Seurakunnan muiden työntekijöiden vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuus

Monet kirkon työntekijät (esimerkiksi vahtimestarit, sihteerit ja hautausmaan työntekijät) joutuvat päivittäin pohtimaan, mitä tietoja ulkopuolisille voi kertoa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi toimitusten ajankohdat ja paikat. Lähtökohtana on, että ulkopuolisille ei saa antaa ihmisten henkilötietoja. Työntekijällä on aina oikeus kysyä neuvoa ja puhua asiasta esihenkilönsä kanssa. Jos tiedon antaminen epäilyttää, on parempi tarkistaa tiedonanto-oikeus.

Kirkon jumalanpalveluselämä on lähtökohtaisesti julkista. Sen käytännön toteutuksissa on kuitenkin otettava huomioon yksityiselämän suoja sekä tietosuoja-asetus.

Kirkkolain 10 luvun 4 §:ssä säädetään, että kirkon hallinnossa sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) (julkisuuslaki), jollei kirkkolain 7 luvun 9 §:stä (rippisalaisuus), 8 luvun 1 §:stä (henkilötietojen käsittely) tai 12 luvusta (muutoksenhaku) muuta johdu. Yksityiseen henkilöön kohdistuvaa sielunhoitoa tai diakoniatyötä koskeva asiakirja on pidettävä salassa.

Kirkkolain 8 luvun 1 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyyn diakoniatyössä sovelletaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 4–7, 9–15, 17, 19, 22, 24, 37–42, 44, 45, 50–52 sekä 62 ja 63 §:ää. Lain mukaan asiakastiedot ovat pysyvästi salassa pidettäviä, eikä tietoja sisältävää asiakirjaa, sen kopiota tai tulostetta saa näyttää tai luovuttaa sivulliselle tai antaa sivullisen käytettäväksi. Sivullisella tarkoitetaan muita kuin oman seurakunnan diakoniatyössä toimivia viranhaltijoita ja työntekijöitä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.  Kirkkolain 8 luvun 2 §:n mukaan erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja saa lisäksi käsitellä vain, jos käsittely on käsittelytarkoituksen kannalta välttämätöntä. Siten diakoniatyössä saa käsitellä ainoastaan sellaisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (mm. etninen alkuperä, terveydentilatieto, seksuaalinen suuntautuminen), jotka henkilön avustustarpeen kannalta ovat välttämättömiä.

Viranomaisen palveluksessa oleva tai luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisen lukuun on päättynyt.

Vaitiolovelvollisuuden rajoja koskevia kysymyksiä esiintyy erityisesti diakoniatyöntekijöiden, erityisnuorisotyönohjaajien, nuorisotyönohjaajien sekä lasten ja perheiden parissa työskentelevien työssä. Useiden kirkon työntekijöiden työhön kuuluvat sielunhoito ja luottamukselliset keskustelut olennaisena osana (KJ 3:22). Nämä sielunhoitokeskustelut ovat uskonnon harjoittamista. Tästä huolimatta lainsäätäjä ei ole asettanut muiden kuin pappien ja virassa olevien lehtoreiden ripissä tai sielunhoidossa saamia tietoja ehdottoman rippisalaisuuden piiriin.

Tämä vaitiolovelvollisuuden absoluuttisuutta koskeva ero on lainsäädännössä selvä, mutta välttämättä se ei ole selvä kaikille kirkon työntekijöille tai heidän kohtaamilleen ihmisille. Tullessaan kertomaan asioistaan vaikkapa diakoniatyöntekijälle tai papille henkilö ei välttämättä tule ajatelleeksi, että heidän vaitiolovelvollisuutensa on erilainen. Jossakin määrin tilannetta voitaneen parantaa tehokkaalla tiedotuksella tai siten, että kirkon työntekijä kertoo ennen luottamuksellisen keskustelun aloittamista vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuutensa laajuudesta.

Vaitiolovelvollisuuden sisältävien oikeudellisten säännösten moninaisuus ja tulkinnanvaraisuus aiheuttaa sekavuutta viranhaltijan vaitiolovelvollisuuteen liittyen. Aina ei ole selvää, kuuluuko jokin seikka viranhaltijan vaitiolovelvollisuuden piiriin vai ei. Kirkon työntekijä, joka on saanut tietoonsa luottamuksellisen asian (julkisuuslaki 23 §, 24 § ja KL 7:9 §, 10:4.1), on sidottu vaitiolovelvollisuuteen, ellei häntä lain nojalla velvoiteta antamaan tietoa tai ellei asiakas, jonka suojaksi vaitiolovelvollisuus on säädetty, anna suostumustaan tiedon ilmoittamiseen.

Oikeudenkäymiskaaren 17 luvun 17 §:n mukaan virkamies tai julkista tehtävää tai asiaa toimittamaan valittu tai määrätty ei saa todistaa siitä, mitä hänen tässä toimessaan lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 22–23 §:n mukaan on salassa pidettävä. Vaitiolovelvollisuus estää myös sellaisten asiakirjojen käytön todisteena, jotka sisältävät vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvia tietoja.

On huomattava, ettei OK 17 luvun 23 § luo vaitiolovelvollisuutta sinänsä, vaan se ainoastaan säilyttää vaitiolovelvollisuuden myös oikeudenkäynnissä. Vaitiolovelvollisuuden olemassaolosta ja sen sisällöstä on virkamiesten osalta siis säädettävä jossakin muussa laissa, mm. julkisuuslaissa ja kirkkolaissa.

Oikeudenkäymiskaaren säännöksen perusteella tämä muussa laissa säädetty vaitiolovelvollisuus pysyy voimassa myös virkamiehen ollessa todistajana. Mikäli virkamiehen vaitiolovelvollisuus taas on muualla lainsäädännössä säädetty ehdottomaksi, ehdottomuus säilyy OK 17:23 §:n perusteella myös kaikissa tilanteissa virkamiehen ollessa todistajana oikeudenkäynnissä. Vaitiolovelvollisuudesta ei ole mahdollista poiketa edes tutkittaessa törkeitä rikoksia. Tätä todistamiskieltoa ei ole mahdollista syrjäyttää julkisella rikoksen selvitysintressillä. Tältä osin tilanne on selkeä.

Muutoin vaitiolovelvollisuuden laajuus ja sen syrjäytyminen vaikkapa päämiehen suostumuksella riippuu siitä, miten laajaksi tai ehdottomaksi vaitiolovelvollisuus on sen perustavassa erityislaissa säädetty. Mikäli virkamiehen vaitiolovelvollisuus on säädetty yksityisten intressien suojaksi, henkilö, jonka suojaksi vaitiolovelvollisuus on säädetty, voi antaa suostumuksensa vaitiolon poistamiseksi. Tällöin virkamiehelle syntyy todistamisvelvollisuus ja häntä voidaan kuulla oikeudenkäynnissä.

Vaitiolovelvollisuuden perustavassa laissa (katso sivu Muun lainsäädännön vaikutus seurakunnan työntekijän vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuuteen) saattaa olla toiselle viranomaiselle myönnetty oikeus saada tietää muutoin salassa pidettäviä asioita. Jos esimerkiksi poliisi on oikeutettu saamaan tietoja, samat tiedot voidaan antaa todistajana asiaa koskevassa rikosoikeudenkäynnissä.

Kirkon työntekijä on ilmoitusvelvollinen rikoslain 15 luvun 10 § ja lastensuojelulain nojalla. Lastensuojelulain mukaisesta ilmoitusvelvollisuudesta on laajemmin kohdassa Lastensuojelulaki ja ilmoitusvelvollisuus.

Kirkon palveluksessa oleva muu työntekijä kuin pappi tai virassa oleva lehtori on velvollinen salassapitosäännösten estämättä antamaan viranomaiselle tiedon sellaisten laintasoisten säännösten nojalla, joita on sovellettava myös kirkon hallinnossa (katso sivu Muun lainsäädännön vaikutus seurakunnan työntekijän vaitioloon ja ilmoitusvelvollisuuteen). Tietoja ovat oikeutettuja pyytämään muun muassa holhousviranomainen, sosiaaliviranomainen, poliisi ja ulosottomies. Tiedon antajalle syntyy lakiin perustuvan tietopyynnön nojalla tiedonantovelvollisuus.

Sillä ei ole merkitystä, millä tavoin salassa pidettävä asia on tullut työntekijän tietoon. Vaikka muutkin työntekijät kuin papit ja virassa olevat lehtorit vastaanottavat ripin ja tekevät sielunhoitotyötä, he joutuvat antamaan tiedoksi saamastaan seikasta tiedon, jos sitä heiltä lain nojalla pyydetään. Toisaalta he ovat myös oikeutettuja paljastamaan salassa pidettävän seikan, mikäli asiakas antaa siihen suostumuksensa ja mikäli vaitiolovelvollisuus on säädetty ko. asiassa asiakkaan yksityisyyden suojaamiseksi (julkisuuslaki 24 § kohdat 6, 23, 25–32 sekä KL 10:4 sielunhoito ja diakoniatyö).

Yhteiskunnassa eri viranomais- ja muiden tahojen välinen yhteistyö lisääntyy. Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettu laki pyrkii osaltaan selkeyttämään yhteistyötä eri viranomaisten välillä ja parantamaan asiakkaan asemaa. Myös kirkon työntekijät ovat mukana monenlaisessa yhteistyössä niin varhaiskasvatuksen, kouluyhteistyön, poliisitoimen sekä hyvinvointialueen sosiaalihuollon ja terveydenhuollon kanssa. On kuitenkin muistettava, että asiakaslaista huolimatta jokaista yhteistyöhön osallistujaa sitoo oman toimialansa lainsäädäntö, eivätkä säännökset ole aina samanlaisia kaikilla toimialoilla. Tämän vuoksi on erityisen tärkeää, että kirkon työntekijät tuntevat ne säännökset, joiden sitomina he osallistuvat yhteistyöhön. Laintasoisista normeista ei voi yhteisesti sopia toisin.

Vaitiolovelvollisuus tarkoittaa pääsääntöisesti sitä, että salassa pidettävästä asiasta ei voi kertoa edes toiselle vaitiolovelvolliselle. Tämän vuoksi on tärkeää, että yhteistyössä mukana olevat seurakunnan työntekijät pyytävät asiakkailtaan suostumuksen ilmaista tiettyjä henkilöön liittyviä asioita, jos se on yhteistyössä tarpeen. Asiakkaalta tulee pyytää yksilöity lupa, josta ilmenee salassa pidettävän asian laatu ja millaisessa yhteydessä salassa pidettävä asia mahdollisesti ilmaistaan. Jotta luvan antaminen voidaan todentaa jälkikäteen, lupa tulee antaa kirjallisesti ja se on säilytettävä asianmukaisella tavalla. Asiakkaan oikeusturvan kannalta on tärkeää, että asiakkaalta ei pyydetä lupaa kaikkien mahdollisten häntä koskevien salassa pidettävien asioiden ilmaisemiseen, vaan luvan tulee olla yksilöity. Asiakas voi olla myös itse mukana yhteistyöpalaverissa, jolloin hän voi itse kertoa asioistaan ja säädellä sen, mitä kertoo ja mitä jättää kertomatta.

Mitä enemmän seurakunnat ja kirkko ovat yhteistyössä eri viranomaisten ja palveluntuottajien kanssa, sitä todennäköisempää on, että seurakunnan toiminta mielletään osaksi järjestelmää, jossa eri tahot pyrkivät päämäärään, joka on asiakkaan hoidon ja huollon kannalta tarkoituksenmukaista ja samalla asiakkaan oikeusturvan kannalta toimivaa. Esimerkiksi sosiaalihuollon asiakaslaissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että oikeusohjeista, joilla säädetään salassapidosta, tietojen saamisesta ja luovuttamisesta sekä viranomaisten keskinäisistä suhteista, muodostuu tarkoituksenmukainen kokonaisuus.

Mikäli seurakunnat ovat läheisessä yhteistyössä niiden tahojen kanssa, joita edellä mainittu asiakaslaki sitoo, viranomaiset, joilla lain mukaan on oikeus tietojen saantiin, saattavat velvoittaa myös seurakuntia antamaan niitä. Toki on muistettava, että lain lähtökohta on asiakkaan, erityisesti alaikäisen etu. Hallituksen esityksessä todetaan, että säännösten tulee samanaikaisesti suojata riittävästi henkilön yksityisyyttä, ja toisaalta antaa viranomaisille mahdollisuus tarkoituksenmukaiseen tietojen vaihtoon asiakkaan hyväksi sekä ehkäistä väärinkäytöksiä ja etuuksien takaisinperintätilanteita. Yhteistyö eri tahojen kesken on useimmiten hyvä mahdollisuus asiakkaan kokonaisvaltaiseen auttamiseen, mutta samanaikaisesti on korostettava sitä, että seurakunnalla on oma erillinen tehtävänsä ja identiteettinsä – jo lainsäädännönkin perusteella.

Työnohjauksella tuetaan työntekijöiden ammatillisuutta ja autetaan heitä kehittymään sielunhoitajina. Työnohjauksessa käsitellään siten myös sielunhoidollisissa keskusteluissa esille tulevia asioita.

Työnohjauksen tavoitteena on oppia oman työn tilanteista, lisätä omaa ymmärtämistä ja selkiyttää omassa työtilanteessa nousseita tunteita. Työnohjaus on luottamuksellista. Työnohjauksessa käsiteltävä aineisto on pääsääntöisesti salassa pidettävää ja siten vaitiolovelvollisuuden piirissä. Työnohjauksessa ei ole oleellista asiakkaan henkilöllisyys, vaan ne asiat, joiden käsittelyn avulla ohjattava haluaa syventää ammatillista osaamistaan. Työnohjausraportit tuleekin laatia siten, että keskustelussa mukana olleen henkilöllisyys ei tule ilmi. Myös työyhteisöä koskevat asiat käsitellään siten, että yksittäisten työntekijöiden henkilökohtaiset asiat pysyvät salassa. Työnohjauksen tavoite on auttaa kasvamaan auttajana.

Kirkon työssä työnohjaaja valitaan siten, että ammatillisuuden vaatima etäisyys on mahdollinen. Esihenkilö ei voi toimia alaisensa työnohjaajana. Ei myöskään pidetä suositeltavana, että saman työyhteisön henkilöt ovat työnohjaussuhteessa.

Seurakunnan tulee huolehtia työnohjauksen järjestämisestä myös vapaaehtoisille. Tukea voi antaa esimerkiksi toimintaa organisoiva tai joku muu tehtävään nimetty seurakunnan työntekijä tai ulkopuolinen työnohjaaja. Tuki voidaan järjestää tarpeen mukaan tai säännöllisenä vapaaehtoisten työnohjauksena.

Luottamuksellisen työskentelyn periaate koskee sekä työnohjausta että konsultaatiota. Vaitiolovelvollisuuden merkitys korostuu esimerkiksi silloin, kun työntekijä on kohdannut niin vaikean tapauksen, että puhumiseen on pakottava tarve. Tällöin on mahdollista puhua asiasta työnohjauksessa, mutta ei missään muualla. Taakan jakaminen ammatillisessa viitekehyksessä auttaa työntekijää itseään ja samalla turvaa hänen mahdollisuutensa auttaa jatkossa apua hakevaa.

Luottamushenkilöitä ja vapaaehtoisia koskevat julkisuuslain vaitiolosäännökset. Julkisuuslaissa on vaitiolovelvollisten piiri pyritty ilmaisemaan mahdollisimman kattavasti.

Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen on päättynyt.

Julkisuuslain säännösten perusteella vaitiolovelvollisuutta koskevia säännöksiä sovelletaan myös luottamustehtäviä hoitaviin, harjoittelijoihin sekä muihin viranomaisorganisaatiossa tosiasiallisesti toimiviin, kuten vapaaehtoisiin sekä viranomaisen toimeksiannosta toimiviin ja toimeksiantotehtävän saaneen palveluksessa oleviin.

Luottamushenkilöiden vaitiolon laajuus ja ehdottomuus on siis hyvin pitkälti samanlainen kuin kirkon muulla työntekijällä.

Vapaaehtoisten kohdalla on tehtävä ero siinä, toimivatko he seurakunnan tehtäväksi annosta vai eivät. Esimerkiksi palvelevan puhelimen toiminnassa mukana olevat, lähimmäispalvelutyötä tekevät, rippikoulujen isoset taikka Saapas-toiminnassa mukana olevat vapaaehtoiset toimivat seurakunnan toimeksiannon nojalla. Jos vapaaehtoisella on edellä mainitun kaltainen asema seurakunnan toiminnassa, on hänellä seurakunnan työntekijään rinnastettava vaitiolovelvollisuus tietoonsa tulleista, salassa pidettävistä asioista. Sen sijaan seurakunnan myyjäisiin vapaaehtoisesti työhön tulevalla seurakuntalaisella ei ole tällaista asemaa, minkä vuoksi hänen vaitiolovelvollisuutensa on moraalinen. Viimeksi mainitun vapaaehtoisen tietoon tulleita asioita ei juridisesti suojata, vaan hän on velvollinen esimerkiksi todistajana oikeudessa rangaistusuhan alaisena kertomaan hänelle uskotut asiat.

Alle 15-vuotiaat vapaaehtoiset, kuten kerhonohjaajat, ovat eri asemassa kuin tätä vanhemmat sikäli, että he eivät joudu rangaistusvastuuseen, vaikka eivät tekisi ilmoitusta (RL luku 3 pykälä 4).

Seurakunnan tulee tehdä selväksi vapaaehtoisryhmien vastuu. Vaitiolovelvollisuutta koskevan sitoumuksen allekirjoittaminen konkretisoi vaitiolovelvollisuutta seurakunnalle ja vapaaehtoisille. Vaitiolovelvollisuuden merkitystä tulee korostaa niin luottamushenkilöiden kuin vapaaehtoisten koulutuksessa ja tehtävään perehdyttämisessä.

Sekä kirkkojärjestyksessä että Katekismuksessa annetaan seurakunnan jäsenille velvollisuus huolehtia sielunhoidosta ja tarjota tilaisuus yksityiseen rippiin. Seurakuntalaisen lähimmäisenä tekemä sielunhoitotyö tai ripin vastaanotto on ainoastaan moraalisen vaitiolovelvollisuuden piirissä. Esimerkiksi kirkkomme eri herätysliikkeiden piirissä toimivien maallikoiden vaitiolovelvollisuus on vailla juridista suojaa. Siten heitä koskee mahdollinen laissa säädetty ilmoitusvelvollisuus.

Seurakunnassa kokoontuu paljon erilaisia ryhmiä – sururyhmiä, rukousryhmiä, erilaisia kasvuryhmiä ym. – joissa ihmiset avautuvat ja puhuvat ehkä hyvinkin vaikeista ja arkaluonteisista asioista. Jos tällaisen ryhmän vetäjänä toimii työntekijä taikka seurakunnassa tosiasiallisesti toimiva vapaaehtoinen, häneen sovelletaan vaitiolovelvollisuutta koskevia säännöksiä. Myös ryhmäläisten vaitiolovelvollisuus on tärkeä ja sitä onkin korostettava, jopa niin, että jokainen sitoutuu suullisesti tai kirjallisesti pitämään salassa sen, mitä ryhmässä kuulee. Samalla on kuitenkin muistettava, että tällainen vaitiolo ei ole juridisesti suojattu. Tämä merkitsee sitä, että seurakuntalainen saattaa olla velvollinen esimerkiksi todistajana oikeudessa kertomaan ryhmässä kuulemansa asiat.

Kirkkomme piirissä vietetään monenlaisia messuja ja niissä on erilaisia sielunhoidon käytäntöjä. Joissain yhteisöissä messuun voi kuulua alttarisielunhoitoa tai rukouspalvelua. Nämä tilanteet tulee järjestää niin, etteivät sivulliset kuule niitä asioita, joita siinä kerrotaan.

Seurakunnan toimintaan kuuluu myös esirukous. Esirukouspyyntöjä tulee seurakuntaan monia eri reittejä: postin kautta, postilaatikkoon kirkon eteisessä, internetin tai sähköpostin kautta tai jonkun ihmisen tuomana. Seurakunnan työntekijällä onkin suuri vastuu siinä, että esirukouksen pyytäjä tietää esirukouspyyntöä jättäessään, missä ja miten julkisesti hänen asiansa puolesta rukoillaan. Useimmiten rukouspyyntöjen puolesta rukoillaan seurakunnan päämessussa, mutta jos rukouspyyntöjä on paljon, pyyntöjen puolesta voidaan rukoilla myös seurakunnan rukousryhmässä.

Kun esirukouspyynnöt tuodaan seurakunnan yhteiseen messuun tai rukousryhmään, on tärkeää huolehtia siitä, että rukouspyynnöistä ei voi tunnistaa yksittäisiä seurakuntalaisia. Esirukouksen pitäisi samaan aikaan olla niin yksityiskohtaista, että ihminen voisi tunnistaa oman rukousaiheensa, mutta niin yleistä, että muut eivät tunnista siitä kenen puolesta rukoillaan. Usein onkin hyödyllistä yhdistää pyyntöjä, esim. ”Rukoilemme niiden puolesta, jotka ovat pyytäneet esirukousta sairauden vuoksi: hänen puolestaan, joka on juuri saanut syöpädiagnoosin, hänen puolestaan, joka on toipumassa leikkauksesta ja hänen puolestaan, jonka mielenterveys on horjunut”.