Dataskyddsbeskrivning för det gemensamma medlemsregistret för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland

1. Den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till de församlingar och centralregister som fungerar som personuppgiftsansvariga för det gemensamma medlemsregistret finns på adressen https://evl.fi/ta-kontakt

Kyrkostyrelsens kontaktinformation:
Kyrkostyrelsens kontaktuppgifter finns på adressen https://evl.fi/ta-kontakt

Personuppgiftsansvarig

Kyrkostyrelsen (FO-nummer 0118950-3)
Södra kajen 8, 00130 Helsingfors
PB 210, 00131 Helsingfors
tfn 09 18021, kyrkostyrelsen(at)evl.fi

Kontaktperson

Församlingsregistren
Kyrkostyrelsen
Södra kajen 8, 00130 Helsingfors
tfn 09 18021, kyrkostyrelsen(at)evl.f

2. Varför behandlas dina personuppgifter, dvs. för vilket ändamål?

Uppgifterna om medlemmarna i Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland upprätthålls i kyrkans gemensamma medlemsregister (nedan Kirjuri). Uppgifterna i Kirjuri används i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas egen verksamhet och förvaltning samt för att utöva de rättigheter och fullgöra de skyldigheter som kyrkans medlemmar har.

Församlingarna och centralregistren ansvarar för sina egna medlemmars personuppgifter i Kirjuri, för behandlingen, korrektheten och utlämnande av enskilda uppgifter om medlemmarna.

Kyrkostyrelsen får använda uppgifterna i medlemsregistret vid skötseln av uppgifter som regleras i kyrkolagen eller med stöd av den samt vid statistikföring och genomförande av undersökningar som anknyter till kyrkans verksamhet. Domkapitlen får använda uppgifterna i medlemsregistret för att sköta uppgifter som föreskrivs i kyrkolagen eller med stöd av den.

Kyrkostyrelsen ansvarar för medlemsregistrets allmänna funktionsduglighet, enhetliga registerfunktioner, informationsförvaltningen, datasäkerhet och den elektroniska arkiveringen. Kyrkostyrelsen beslutar om utlämnande av uppgifter via en teknisk anslutning och om utlämnande som inte gäller enskilda uppgifter om kyrkans medlemmar.

3. Varför får församlingen behandla dina personuppgifter, dvs. vilken är den rättsliga grunden för behandlingen?

Den rättsliga grunden för behandling av medlemsregisteruppgifter i Kirjuri är artikel 6.1 c och 9.2 d i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Bestämmelser om medlemsregister och om behandlingen av personuppgifter finns i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998), 16 kap. i kyrkolagen (1054/1993) och lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009).

4. Vilka slags personuppgifter behandlar församlingen?

Kirjuri innehåller uppgifter om kyrkans nuvarande och tidigare medlemmar (tidigare medlemmars uppgifter uppdateras inte):

• namn, namnhistorik (namnändringar)
• födelsedatum/personbeteckning
• modersmål, kontaktspråk
• adress, hemkommun, födelsehemkommun, boendeland
• boende (bostadens placering)
• födelseland/födelseort (om utomlands)
• e-postadress
• yrke
• uppgift om dödsfall
• begravningsinformation
• inträde i och utträde ur kyrkan
• medlemskaps- och flytthistorik
• medborgarskap
• uppgifter om familjeförhållanden: äktenskap, barn, föräldrar
• intressebevakning och begränsningar i handlingsbehörigheten
• förbud och begränsningar i utlämning av uppgifter
• uppgifter om konfirmandundervisning och konfirmation
• kyrkliga förrättningar (dop, vigsel till äktenskap, välsignelse av äktenskap, jord-fästning) och präst som utfört förrättningen
• uppgifter om kyrkligt förtroendeuppdrag enligt 16 kap. 1 § 2 mom. i kyrkoord-ningen (1055/1993)
• vårdnadsförhållande/vårdnadshavare (minderåriga barn).

För referenspersoner till kyrkans medlemmar (t.ex. äkta make, barn, förälder), som inte själva är medlemmar av kyrkan, finns begränsade uppgifter i Kirjuri. Beroende på situation kan det för referenspersonen dock finnas ett mer omfattande datainnehåll kopplat till en enskild händelse (t.ex. vid prövning av hinder för äktenskap kan det även finnas uppgift om referenspersonens civilstånd och medborgarskap):

• namn
• födelsedatum/personbeteckning
• dödsdag
• make/maka/makar (som är medlemmar) = äktenskap/registrerat partnerskap
• hindersprövning med en medlem
• barn (som är medlemmar)
• föräldrar
• namnändringar
• ändring av personbeteckning.

5. Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vilket är deras ursprung?

Uppgifterna i Kirjuri härstammar från manuella kyrkböcker och församlingarnas tidigare medlemsregister. Uppgifter överförs även från befolkningsdatasystemet och församlingarnas egna system. Uppgifter som registreras i Kirjuri fås också av parten själv eller partens vårdnadshavare och i samband med församlingens verksamhet (kyrkliga förrättningar).

6. Hur länge lagras dina personuppgifter?

Informationen i medlemsregistret Kirjuri förvaras varaktigt (KL 16 kap. 12 §).

7. Vart utlämnas uppgifterna?

Medlemsuppgifter ur Kirjuri används i kyrkans egen verksamhet och förvaltning. Inom ramen för detta är uppgifterna inte avsedda att utelämnas utanför kyrkans egen verksamhet.

Uppgifter i medlemsregistret används också för informationstjänst som gäller officiella befolkningsdata. Bestämmelser om denna myndighetsuppgift finns i 48 § i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009), enligt vilken myndigheter har rätt att ur medlemsregistret skriftligen lämna ut enstaka befolkningsuppgifter om sina medlemmar för att medlemmarna i fråga ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter. När uppgifter lämnas ut ska bestämmelserna i 4 kap. i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata iakttas i tillämpliga delar. På denna grund lämnas uppgifter ur medlemsregistret ut bland annat till bouppteckningsförrättare, banker, myndigheter och släktutredare. Uppgifter lämnas inte ut till utomstående, om det inte är nödvändigt för skötseln av myndighetsuppgifter.

Det tekniska underhållet av Kirjuri har lagts ut på en användartjänst- och programleverantör som fyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

8. Överförs uppgifterna utanför EU eller EES?

Uppgifter ur Kirjuri överförs inte utanför EU eller EES.

9. Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du rätt att känna till och besluta om behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att:

• begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter
• begära begränsning av behandlingen av personuppgifter eller motsätta dig behandlingen av dem, samt rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig
• återkalla ditt samtycke om behandlingen grundar sig på ditt samtycke
• lämna in klagomål över behandlingen till den nationella tillsynsmyndigheten, om du anser att behandlingen av personuppgifter som gäller dig strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Den rättsliga grunden och användningsändamålet för behandlingen av uppgifterna kan dock begränsa din möjlighet att utöva de ovan nämnda rättigheterna.

Hur kan du utöva dina rättigheter?
Du kan lägga fram en begäran om att utöva dina rättigheter genom att besöka din församling. Samtidigt får du personlig handledning och råd om hur du kan utöva dina rättigheter. Du måste sköta detta personligen så vänligen bered dig på att styrka din identitet.

10. Kontaktuppgifter till den nationella tillsynsmyndigheten och dataskyddsombudet

Dataskyddsmyndighet i Finland är dataombudsmannen:
Dataombudsmannens byrå
Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
PB 800, 00531 Helsingfors
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:
Kontaktuppgifterna till dataskyddsombudet i din församling finns på församlingens webbplats. E-postadressen till Kyrkostyrelsens dataskyddsombud är
tietosuojavastaava.kkr@evl.fi