Samarbete

Samarbetsförfarandet och de ärenden som behandlas i det

Det lokala samarbetet delas i avtalet in i två olika förfaranden:

1. utvecklingssamarbete, som kallas kontinuerligt samarbete
2. samarbetsförfarande vid minskning av arbetskraften, så kallade samarbetsförhandlingar.

I samarbetsförfarandet ska arbetsgivaren behandla ett ärende som är under beredning tillsammans med arbetstagarna eller deras företrädare innan ärendet avgörs. I förfarandet behandlas den planerade åtgärdens

• grunder,
• verkningar och 
• alternativ.

Behandlingen ska ske i en anda av samarbete. Målet är att uppnå enighet. Samarbetsförfarandet fungerar som ett förhandlingsforum. Det är dock inte där man fattar beslut eller avtalar om saker. Om parternas åsikter trots målen för samarbetet är oeniga, ska den part som fattar beslutet underrättas om detta. Den har i sista hand möjlighet att avgöra ett ärende enligt egen prövning efter att kontinuerligt samarbete eller samarbetsförhandlingar har genomförts i fråga om ärendet på det sätt som avses i avtalet.

Bestämmelser om ärenden som ska behandlas i kontinuerligt samarbete finns i § 3 i Kyrkans samarbetsavtal. Hit hör ärenden som grundar sig på lagen om tillsynen över arbetarskyddet och som omfattas av arbetarskyddssamarbete (3 § 1 mom.) och ärenden som omfattas av annat samarbete (3 § 2 mom.) och som grundar sig på samarbetslagarna inom olika branscher. Avtalet innehåller en miniminivå av ärenden som ska behandlas, men även andra ärenden kan behandlas.

I samarbetsförhandlingar behandlas ett ärende som gäller uppsägning, permittering eller överföring till deltid av en eller flera anställa av ekonomiska orsaker eller produktionsorsaker (7 §).

Ärenden som omfattas av det kontinuerliga samarbetet (Kyrkans samarbetsavtal 3 §):

Ärenden enligt 3 § 1 mom. som grundar sig på lagen om tillsynen över arbetarskyddet:

1. sådant som direkt påverkar arbetstagarnas säkerhet och hälsa samt förändringar i fråga om detta,
2. principerna för hur risker och olägenheter på arbetsplatsen utreds och det sätt på vilket utredningen görs samt omständigheter som framkommit i dessa utredningar och i företagshälsovårdens arbetsplatsutredningar och som allmänt påverkar de anställdas säkerhet och hälsa
3. de utvecklingsmål och utvecklingsprogram som hänför sig till den verksamhet som avser att upprätthålla arbetsförmågan samt andra utvecklingsmål, utvecklingsprogram och verksamhetsprinciper som inverkar på de anställdas säkerhet och hälsa
4. frågor som hänför sig till organiseringen och dimensioneringen av arbetet samt väsentliga förändringar i fråga om dessa som påverkar de anställdas säkerhet, hälsa och arbetsförmåga
5. behovet och ordnandet av den undervisning, handledning och introduktion för anställda som avses i arbetarskyddslagen
6. de statistiska uppgifter och andra uppföljningsuppgifter om säkerheten och hälsan i arbetet som hänför sig till arbetet, arbetsmiljön och arbetsklimatet,
7. principerna för ordnande av företagshälsovård och planering av denna verksamhet samt genomförande av företagshälsovården och utvärdering av verkningarna
8. principerna för arbetsplatsens arbetarskyddsinformation och behovet av utbildning i frågor som gäller säkerheten och hälsan i arbetet
9. uppföljning av genomförandet och verkningarna av de ärenden som avses i punkt 1–8.

Övriga ärenden som omfattas av samarbetet enligt 3 § 2 mom. i Kyrkans samarbetsavtal och som behandlas i kontinuerligt samarbete:

1. utvecklingsprojekt, ändringar i arbetsuppgifterna och arbetsmetoderna samt uppgifts- eller utrymmesarrangemang som har en väsentlig inverkan på personalens ställning
2. omstrukturering av organisationen och verksamheten samt de principer som då iakttas, om ärendet kan inverka väsentligt på personalen
3. principer och förfarande för personalförvaltning och personalutveckling samt principer för arbetsplatsens interna information och växelverkan

Ärenden inom samarbetsförfarandet (Kyrkans samarbetsavtal 7 §):

1. Grunderna för behovet att minska arbetskraften av produktionsorsaker, t.ex. behovet av arbetskraft har minskat i någon av församlingens verksamhetsformer eller kommunen säger upp samarbetsavtalet med församlingen eller församlingen avstår från vissa fastigheter.
2. Grunderna för att minska arbetskraften av ekonomiska orsaker, t.ex. församlingens ekonomiska situation förutsätter besparingar som inte i tillräcklig utsträckning kan täckas med besparingar annanstans än genom personalminskningar. Som grunder för minskningsbehovet presenteras också tillräckliga kalkyler över sparbehovet.

Samarbetsparter och behandlingsforum

Samarbetsparterna är församlingen som arbetsgivare och de tjänsteinnehavare och arbetstagare i arbetsavtalsförhållande som är anställda hos församlingen. I avtalet används benämningen arbetstagare för båda dessa. Företrädare för personalen kan vara arbetarskyddsfullmäktige som tillsatts i enlighet med kyrkans samarbetsavtal och/eller förtroendemän som tillsatts i enlighet med förtroendemannaavtalet.

Arbetsgivaren representeras av den församlingsmyndighet som är behörig i respektive ärende eller av en tjänsteinnehavare eller arbetstagare som denna myndighet utsett. Det som i avtalet föreskrivs om församlingar gäller också kyrkliga samfälligheter, Kyrkostyrelsen och domkapitlen. Alla dessa ska ha en samarbetskommission för det representativa samarbetet när arbetsgivaren regelbundet har minst 10 anställda. I mindre organisationer än så ersätts samarbetskommissionen av ett samarbetsmöte.

För genomförandet av arbetarskyddssamarbetet ska arbetsgivaren utse en arbetarskyddschef för församlingen. Till arbetarskyddschef utses i första hand en ledande tjänsteinnehavare inom ekonomi- och personalförvaltningen, om det inte på grund av arbetsgivarens storlek eller andra omständigheter är motiverat att utse en annan tjänsteinnehavare i ledande ställning för uppdraget. Denna stöder bl.a. andra företrädare för arbetsgivaren i ordnandet av arbetarskyddssamarbete.

Arbetstagarna väljer arbetarskyddsfullmäktig för arbetarskyddssamarbetet och två ersättare, om arbetsgivaren regelbundet har minst 10 anställda.  Om lokalt så avtalas kan man för vissa personalgrupper eller funktionella helheter. enligt samma förutsättningar vad gäller antalet, välja egna fullmäktige och för var och en av dessa två ersättare.

I samarbetskommissionen representeras arbetsgivaren av arbetarskyddschefen och eventuella andra personer som utsetts till arbetsgivarens representanter (kyrkoherde anställd i arbetsgivarorganisationen eller en annan person i chefsställning). Personalen representeras av arbetarskyddsfullmäktigen, eller arbetarskyddsfullmäktigena om flera sådana har valts, och av huvudavtalsorganisationernas huvudförtroendemän. Även fullmäktigeersättare och förtroendemän kan representera personalen i samarbetskommissionen, om man lokalt har avtalat om detta.

I samarbetsmötet deltar kyrkoherden, arbetarskyddschefen och hela församlingens övriga personal.

Vid förändringar i organisationen eller verksamheten uppdateras samarbetsorganisationen för den pågående mandatperioden så att den motsvarar den förändrade situationen. Samarbetskommissionen och arbetarskyddsfullmäktige har en mandatperiod på fyra år, som har fastställts på riksnivå. 

Val av behandlingsforum

Arbetsgivaren ska välja rätt samarbetsforum för behandlingen av ärendena:

• Ett ärende som gäller en enskild arbetstagare eller en enhet behandlas i första hand mellan arbetsgivaren eller den chef som företräder arbetsgivaren och den anställda eller enhetens anställda (direkt samarbete).
• Ärenden som är vittomfattande och gäller arbetsplatsen i allmänhet behandlas i samarbetskommissionen (representativt samarbete) eller, om ingen samarbetskommission finns, vid ett samarbetsmöte med alla anställda.

På en arbetstagares begäran kan också förtroendemannen och/eller arbetarskyddsfullmäktigen delta i den direkta behandlingen. Om ärendet gäller en anställds säkerhet och hälsa har arbetarskyddsfullmäktigen även i övriga fall rätt att vid behov delta i behandlingen. 

När ett ärende har behandlats i samarbetskommissionen behöver det därefter inte behandlas separat med enskilda arbetstagare. På motsvarande sätt behöver ett ärende inte behandlas i samarbetskommissionen om det har behandlats med en enskild arbetstagare/enhetens anställda. Arbetsgivaren ska dock på ett sätt som är lämpligt med tanke på ärendets natur informera arbetstagarna eller de förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktige som företräder dem om de beslut som arbetsgivaren fattat i ärendet.

• Kyrkans samarbetsavtal
• Kyrkans förtroendemannaavtal
• Anvisningar som kyrkans huvudavtalsparter utarbetat för tillsättande av samarbetskommissionen och för det praktiska genomförandet av val av arbetarskyddsfullmäktige och ersättare. Anvisningarna tillämpas vid val som gäller mandatperioden 1.1.2022–31.12.2025. 

Tidpunkten för samarbetsförfarandet

Arbetsgivaren ska avgöra i vilket skede samarbetsförfarandet inleds. Det ärende som behandlas påverkar vilken tidpunkt som är den rätta förhandlingstidpunkten.

Ärenden som gäller kontinuerligt samarbete ska behandlas i tillräckligt god tid med beaktande av tidtabellen för beredningen och beslutsfattandet. Behandlingen av ärenden i rätt tid kan underlättas genom att man utarbetar en behandlingsplan för hela året (årsklocka).

Vid planering av samarbetsförfarande för uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid för en eller flera arbetstagare som verkställs av produktionsorsaker eller ekonomiska orsaker, ska följande tidtabeller (kalenderdagar) i avtalet beaktas:

• Arbetsgivaren ska skriftligen meddela att samarbetsförfarande inleds senast fem dagar innan förhandlingarna inleds.
• Arbetsgivaren kan fatta beslut om uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid av produktionsorsaker eller ekonomiska orsaker först när det har gått minst 14 dagar sedan samarbetsförfarandet inleddes.

Det är bra att göra upp en tidsplan för samarbetsförhandlingarna.

Bestämmelser om samarbetskommissionens sammanträden finns i 14 § i avtalet och bestämmelser om samarbetsmöten i 15 § i avtalet.

• Kyrkans samarbetsavtal

Växelverkan i samarbetsförfarandet

I samarbetsavtalet förutsätts att ärendena behandlas i en anda av samarbete och i syfte att nå enighet. I praktiken ska arbetsgivaren se till att grunderna för, verkningarna av och alternativen till en åtgärd som är under beredning behandlas interaktivt och att de arbetstagare som deltar i behandlingen av ärendet eller deras företrädare ges den information som behövs med tanke på det ärende som behandlas så att de i tillräcklig utsträckning kan sätta sig in i och förbereda sig för ärendet.

Sekretessbelagda uppgifter får dock lämnas ut endast i den omfattning som det är nödvändigt för behandlingen av ärendet. Information om någons hälsotillstånd eller personliga förhållanden eller om andra sekretessbelagda uppgifter som omfattas av skyddet för privatlivet får inte lämnas ut utan samtycke från den som uppgifterna gäller.

Det är också förenligt med samarbetsandan att arbetsgivaren på ett sätt som är lämpligt med tanke på ärendets natur informerar personalen eller deras företrädare om de beslut som arbetsgivaren fattat i ärendet. Detta förutsätts också i avtalet. Utöver skyldigheten att informera om samarbetsförfarandet ska arbetsgivaren sörja för de meddelanden om uppsägning, permittering eller överföring till deltid eller motsvarande meddelanden som ges arbetstagarna enligt kyrkolagen och arbetsavtalslagen.

I avtalet bestäms också att arbetsgivaren årligen ska informera alla anställda om arbetskraftssituationen, verksamhetsläget och det ekonomiska läget samt hur dessa sannolikt kommer att utvecklas.

Inledandet av ett samarbetsförfarande kan intresse även församlingsmedlemmarna och andra invånare i regionen. Det är därför bra att förbereda sig på att informera om saken i större utsträckning än endast på arbetsplatsen.

• Kyrkans samarbetsavtal

Samarbetsförfarandet (Kyrkans samarbetsavtal 7–12 §):

Samarbetsförfarandet i anslutning till minskning av arbetskraften av produktionsorsaker eller ekonomiska orsaker kallas i avtalet samarbetsförhandlingar. De omfattas av samma grundläggande principer som förfarandet för kontinuerligt samarbete: Grunderna för, verkningarna av och alternativen till ett ärende som är under beredning behandlas i en anda av samarbete i syfte att nå enighet mellan arbetsgivaren och arbetstagarna eller de förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktige som företräder dem. Behandlingen ska ske innan beslut fattas i ärendet.

Uppsägningar, permitteringar och överföringar till deltid som planeras för en enskild anställd eller en arbetsenhet av ekonomiska orsaker eller produktionsorsaker behandlas i första hand mellan arbetsgivaren eller en chef som företräder arbetsgivaren och den anställda eller alla arbetsenhetens anställda (direkt samarbetsförfarande). På den anställdas begäran kan även en företrädare för personalen enligt avtalet delta i behandlingen av ärendet.

Omfattande uppsägningar, permitteringar och överföringar till deltid av ekonomiska orsaker eller produktionsorsaker behandlas i samarbetskommissionen (representativt samarbetsförfarande) eller om ingen samarbetskommission finns, vid ett samarbetsmöte med alla anställda.

I förfarandet fastställs inte och avtalas inte vem/vilka som sägs upp, överförs till deltid eller permitteras, utan man förhandlar om vilka åtgärder som ska vidtas för att uppnå enighet och till vilka uppgifter/arbetsområden dessa åtgärder riktas och/eller vilka andra åtgärder som behövs. Beslut om uppsägning, permittering och/eller överföring till anställning på deltid fattas av arbetsgivaren efter egen prövning i det organ till vilket beslutsfattandet i ärendet hör. Om man beslutar att föreslå lokala avtal enligt överlevnadsklausulen som en alternativ lösning för att minska arbetskraften, genomförs detta i enlighet med bestämmelserna i Evangelisk-lutherska kyrkans huvudavtal (KyrkTAK bilaga 9, § 14).

Samarbetsförhandlingarna är förknippade med särskilda krav som gäller

• tidsfristerna för samarbetsförhandlingarna,
• meddelande till arbets- och näringsbyrån, 
• handlingsplan och handlingsprinciper.

Tidsfristerna för samarbetsförhandlingarna

Arbetsgivaren avgör i vilket skede samarbetsförhandlingarna för beredningen av ett ärende som gäller minskning av arbetskraften inleds. Det är motiverat att förfarandet inleds i ett så tidigt skede som möjligt så att personalen har faktiska möjligheter att påverka slutresultatet. Hänsyn ska också tas till följande:

Arbetsgivaren ska skriftligen underrätta om att samarbetsförhandlingar för att minska arbetskraften inleds senast fem kalenderdagar innan förhandlingarna inleds. Med skriftlig underrättelse avses skriftlig information om platsen och tidpunkten för inledande av förhandlingarna samt om de ärenden som ska behandlas vid förhandlingarna.

Arbetsgivaren anses ha fullgjort sina skyldigheter i fråga om samarbetsförfarandet när en period på 14 kalenderdagar har använts för förhandlingarna från det att de inleddes. Förhandlingstiden räknas från den första förhandlingsdagen så att den dagen räknas med i förhandlingstiden.

Samarbetsförhandlingarna tar alltså minst 19 kalenderdagar (fem kalenderdagars underrättelsetid + 14 kalenderdagars förhandlingstid), men de kan ta längre tid än så. När samarbetsförhandlingarna avslutas är det viktigt att arbetsgivarens representant konstaterar att de har avslutats. Arbetsgivaren får fatta beslut i ärendet först därefter, dvs. i praktiken dagen efter att förhandlingarna avslutats.

I tidtabellen är det bra att beakta också tiden för meddelande om permittering och/eller uppsägningstider, men också det faktum att samarbetsförhandlingarna ersätter de personliga hörandena och att det inte behövs något separat personligt hörande ens vid uppsägningar efter samarbetsförhandlingarna.

Det är också värt att notera att om ett ärende som behandlas i samarbetsförhandlingarna är förenat med beredning som arbetstagarna eller deras företrädare har deltagit i eller om ärendet har behandlats som en del av förfarandet med kontinuerligt samarbete och det därefter inte har skett väsentliga förändringar i ärendet, kan arbetsgivaren och arbetstagarna eller deras företrädare tillsammans konstatera till vilka delar en sådan beredning eller behandling fullgör samarbetsförhandlingarna. Konstaterandet kan också inbegripa en underrättelsetid på fem kalenderdagar och en minimitid för förhandlingar på 14 kalenderdagar, vilket förhindrar att ärendena behandlas flera gånger.

Meddelande till arbets- och näringsbyrån

När arbetsgivaren föreslår att det vid samarbetsförhandlingar ska behandlas åtgärder som kan leda till att en arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid, ska arbetsgivaren till arbets- och näringsbyrån lämna in förhandlingsframställningen om samarbetsförhandlingarna eller de uppgifter som framgår av framställningen. Meddelandet ska lämnas skriftligen senast när samarbetsförhandlingarna inleds, om inte dessa uppgifter har lämnats till byrån tidigare i något annat sammanhang. Denna avtalsbestämmelse hänför sig till åtgärdsmodellen för omställningsskydd och motsvarar 48 § i lagen om samarbete inom företag (334/2007).

Handlingsplan och handlingsprinciper

Arbetsgivaren ska i början av samarbetsförhandlingarna ge företrädarna för personalen ett förslag till en sysselsättningsfrämjande handlingsplan, om arbetsgivaren överväger att säga upp minst tio arbetstagare av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker.

Vid beredningen av planen ska arbetsgivaren utan dröjsmål tillsammans med arbets- och näringsmyndigheterna utreda de offentliga arbetskraftstjänster som behövs för sysselsättning. Med beaktande av syftet med samarbetsförhandlingarna är det viktigt att förslaget till handlingsplan överlämnas till företrädarna för personalen i ett så tidigt skede av förhandlingarna som möjligt.

Av handlingsplanen ska framgå

• tidtabellen för samarbetsförhandlingarna
• förfarandet vid förhandlingarna
• användningen av arbetskraftsservice under uppsägningstiden
• arbetsgivarens planer för att stödja arbetstagarnas jobbsökning och utbildning.

Om de uppsägningar som övervägs av arbetsgivaren gäller färre än tio arbetstagare, ska arbetsgivaren när samarbetsförhandlingarna inleds föreslå handlingsprinciper som stöder arbetstagarnas sysselsättning och utbildning.

• Kyrkans samarbetsavtal