Yleiskirje 6/2022

15.6.2022

Kirkon pääsopijaosapuolten yhteinen ohjeistus hengellisen työn työajattomien viranhaltijoiden ja työntekijöiden vapaa-ajan järjestämisestä

Kirkon pääsopijaosapuolet ovat KirVESTES 2022-2024 allekirjoituspöytäkirjan 8 §:n perusteella laatineet ohjeistuksen hengellisen työn työajattomien viranhaltijoiden ja työntekijöiden vapaa-ajan järjestämisestä. Vapaa-aikasuunnittelulla on pitkät perinteet seurakunnissa. Kirkkohallitus on myös tehnyt kauan voimassa olleen päätöksen pappien ja kanttorien vapaa-ajan suunnittelusta, jota on tuomiokapitulien ohjeistamana noudatettu seurakunnissa. Pääsopijaosapuolten yhteinen ohjeistus on tarkoitettu paikallisen vapaa-aikasuunnittelun tueksi, kun KirVESTES 142 §:n määräyksiä työajattomien vapaa-ajasta on kuluvalla sopimuskierroksella täsmennetty.

1. Yleistä

Kaikille hengellisen työn työajattomille viranhaltijoille ja työntekijöille (jäljempänä viranhaltijoille) annetaan KirVESTES 142 § 1 momentin mukaan kaksi vapaapäivää kalenteriviikossa. Sopimusmääräys on ollut voimassa pitkään. Sen soveltamista on 1.3.2022 voimaan tulleessa sopimusratkaisussa ohjeistettu aiempaa tarkemmin.

Pappien ja kanttorien vapaa-ajan suunnittelua on lisäksi pitkään ohjeistettu tarkemmin kirkkohallituksen antamalla päätöksellä papin, lehtorin ja kanttorin vuosilomasta, virkavapaudesta ja vapaa-ajasta (kirkkohallituksen päätös vuodelta 1995; kirkon säädöskokoelma nro 68, johon päivitetty päätökseen myöhemmin tehdyt muutokset). Kirkkohallituksen päätöstä noudatetaan käytännössä edelleen erityisesti pappien vapaa-aikojen suunnittelussa tuomiokapitulien antaman tarkemman ohjeistuksen perusteella. Muiden työajattomien vapaa-aikasuunnittelu on KirVESTES:n määräysten ja paikallisten käytäntöjen ja työnjohdon varassa.

Tällä kirkon pääsopijaosapuolten yhteisellä ohjeistuksella annetaan työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin ylläpitämisen näkökulmasta ohjeita siitä, miten vapaan antamisessa on syytä toimia KirVESTES 142 §:n määräysten perusteella. Lisäksi työnantajan on otettava huomioon, mitä työturvallisuuslaissa säädetään työntekijän työsuojelusta. Ohjeistuksessa on otettu huomioon kirkkohallituksen päätös papin ja kanttorin vapaa-ajan järjestämisestä, mutta tämä ohjeistus on suunnattu koskemaan kaikkia työajattomia.

Työnantaja vastaa vapaapäivien sijoittamisesta. Henkilöstön kanssa on käytävä läpi seurakunnassa noudatettavat pelisäännöt vapaapäivien sijoittamisesta sekä siirtämiskäytännöistä, jotta työ- ja vapaa-aikojen suunnittelulla voidaan tukea niin työn tarkoituksenmukaista toteuttamista kuin henkilöstön työhyvinvointia. Seurakunnissa on erilaisia toimivia vapaa-ajan suunnittelukäytäntöjä, joita voidaan edelleen jatkaa. Käytäntöjen muuttaminen kuuluu jatkuvan yhteistoiminnan piiriin.

2. Säännöllisten vapaapäivien sijoittaminen

Työajattomille viranhaltijoille annetaan kaksi säännöllistä vapaapäivää viikossa. Vapaapäivät annetaan KirVESTES 142 §:n perusteella palautumista ja lepoa ajatellen ensisijaisesti peräkkäisinä päivinä. Useilla työajattomilla vapaapäivät sijoittuvat nykyisin peräkkäisiksi päiviksi. Jos vapaapäivien antaminen peräkkäisinä päivinä ei ole perustelluista työstä johtuvista syistä mahdollista, vapaapäivät voidaan sijoittaa annettavaksi myös erikseen. Kuitenkin on syytä tavoitella, että vapaapäivät sijoitetaan peräkkäisiksi päiviksi aina, kun se on mahdollista.

Kirkossa on ollut käytössä vahva suositus, että työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi vapaapäivät sijoitetaan kaikille siten, että he voivat saada kerran kuukaudessa viikonloppuun sijoittuvan yhdenjaksoisen vapaan. Vaikka vapaapäivät säännöllisesti sijoittuisivat arkipäiville, esimerkiksi maanantaille ja tiistaille, kerran kuukaudessa pyritään turvaamaan viikonloppuvapaa. Tämä koskee myös kesäkuukausia. Jos vapaan viikonlopun saa hyväkseen jo muulla perusteella (esimerkiksi vuosiloman vuoksi), sellaisena kuukautena ei vapaapäiviä tarvitse lisäksi sijoittaa viikonloppuun.[1] Pääsopijaosapuolet suosittavat näiden käytäntöjen jatkamista. Vaikka suositus säännöllisten vapaapäivien sijoittamisesta vähintään kerran kuukaudessa viikonloppuun ei ole ehdoton, työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseksi sitä tulee pyrkiä noudattamaan. Toisaalta on huomattava, että vapaapäiviä voidaan sijoittaa viikonloppuun useamminkin kuin kerran kuukaudessa, jos se työjärjestelyjen vuoksi on mahdollista, tarkoituksenmukaista tai joskus jopa välttämätöntä.

Joillain työajattomilla työntekijäryhmillä on melko yleistä, että säännölliset vapaapäivät sijoittuvat valmiiksi lauantaille ja sunnuntaille (esimerkiksi diakonian viranhaltijat ja varhaiskasvatuksen ohjaajat). Tällöin säännöllisten vapaapäivien sijoittamiskäytäntö näyttäytyy erilaisena kuin niillä, joilla vapaapäivät ovat arkiviikolla. Kun vapaapäivät jo normaalisti sijoittuvat viikonloppuun, joudutaan niitä ajoittain siirtämään välttämättömien työjärjestelyjen, esimerkiksi leirien tai seurakunnallisten tapahtumien vuoksi muuhun ajankohtaan viikolla. Joka tapauksessa joka kuukausi tulee pyrkiä siihen, että voidaan antaa vähintään yksi vapaa viikonloppu.

KirVESTES 142 § 1 momentin soveltamisohjeen toisen kappaleen mukaan vapaapäivien sijoittumista kalenteriviikolla voidaan tilapäisesti muuttaa, jos se on työstä johtuvista syistä perusteltua. Säännöllisten vapaapäivien ajankohdan muuttamista tulee välttää, mutta tilapäisesti vapaapäivien sijoittaminen saman viikon tavanomaisesta poikkeaville päiville on mahdollista. Muutostarve tulee ilmoittaa työntekijälle välittömästi muutostarpeen tultua esihenkilön tietoon.

3. Kausisuunnitelmat tukemassa vapaapäivien sijoittamista

Papeille ja kanttoreille ja usein myös muille ryhmille on tehty vakiintuneesti etukäteinen kausisuunnitelma paitsi vapaapäivien, myös lomien, siirtyneiden vapaapäivien, leirivapaiden ja vastaavien poissaolojen järjestämiseksi. Kausisuunnitelman kesto on esimerkiksi neljä kuukautta. Tällä suunnittelulla pyritään nivomaan poissaolojen ja työn tarpeiden vaatimukset yhteen. Tuomiokapitulit tarvitsevat suunnitelmaa muun muassa papiston sijaisuusjärjestelyjen vahvistamista varten. Suunnitelmat pappien ja kanttorien vapaa-ajoista tehdään seurakunnissa ja annetaan pappien osalta tiedoksi tuomiokapitulille. Tuomiokapituli vahvistaa kirkkoherrojen vapaa-ajat ja lomat. Tällä ohjeistuksella ei ole tarkoitus muuttaa vallitsevia vapaa-ajan suunnittelu- ja vahvistamisohjeita papeille ja kanttoreille.

Myös muille viranhaltijaryhmille kuin papeille ja kanttoreille tehdään usein kausisuunnitelma. Se voi noudattaa samaa rytmiä kuin papeilla ja kanttoreilla tai poiketa siitä. Suunnitelma tehdään paikallisista tarpeista lähtien. Sen pituus voi siksi vaihdella eri seurakunnissa muutamista viikoista useisiin kuukausiin. Se voi myös poiketa samassa seurakunnassa eri työntekijäryhmillä. Pääsopijaosapuolet suosittavat paikallisten tarpeiden pohjalta määräytyvän kausisuunnitelman tekemistä kaikille työajattomille, jos sellaista ei ole vielä tehty. Kausisuunnitelma on syytä tehdä työn ennakoitavuuden ja työssä jaksamisen näkökulmasta niin pitkäksi ajaksi kuin mahdollista.

Silloin kun työajattoman vapaapäivät sijoittuvat kiinteästi tietyille viikonpäiville, niitä voidaan joutua siirtämään työtehtävien sijoittumisesta johtuen tai joskus myös viranhaltijan omasta pyynnöstä. Kausisuunnitelman tekeminen on tärkeää, koska siinä ennakoidaan paitsi säännöllisten vapaapäivien sijoittuminen myös niiden tiedossa olevat siirtotarpeet sekä erilaiset muut vapaat, jotka aiheuttavat poikkeamia säännölliseen viikkorytmiin (vuosilomat, kuukausittaiset viikonloppuun sijoittuvat vapaat, etukäteen viikolta toiselle siirrettävät vapaapäivät, leirityöaikahyvityspäivät ja lisävapaapäivät arkipyhänä tehdystä työstä). Kausisuunnitelma antaa ryhtiä työn suunnittelulle ja viranhaltijalle itselleen mahdollisuuden ennakoida vapaa-ajan suunnittelua ja vapaa-aikojen pitämistä.

Kun kausisuunnitelma tehdään pidemmäksi aikaa, esimerkiksi useaksi kuukaudeksi kerrallaan, on todennäköistä että kaikkia työtehtävien sijoittamisia ja niiden siirtotarpeita ei ole mahdollista ennakoida lopullisesti suunnitelmaa vahvistettaessa. Siksi on tärkeää sekä työnantajan että viranhaltijan kannalta, että niin säännöllisten vapaapäivien kuin muiden vapaiden siirtämisestä on laadittu selvät pelisäännöt etukäteen. Pääsopijaosapuolten mielestä on tärkeää, että työajattomien säännöllisiä vapaapäiviä pyritään suojelemaan siirtämiseltä. Palautumisen, työn ja perhe-elämän yhteensovittamisen sekä vapaa-ajan vieton näkökulmasta erityisesti säännöllisten vapaapäivien pysyttäminen vakiintuneilla ja kausisuunnitelmassa vahvistetuilla paikoillaan on tärkeää. Niiden siirtämistä tulee välttää. Äkillisissä siirtotilanteissa (esimerkiksi sairastuneen tilalle tarvitaan toinen viranhaltija) tulee sijaistus ensisijaisesti järjestää muulla tavalla kuin siirtämällä viranhaltijan säännöllistä vapaapäivää. Viranhaltijan säännöllisen vapaapäivän ”peruuttaminen” ja korvaaminen myöhemmin on viimesijainen toimenpide.

Leirillä työskentely on jaksamisen kannalta haastavaa. Siksi sopijaosapuolet suosittelevat leirityöstä palautumiseksi, että leirin jälkeen mahdolliset korvaavat vapaapäivät sekä leirityöaikahyvityspäivät annetaan mahdollisimman pian leirin jälkeen.

4. Säännöllisten viikoittaisten vapaapäivien korvaaminen uudella vapaapäivällä

KirVESTES 142 § 2 ja 3 momentissa on määräykset säännöllisten viikoittaisten vapaapäivien korvaamisesta. Ohjeistus lähtee siitä, että siirtäminen on luonteeltaan säännölliselle vapaapäivälle sijoittuneen työn vuoksi saamatta jääneen vapaapäivän korvaamista uudella vapaapäivällä. Tähän sisältyy eräitä yleisiä periaatteita:

1. Säännöllinen viikoittainen vapaapäivä voidaan siirtää saman kalenteriviikon sisällä, kun sille on työstä johtuvasta syystä tarvetta. Esimerkiksi jos varhaiskasvatuksen ohjaajan säännölliset vapaapäivät ovat lauantai ja sunnuntai, mutta häntä tarvitaan työhön viikonloppuleirille, hänen vapaapäivänsä voidaan sijoittaa samalle kalenteriviikolle toiseen ajankohtaan. Tämä on ensisijaista siihen verrattuna, että vapaapäivä tai molemmat vapaapäivät jäävät antamatta ja niiden tilalle annetaan korvaava vapaapäivä seuraavilla viikoilla. Jos kuitenkaan säännöllistä vapaapäivää ei voida työstä johtuvista syistä sijoittaa samalle viikolle muuhun kohtaan, vaan joudutaan antamaan korvaava vapaapäivä myöhemmällä viikolla, korvaamiseen noudatetaan seuraavien 2) ja 3) kohtien periaatteita.
2. Jos viranhaltija joutuu säännöllisenä vapaapäivänään työhön, hän saa korvauksena uuden vapaapäivän. Jotta korvaava vapaapäivä voidaan antaa, vapaapäivänä on tullut tehdä konkreettisesti ne työt, jotka siihen on sijoitettu tehtäväksi. Tässä seurataan samaa periaatetta kuin työajallisten työaikakorvauksissa. Jos vapaapäivälle sijoitettu työ tehdään, korvaava vapaapäivä annetaan. Mutta jos vapaapäivälle suunniteltu työ peruuntuu, ko. vapaapäivä tulee annetuksi normaalina vapaapäivänä, jolloin korvaavan vapaapäivän antaminen vastaavasti peruuntuu. Tilanteessa, jossa viranhaltija sairastuu eikä sen vuoksi voi tehdä vapaapäivälle sijoitettuja työtehtäviä, korvaavaa vapaapäivää ei anneta. Vapaapäivän korvaaminen uudella vapaapäivällä myöhemmällä viikolla edellyttää siis aina sitä, että vapaapäivänä on tehnyt sille suunnitellut työtehtävät. Siten myös siinä tilanteessa, jossa viranhaltija sairastuu säännöllisen vapaapäivänsä ajaksi, sairauden alle jääneen vapaapäivän tilalle ei anneta korvaavaa vapaapäivää, vaikka korvaava vapaapäivä olisi ehditty jo merkitä etukäteen tehtävään vapaa-aikasuunnitelmaan.
3. Toisaalta korvaavan vapaapäivien antamiseen sovelletaan samaa periaatetta kuin työajallisten työaikakorvauksen antamiseen vapaana. Jos viranhaltija on tehnyt vapaapäivälleen sijoitetut työtehtävät ja siten ansainnut korvaavan vapaapäivän, sitä ei menetä korvauksen antamishetkeen sijoittuneen sairastumisen vuoksi. Jos siis viranhaltija on esimerkiksi ollut pitämässä leiriä vapaapäivinään, hän on ansainnut kaksi korvaavaa vapaapäivää annettavaksi myöhemmällä viikolla. Kun nämä korvaavat vapaapäivät on suunniteltu annettavaksi esimerkiksi seuraavalla viikolla, mutta viranhaltija sairastuu niiden ajaksi, hän ei menetä niitä, vaan ne siirtyvät annettavaksi myöhemmin.

Työmarkkinajohtaja          Anna Kaarina Piepponen

Lakimies                             Timo von Boehm

Yleiskirje 6/2022