Anvisningar om uppgiftsrelaterad lönedel och grundlön

Bestämmelserna om kyrkans allmänna lönesystem finns i kapitel 2.2. i Kyrkans tjänste- och arbetskollektivavtal. Det allmänna lönesystemet är i kraft sedan 2007. Huvudavtalsparterna inom kyrkan har tagit fram denna anvisning som svar på de ofta förekommande frågor som har ställts angående tillämpningen av lönebestämmelserna. Anvisningen ändrar inte avtalsbestämmelserna.

I denna anvisning behandlas den uppgiftsrelaterade lönedelen enligt det allmänna lönesystemet, dvs. den lön som utgör grundlönen för en anställd. Se även anvisningarna om personlig lönedel.

Med anställd avses i denna anvisning både arbetstagare och tjänsteinnehavare, om inte något annat uttryckligen nämns nedan. Paragrafhänvisningarna avser Kyrkans tjänste- och kollektivavtal (KyrkTAK).

Med arbetsgivare avses församlingar, kyrkliga samfälligheter, domkapitel eller Kyrkostyrelsen.  Församlingens eller den kyrkliga samfällighetens behöriga myndighet är den förvaltningsmyndighet som kan fatta beslut i det aktuella ärendet (t.ex. kyrkorådet). Arbetsgivarens företrädare är en tjänsteinnehavare eller arbetstagare som genom sin ställning företräder arbetsgivaren (t.ex. kyrkoherde, ekonomichef, löneombud, chef).

Personalen företräds av de förtroendemän som avses i kyrkans förtroendemannaavtal.

Bild 1. Lönedelar enligt kyrkans allmänna lönesystem

Den uppgiftsrelaterade lönedelen (grundlönen) och den individuella lönedelen utgör tillsammans den ordinarie lönen som betalas regelrätt varje månad (KyrkTAK 12 §).

Centrala begrepp

Grundlönen är den lön som anställda får baserat på arbetets svårighetsgrad. Grundlönen består åtminstone av minimilönen för kravgruppen och kan därtill omfatta en kravdel och en särskild del.

För varje kravgrupp finns en fastställd minimilön. Grundlönen ska vara minst lika stor som minimilönen för kravgruppen. KyrkTAK 22 § 2 mom.

Kravdelen är en del av grundlönen som beräknas enligt den allmänna beskrivningen av befattningen, befattningens kravnivå enligt fem kravkriterier samt eventuella preciserande tilläggsnoteringar (t.ex. +). Om befattningen har en svårighetsgrad som påkallar en högre lön än minimilönen ska minimilönen utökas med en kravdel. KyrkTAK 22 § 3 mom.

Kravdelen är nödvändig med tanke på bestämmelserna om jämlik lönesättning. I fråga om befattningar inom samma kravgrupp ska kravdelarna bestämmas konsekvent i förhållande till varandra, baserat på svårighetsgrad.

Den särskilda delen (KyrkTAK 22 § 4 mom.) är en del av grundlönen som utbetalas baserat på en särskild grund som höjer befattningens svårighetsgrad. Det är fråga om en egenskap hos befattningen som inte kan bedömas med de fem kravkriterierna men som är relevant för befattningens svårighetsgrad. Den särskilda delen gör det möjligt att beakta faktorer som inverkar på befattningens svårighetsgrad men som inte skulle bli beaktade med de fem kravkriterierna. När församlingen bedömer befattningens svårighetsgrad bedömer den även om sådana faktorer förekommer och beaktar dem när grundlönen bestäms. Exempel på särskilda grunder:

1. det geografiska läget för anställningsorten och förhållandena där samt därmed sammanhängande rekryteringssvårigheter,
2. arbetsmiljön och -förhållandena, arbetets omfattning, komplexitet eller belastande karaktär,
3. övriga krav som ansluter sig till uppgiften.

Grundlönen bestäms baserat på den allmänna beskrivningen av befattningen, befattningens kravnivå enligt kravkriterierna (minimilönen för kravgruppen samt kravdelen) samt eventuella särskilda grunder (särskild del). KyrkTAK 22 §.

Grundlön = minimilönen för kravgruppen + kravdel  + särskild del

Grundlönen under anställningsförhållandet

Arbetsgivaren ska leda arbetet aktivt och vara medveten om de förändringar som sker i uppgifterna. För detta ändamål har arbetsgivaren tillgång till befattningsbeskrivningar för alla befattningar.

Befattningsbeskrivningen tas upp under utvecklingssamtalet

Chef och anställd ska gå igenom befattningsbeskrivningen under det årliga utvecklingssamtalet för att kontrollera att den stämmer överens med nuläget. Under samtalet ska parterna eftersträva att uppnå samstämmighet om befattningens innehåll. Före utvecklingssamtalet avslutas ska chefen se till att sådana väsentliga förändringar i befattningen som konstaterats under samtalet skrivs in i befattningsbeskrivningen. Arbetsgivaren bestämmer om vad som ingår i befattningen.

Den anställda eller den förtroendeman som företräder den anställda kan uppmärksamma arbetsgivaren på förändringar i den anställdas arbetsuppgift och begära en bedömning av uppgiftens svårighetsgrad.

Ett utvecklingssamtal är ett med jämna mellanrum förekommande samtal mellan chef och anställd där de går igenom den anställdas arbetsuppgifter och arbetssituation samt utvärderar om kompetensutveckling behövs. Det finns en samtalsblankett som kan användas som stöd till utvecklingssamtalet. Utvecklingssamtalet tas ofta som tillfälle att göra en översyn och uppdatering av befattningsbeskrivningen samt för det årliga mål- och utvärderingssamtal som utgör ett villkor för prestationstillägget. (Se anvisningen om prestationstillägg)

Hur förändringar i befattningen påverkar grundlönen

Om arbetsgivaren beslutar att ändra befattningen så att dess svårighetsgrad förändras väsentligt ska arbetsgivaren göra motsvarande ändring i grundlönen (tillämpningsanvisningen för KyrkTAK 23 §). Grundlönen kan justeras på viss tid.  Ett beslut om tidsbestämd justering ska innehålla giltighetstiden för justeringen. När arrangemanget avslutas återgår lönedelen till den tidigare nivån. En sådan väsentlig men tillfällig förändring av arbetets svårighetsgrad kan till exempel bero på att den anställda tillfälligt tar över uppgifter som ingår i en annan tjänst, eller på ett projekt som gör att svårighetsgraden förändras tillfälligt.

För att en tidsbestämd ändring ska kunna anses vara väsentlig ska den vara i kraft i åtminstone en månad.

Om ändringar i befattningsbeskrivningen görs under utvecklingssamtalet ska chefen underrätta den företrädare för arbetsgivaren (t.ex. ekonomichefen) som har i uppgift att föredra löneärenden för den behöriga myndigheten (vanligtvis kyrkorådet). Om denna myndighet bedömer att svårighetsgraden i den anställdas uppgift har förändrats väsentligt, justerar myndigheten den anställdas uppgiftsrelaterade lönedel i motsvarande mån. Justeringen kan gälla både kravgruppen och grundlönen eller endast grundlönen inom samma kravgrupp. Den görs med samma utgångspunkt som vid bestämmandet av den uppgiftsrelaterade lönedelen i början av anställningen. Justeringen träder i kraft från början av den månad som följer på konstaterandet av ändringen, om inget annat bestäms i ärendet.

Om den anställdas uppgift ändras så att svårighetsgraden sjunker väsentligt och permanent, kan grundlönen för uppgiften sänkas med iakttagande av den uppsägningstid som tillämpas på den anställda.

En rättvis och konkurrenskraftig lönepolitik förutsätter att församlingen utreder inkomstnivåerna och hur de utvecklas till stöd för sitt beslutsfattande. Enligt Kyrkans förtroendemannaavtal har bl.a. förtroendemännen rätt att få dessa utredningar. Församlingsenheterna gör väl i att skapa rutiner där utredningarna behandlas tillsammans med förtroendemännen. Se anvisningarna om jämställdhetsplanering.

Grundlön vid ny anställning

Grundlönen bestäms då anställningsförhållandet inleds. Det faller sig naturligt att beslutet om lönen kopplas ihop med åtgärderna genom vilka man granskar eller omarbetar den blivande befattningens innehåll före den tillsätts. Samtidigt upprättas eller uppdateras befattningsbeskrivningen.

Om befattningen är ny upprättar arbetsgivaren en befattningsbeskrivning, varefter det är möjligt att placera in uppgiften i en kravgrupp och bestämma grundlönen.

Om det är fråga om en befintlig befattning som ska tillsättas på nytt kan den tidigare befattningsbeskrivningen användas som stomme. Arbetsgivaren kontrollerar befattningsbeskrivningen och uppdaterar den vid behov. Om det inte finns anledning att ändra befattningsbeskrivningen när befattningen ledigförklaras ska befattningens svårighetsgrad och därmed även grundlönen tillämpas som sådana. Om den myndighet som tillsätter befattningen beslutar att ändra uppgiften så att dess svårighetsgrad förändras väsentligt ska myndigheten justera grundlönen i motsvarande mån.

Beslutet fattas av den myndighet som tillsätter befattningen, i allmänhet kyrkorådet.

Bestämmande av grundlönen för en interimistisk tjänsteinnehavare

Grundlönen för en interimistisk tjänsteinnehavare bestäms på samma sätt som grundlönen för en ordinarie tjänsteinnehavare.

Om en interimistisk tjänsteinnehavare saknar den behörighet som förutsätts i befattningen kan man vid bestämmandet av grundlönen understiga minimilönen i uppgiftens kravgrupp. Grundlönen kan då vara högst 15 % lägre än minimilönen. Denna sänkning är möjlig om den behörighet som inte uppfylls har fastställts i kyrkoordningen, tjänsteinstruktionen eller när befattningen inrättades (KyrkTAK 27 §). Personer som anställs på viss tid berörs inte av denna sänkningsmöjlighet.