida tapahtumaa, joka on kaikille teille?”

SOME esimerkki 2: Laittakaa kuvia Instagramin tai Facebookin stooreihin ihmisistä eri elämänvaiheiden keskeltä (muista ilmaiset kuvapankit) ja liittäkää niihin pohdintoja ja suoria kysymyksiä.

• Lapsiperheet elää melko kiireistä arkea. Nuoret elää nyt monenlaisten paineiden puristuksissa. Oletko nuori itsenäistymisen kynnyksellä? Miten tavoitamme sinut parhaiten? Mihin osallistuisit mieluiten? Mikä tekee sinulle tilanteesta mukavan? Millaiseen tilaisuuteen kutsuisit ystäväsi mukaan? Millaiseen tilaisuuteen olisit itse lähdössä?
• Jakakaa lisäksi näitä kysymysten kautta esiin tulleita ajatuksia eteenpäin stoorissa. Jakaminen inspiroi kirjoittamaan lisää ajatuksia edellä olleeseen kysymykseen. Pyydä alkuun myös tuttuja jo aktiivisestikin toiminnassa mukana olevia kommentoimaan julkisesti. Näin kynnys madaltuu myös muilta. Muista piilottaan nimet ja muut tunnisteet, kun jaat storyyn tulleita toisten ihmisten ajatuksia.

SOME esimerkki 3. Pyytäkää avainhenkilöitä tekemään itse omia postauksia omille ja seurakunnan sivuille. Pyytäkää heitä kertomaan julkisesti miksi he ovat menossa työpajaan ja kutsumaan samalla muita mukaan.

Vaihe 6: Työpajan toteuttaminen

Tehkää vielä juuri ennen itse työpajaa somepostauksia siitä, mitä on tapahtumassa ja että vielä ehtisi mukaan.

SOME esimerkki: Ottakaa kuva vaikkapa tarjoiluista, joita valmistellaan. Jakakaa kuva sosiaalisessa mediassa kertoen, että täällä laitetaan jo valmiiksi herkkuja, tule xx talolle tänään kello x.

• Varmistakaa, että avainhenkilöillä on omien vastuidensa kanssa luottavainen ja inspiroitunut olo. Rakentakaa aikataulu niin, että vastuuhenkilöt voivat olla rauhassa vastaanottamassa ihmisiä ja varmistamassa, että tulijan olisi helppo ja mukava liittyä joukkoon.
• Mikäli päivä toteutetaan etänä, tulee olla jo hyvissä ajoin vastaanottamassa mukaan liittyviä ts. Miettikää miten livetilanteessa kohdataan ja muuttakaa se virtuaalimaailmaan sopivaksi.

Työpajan vetämisessä voidaan käyttää tämän sivuston kokoavia ja kehittäviä työskentelyjä tavoitteistanne riippuen. Tai luokaa itse omia työskentelyjä.

Vaihe 7: Työpajassa sovittujen asioiden toimeenpano

Sopikaa, miten asioita lähdetään toteuttamaan ja toteuttakaa ne.