Frågor och svar till stöd för arbetsgivarna i coronatiden

 

Frågor i situationer när arbetet har minskat på grund av att församlingens verksamhet har avbrutits och det inte finns annat arbete

 

Är det möjligt att avtala om permittering med en tjänsteinnehavare/arbetstagare?

Svar (uppdaterad 20.4.2020):

Det är i princip möjligt, men man måste beakta att bestämmelserna skiljer sig åt mellan tjänsteinnehavare och arbetstagare i arbetsavtalsförhållande. 

När det gäller tjänsteinnehavare finns bestämmelser om permittering som grundar sig på avtal i KL 6:44 §. Enligt 3 mom. kan på initiativ av arbetsgivaren, medan ett tjänsteförhållande fortsätter, avtal ingås mellan tjänsteinnehavaren och arbetsgivaren om permittering av tjänsteinnehavaren, när detta är behövligt på grund av arbetsgivarens verksamhet och ekonomiska situation. Permitteringen kan genomföras så att tjänsteutövningen och löneutbetalningen avbryts tills vidare eller för viss tid antingen helt eller delvis, medan tjänsteförhållandet i övrigt förblir i kraft. I fråga om permittering av en annan präst än kyrkoherden eller en lektor i församlingen ska ett utlåtande begäras av domkapitlet.

I fråga om arbetstagare i arbetsavtalsförhållande finns bestämmelser om permittering i AAL 5:2 §. Enligt paragrafens 2 mom. får arbetsgivaren och arbetstagaren, medan anställningsförhållandet varar, avtala om permittering för viss tid i de fall då det är behövligt på grund av arbetsgivarens verksamhet eller ekonomiska situation. Församlingsarbetsgivaren kan emellertid avtala om permittering med en visstidsanställd endast om arbetstagaren är vikarie för en ordinarie arbetstagare och arbetsgivaren skulle ha rätt att permittera den ordinarie arbetstagaren om han eller hon vore i arbete (AAL 5:2 § 3 mom.). De tillfälliga ändringar i arbetsavtalslagen som gäller permittering av visstidsanställda gäller inte församlingsarbetsgivare.

Observera att även när det avtalas om permittering av tjänsteinnehavare/arbetstagare på arbetsgivarens initiativ, ska permitteringen behandlas i det samarbetsförfarande som avses i kapitel 3 i Kyrkans samarbetsavtal, med iakttagande av tidsfristerna. Det är bra om arbetstagaren på förhand utreder sin rätt till utkomstskydd för arbetslösa i ett sådant fall.

Hur ska man förfara vid rekryteringen av säsongarbetare medan coronavirus-epidemin pågår?

Svar:

Svaret på denna fråga beror på i vilket skede av rekryteringsprocessen man befinner sig. Utgångspunkten är att församlingen bör hålla fast vid avtal som har ingåtts med säsongarbetare. Om församlingen planerar att permittera sin personal måste man dessutom beakta arbetsgivarens skyldighet att, om möjligt, som alternativ till permitteringen erbjuda ett lämpligt arbete åt arbetstagare som hotas av permittering. I det följande tittar vi närmare på saken utifrån rekryteringsprocessens skeden:

1) Ansökningstiden för säsongarbetare är avslutad, men beslut om anställning har inte ännu fattats.

Om inga beslut om anställning ännu har gjorts, har församlingen ingen skyldighet att anställa någon av de sökande. Om man samtidigt har övervägt permitteringar, måste arbetsgivaren erbjuda säsongarbeten i första hand till den ordinarie personal som hotas av permittering. Arbetsgivaren måste se till att alla som börjar ett säsongarbete får introduktion i uppgifterna.

2) Beslut om anställning har ännu inte fattats, men man har låtit förstå att sökanden får jobb.

En sökande måste anställas enligt löfte, om man redan har hunnit meddela den sökande att hen anställs. Sökanden har rätt att anta att den som meddelat detta har haft befogenhet att fatta beslut om anställningen. Till exempel ett muntligt meddelande eller ett meddelande per e-post om antagning till arbetet är lika giltigt som ett skriftligt avtal.

3) Beslut om anställning har fattats, men de valda har inte ännu meddelats och arbetsavtal har inte undertecknats.

Om behovet av den fast anställda personalens arbete i församlingen förändras på grund av corona-epidemin innan man har hunnit meddela de till säsongarbetet antagna om anställningen, bör församlingen i första hand erbjuda arbete åt sin fastanställda personal. Arbetsavtal med säsongarbetare ska inte ingås, utan valet förfaller om fastanställd personal tar emot det erbjudna arbetet.

4) Beslut om anställning har gjorts och meddelats, men arbetsavtal har inte undertecknats

Församlingen är bunden till arbetsavtalsförhållandena, om sökandena har meddelats om anställningen. De måste tas i arbete.

5) Beslut om anställning har gjorts och arbetsavtal undertecknats

Församlingen är bunden till arbetsavtalsförhållandena, om de sökanden har meddelats om anställningen. De måste tas i arbete.

Kan man ålägga en tjänsteinnehavare/arbetstagare att ha semester, om hens arbete har minskat på grund av att församlingens verksamhet har avbrutits och det inte finns annat arbete? 

Svar:

Bestämmelser om tidpunkten för semester finns i KyrkTAK 96 §. Enligt 1 mom. ges semester huvudsakligen (minst 65 %) under sommaren, dvs. under semesterperioden 1.5–30.9. Innan tidpunkten för semestern fastställs ska arbetsgivaren enligt KyrkTAK 96 § 5 mom. ge tjänsteinnehavaren/arbetstagaren möjlighet att framföra önskemål om tidpunkten för semestern.

Förhållandet mellan semester som tas ut på sommaren och semester som betraktas som vintersemester kan dock ändras, om arbetsgivaren och tjänsteinnehavaren/arbetstagaren kommer överens om detta. Av grundad anledning kan förhållandet mellan semestrarna ändras på grund av arbetsbehoven, utan att man avtalar om detta med tjänsteinnehavaren/arbetstagaren. Utgångspunkten är att semestern och dess tidpunkt avtalas tillsammans med tjänsteinnehavaren/arbetstagaren.

Om coronavirusepidemin påverkar tjänsteinnehavarens/arbetstagarens arbetsinsats på ett sådant sätt att inget annat arbete behövs eller kan anvisas honom eller henne, kan arbetsgivaren också ensidigt bestämma att tjänsteinnehavaren/arbetstagaren ska ha semester.

Kan man ålägga en tjänsteinnehavare/arbetstagare att ta arbetstidsersättningar i form av ledighet, om hens arbete har minskat på grund av att församlingens verksamhet har avbrutits och det inte finns annat arbete? 

Svar:

Enligt § 162 i KyrkTAK ges de intjänade arbetstidsersättningarna främst i form av pengar. Man kan avtala med tjänsteinnehavaren/arbetstagaren om att ge dem i form av ledighet. Det har också varit möjligt att komma överens med tjänsteinnehavaren/arbetstagaren om att de permanent ges i form av ledighet. Utgångspunkten är alltid en diskussion med tjänsteinnehavaren/arbetstagaren om tidpunkten för beviljande av ledigheter. Det kan dock bestämmas att de arbetstidsersättningar för vilka ledighet har avtalats ska ges som ledighet under en tid som arbetsgivaren bestämmer, i synnerhet under coronaepidemin.

Kan man ålägga en tjänsteinnehavare/arbetstagare att använda ledighet från arbetstidsbanken, om hens arbete har minskat på grund av att församlingens verksamhet har avbrutits och det inte finns annat arbete? 

Svar:

Ledighet från arbetstidsbanken kan beviljas om församlingen har tillgång till en arbetstidsbank enligt KyrkTAK 210 § och bilaga 13.  Enligt 8 § 1 mom. (KyrkTAK, bilaga 13) ska det i beslutet om arbetstidsbank fastställas hur ledigheten ordnas. När tidpunkten för ledigheten avtalas ska både arbetsgivarens verksamhetsbehov och arbetstagarens individuella behov beaktas. Under coronaepidemin betonas arbetsgivarens verksamhetsbehov.

Kan man ålägga en tjänsteinnehavare/arbetstagare att ansöka om tjänst-/arbetsledighet, om hens arbete har minskat på grund av att församlingens verksamhet har avbrutits och det inte finns annat arbete? 

Svar:

Tjänst-/arbetsledighet kan beviljas endast på ansökan av tjänsteinnehavaren/arbetstagaren. Arbetsgivaren kan inte ensidigt bestämma att tjänsteinnehavaren/arbetstagaren ska ha tjänst-/arbetsledighet eller ansöka om sådan ledighet. De kan dock komma överens om att tjänsteinnehavaren/arbetstagaren på grund av en försämrad arbetssituation ansöker om tjänst- eller arbetsledighet.

Kan en tjänsteinnehavare/arbetstagare använda sin arbetstid för studier, om hens arbete har minskat på grund av att församlingens verksamhet har avbrutits och det inte finns annat arbete? 

Svar:

Ja, och det rekommenderas till och med, men det måste ske i samarbete med arbetsgivaren, som beslutar om saken. Dessutom är det bra att studiemålen och studiesätten skrivs in i arbetsplatsens utbildningsplan, om de inte redan finns där.

Det lönar sig nu att satsa särskilt på studier som utvecklar den digitala kunskapen. Där kan arbetsplatserna också dra nytta av det avgiftsfria utbudet av webbutbildning.

Kyrkans huvudavtalsparter erbjuder via kyrkans arbetslivsprogram Kirteko den avgiftsfria webbutbildningen Framtidens arbetslivsfärdigheter (på finska). Den är öppen för alla som arbetar i kyrkan oberoende av uppgifter och ställning. Om utbildningen tas med i arbetsenhetens gemensamma utbildningsprogram, lönar det sig att göra upp en tidsplan för studierna och komma överens om hur man framskrider samt om webbmöten där man tillsammans behandlar lärplattformens teman. Det finns en länk till utbildningen i Sacrista.

Vilka råd ska jag ge till en tjänsteinnehavare/arbetstagare om hen vill stanna hemma och ta hand om sitt barn på grund av att skolorna stängts?

Svar:

Det finns flera olika sätt att gå tillväga. Förfarandena i sådana situationer ska dock vara så enhetliga som möjligt i hela personalen. Ni kan

  1. be tjänsteinnehavaren/arbetstagaren att ansöka om tjänst-/arbetsledighet av tvingande familjeskäl (4 kap. 7 § i AAL) En sådan frånvaro är i regel oavlönad. Arbetsgivaren kan dock enligt prövning besluta om avlönad tjänst-/arbetsledighet på det sätt som bestäms i KyrkTAK 88 §.
  2. avtala om distansarbete, om arbetet möjliggör det eller om sådant arbete annars finns tillgängligt.
  3. komma överens om att semester, sparad arbetstidsersättning eller arbetstidssaldo, lägerledighet eller någon annan grund för avlönad frånvaro läggs in i stället för oavlönad tjänst-/arbetsledighet. På detta sätt kan man undvika avdrag från lönen.

När är frånvaro med stöd av lagen om smittsamma sjukdomar avlönad och när oavlönad? 

Svar:

Information om arbetstagarens och arbetsgivarens rätt till dagpenning vid smittsam sjukdom enligt lagen om smittsamma sjukdomar (1227/2016) finns på FPA: s webbplats.

I KyrkTAK finns det inte någon uttrycklig bestämmelse om avlönad frånvaro som grundar sig på lagen om smittsamma sjukdomar. Utgångspunkten är att frånvaron är oavlönad, om inte arbetsgivaren enligt prövning beslutar om avlönad frånvaro på det sätt som bestäms i KyrkTAK 88 § eller om inte tjänsteinnehavaren/arbetstagaren har semester eller annan avlönad frånvaro eller utför distansarbete. Det bör dock noteras att dagpenning enligt FPA:s anvisning inte betalas t.ex. under semestern eller om personen utför sitt arbete som distansarbete och inkomstbortfall därför inte uppstår.

För inkomstbortfall behövs arbetsgivarens anmälan om frånvaro och lön för frånvarotiden, som är uppgifter som servicecentralen behöver om den ansöker om dagpenning med anledning av lön som betalats till församlingen.

Kan en tjänsteinnehavare/arbetstagare vägra ta emot annat arbete som arbetsgivaren anvisat honom eller henne på grund av coronaepidemin?

Svar:

Enligt kyrkolagen (KL 6:37 §) kan en tjänsteinnehavares tjänsteutövningsskyldighet ändras, om det krävs på grund av en omorganisering av verksamheten eller av någon annan grundad anledning. Beslutet fattas av den myndighet som beslutar om anställning i tjänsteförhållande. I församlingen är det i allmänhet kyrkorådet. Tjänsteinnehavaren ska ges tillfälle att bli hörd i ärendet.

Beslut om ändring av tjänsteutövningsskyldigheten för innehavaren av en tjänst som kaplan, församlingspastor eller lektor i en församling fattas av kyrkoherden. Beslut om ändring av tjänsteutövningsskyldigheten för en församlingspastor eller lektor i en kyrklig samfällighet fattas av gemensamma kyrkorådet, om inte något annat bestäms i ett reglemente eller en instruktion. Se KL 6:37 §.

Uppgifterna för en arbetstagare i arbetsavtalsförhållande anges i arbetsavtalet, men arbetstagaren är vid behov skyldig att tillfälligt övergå till andra uppgifter som kan anses vara lämpliga med tanke på arbetstagarens arbetserfarenhet och utbildning. Se KyrkTAK 4 § 2 mom.

Coronaepidemin är tillfällig, även om man inte exakt kan förutse hur länge den varar.

Hur ska arbetsgivaren göra med tjänsteinnehavare/arbetstagare som hör till riskgrupperna för corona?

Svar:

Det finns inga bestämmelser om detta. Arbetsgivaren ska dock beakta de normala arbetarskyddsskyldigheterna och sina lojalitetsskyldigheter. Vid behov överförs tjänsteinnehavarna/arbetstagarna till distansarbete eller befrias helt från sina arbetsskyldigheter.

Om tjänsteinnehavaren/arbetstagaren enligt läkarintyget är arbetsoförmögen, betalas till honom eller henne lön för sjukdomstiden enligt kapitel 3.1 i KyrkTAK. Sjukfrånvaro enligt bestämmelserna.

När bör man inleda samarbetsförfarande? 

Svar:

Samarbetsförfarande, dvs. samarbetsförhandlingar, ska tillämpas i situationer som hänför sig till minskning av arbetskraft. Detta innebär att arbetsgivaren av produktionsorsaker eller ekonomiska orsaker planerar att säga upp eller permittera en eller flera arbetstagare. På församlingarnas samarbetsförfaranden tillämpas bestämmelserna om samarbetsförfarande 3 kap. i Kyrkans samarbetsavtal. De samarbetslagar som gäller företag eller den offentliga sektorn tillämpas inte i församlingarna och de ändringar som är under beredning gäller inte heller kyrkan.

Det är motiverat att inleda samarbetsförfarande när det finns ett hot om anpassning av arbetskraften. På så sätt kan arbetstagarna/tjänsteinnehavarna eller deras företrädare delta i diskussionen om eventuella alternativ bl.a. när det gäller att övergå till annat eventuellt arbete.

När man förbereder sig för ett samarbetsförfarande ska man också beakta den tid som det kräver, vilket är sammanlagt minst 19 kalenderdagar. Arbetsgivaren kan t.ex. fatta ett beslut om permittering först när det har gått minst 14 kalenderdagar från det att samarbetsförfarandet enligt 3 kap. i Kyrkans samarbetsavtal inleddes. En anmälan om inledande av förhandlingar ska göras 5 kalenderdagar innan förhandlingarna inleds. 

Vid beräkningen av tidsfristerna för samarbetsförhandlingarna ska man dessutom beakta den anmälningstid som hänför sig till arbetsgivarens beslut om uppsägning, permittering eller deltidsanställning. Till exempel kan en permittering börja tidigast 14 dagar efter det att permitteringsbeslutet har delgetts tjänsteinnehavaren/arbetstagaren (KL 6:34 § och AAL 5:4 §).