Hyppää sisältöön

Anvisningar till församlingsarbetsgivarna om beredskapen inför en coronavirusepidemi

På den här sidan har vi sammanställt anvisningar om beredskapen inför en coronavirusepidemi ur församlingsarbetsgivarnas synvinkel. Det som i anvisningarna sägs om församlingarna som arbetsgivare gäller på motsvarande sätt kyrkliga samfälligheter, domkapitel och Kyrkostyrelsen. Med arbetstagare avses även tjänsteinnehavare, om ingenting annat framgår av anvisningarna. Anvisningarna baserar sig på lagstiftningen om församlingsarbete samt på bestämmelserna i Kyrkans tjänste- och arbetskollektivavtal 2018–2020 (KyrkTAK). Anvisningarna kompletterar materialet som behandlar beredskapen inför en coronavirusepidemi på sidan Krisberedskap i Sacrista. KyA kompletterar anvisningarna efter behov.

25.3.2020

Kyrkans arbetsmarknadsverk har fått frågor av församlingarna om permitteringar i anslutning till coronasituationen. Kyrkans arbetsmarknadsverk konstaterar att man i församlingarna i nuläget i stället för permitteringar bör sträva efter att på alla sätt rikta hela personalens arbetskraft till att kreativt stödja församlingsmedlemmarnas och hela samhällets möjligheter att klara sig igenom den nuvarande krissituationen.

Om det trots allt visar sig nödvändigt med permitteringar i församlingen, betonar Kyrkans arbetsmarknadsverk att församlingen måste iaktta bestämmelserna om permitteringsprocessen i kyrkans samarbetsavtal (KyrkTAK bilaga 10, kapitel 3), kyrkolagen (KL 6:34 §) och arbetsavtalslagen (AAL 5:4 §).  Detta gäller också tidsfristerna för permitteringsprocessen, och det kommer inte att göras några ändringar i dem för kyrkans del. Tidsfristerna innebär att permitteringen kan inledas tidigast drygt en månad efter det att personalen har underrättats om att permitteringsförfarandet (samarbetsförhandlingar) har inletts.

Frågor och svar till stöd för arbetsgivarna i coronaepidemin

18.3.2020

KyA har fört diskussioner med kyrkans huvudavtalsorganisationer om trycket på församlingarna att permittera sina anställda på grund av att verksamheterna avbryts. KyA ber församlingarna uppmärksamma att kyrkans tjänste - och arbetskollektivavtal trots undantagsförhållanden är i kraft och att de ska iakttas. Enligt KyA bör man försöka sträva efter att permittera så få som möjligt.

13.3.2020

Preciserande anvisningar för att förebygga spridning av coronavirusepidemin

Regeringen har 12.3.2020 rekommenderat att de som återvänder från epidemiområden tillsammans med sin arbetsgivare ska komma överens om tidpunkten för återgången till arbetet och frånvaro (två veckor). Distansarbete bör utföras om arbetsuppgifterna ger möjlighet till det. Dessutom är det skäl att avstå från andra än nödvändiga arbetsresor och flytta fram semesterresor.

KyA uppmanar till att följa dessa rekommendationer. När det gäller frånvaro för dem som återvänder från ett epidemiområde bör det dock beaktas att det är fråga om en rekommendation som inte har beaktats i lagstiftningen och för vilken FPA enligt nuvarande uppgifter inte betalar dagpenning vid smittsam sjukdom. Enligt KyA kan man på kyrkans arbetsplatser avtala om distansarbete under frånvarotiden, om arbetsuppgifterna möjliggör det, eller så kan dagarna antecknas som semester eller tjänste - eller arbetsledighet, för vilken arbetsgivaren kan besluta om utbetalning av lön i enlighet med 88 § i KyrkTAK. Det är också viktigt att ge arbetstagarna anvisningar om att de omedelbart ska meddela arbetsgivaren om de har vistats i ett epidemiområde eller annars misstänker att de har smittats av coronaviruset. När en sådan situation uppstår ska arbetsgivaren och arbetstagaren diskutera vilka åtgärder som är nödvändiga för var och en av dem.

När det gäller de anvisningar KyA gav den 6 mars om sjukfrånvaro rekommenderas det att man överväger en förlängning av längden på sjukfrånvaroperioder som baserar sig på en egen anmälan, dock med beaktande av FPA: s självrisktid, som är dagen för insjuknandet och de 9 vardagar som följer på den.

6.3.2020

Anvisningar till församlingsarbetsgivarna om beredskapen inför en eventuell coronavirusepidemi

Församlingarna bör noggrant och helst på daglig basis följa med hur situationen utvecklas och uppdatera sin beredskapsnivå enligt utvecklingen och myndigheternas instruktioner. För de hälsomässiga myndighetsanvisningarna svarar Institutet för hälsa och välfärd (THL). På THL:s webbplats finns den senaste informationen om hur sjukdomen sprids samt anvisningar för att bekämpa smitta. Där kan man också fritt ladda ned informationsmaterial om coronaviruset och handhygienen. Utrikesministeriet svarar för reseanvisningarna samt för resemeddelanden för olika länder. På Arbetshälsoinstitutets (TTL) webbplats finns bland annat städningsanvisningar och direktiv (på finska) om företagens beredskap inför en coronavirusepidemi.

Församlingens egna anvisningar

Hotet om att den smittsamma sjukdomen COVID-19, som orsakas av det nya coronaviruset, eventuellt utvidgas till en epidemi är så pass allvarligt att det finns skäl för församlingsarbetsgivarna att fästa uppmärksamhet vid förhindrandet av smittspridningen. Dessutom bör man på arbetsplatserna förbereda sig inför hur en eventuell omfattande spridning av coronaviruset påverkar arbetsarrangemangen och utnyttjandet av arbetskraften. Som en del i beredskapen är det bra att utarbeta egna anvisningar för församlingen, där man bland annat tar upp följande:

  • utnämnandet av ansvarsperson eller ansvarspersoner inom församlingen,
  • chefernas roll,
  • samarbetet med arbetstagarna och deras representanter samt med företagshälsovården,
  • spridningen av information om coronaviruset på arbetsplatsen och till församlingsmedlemmarna,
  • direktiv om handhygien och andra skyddsåtgärder,
  • uppföljningen av och rådgivningen till personer med influensasymtom,
  • eventuella rese- och mötesbegränsningar som berör arbetet,
  • tryggandet av funktionerna i olika situationer,
  • eventuella övriga frågor som nämns i dessa anvisningar samt
  • i vilka situationer anvisningarna ska följas och hur länge de är i kraft.

Ändringar i arbetskraftssituationen

Om den smittsamma sjukdomen COVID-19 som orsakas av coronaviruset sprider sig till en epidemi kan efterfrågan på vissa delar av verksamheten minska i församlingarna. Det kan också bli nödvändigt att tillfälligt avbryta delar av verksamheten och stänga lokaler för att förhindra sjukdomsspridningen, vilket gör att arbetstagarnas uppgifter tillfälligt minskar. På samma gång kan en ökning i arbetsmängden någon annanstans leda till brist på arbetskraft.

Det måste då beaktas att arbetsgivaren på basis av sin arbetslednings- och tillsynsrätt kan bestämma var arbets- och tjänsteuppgifterna ska utföras, såvida arbetsgivarens rätt inte begränsas i arbetsavtalet. Arbetsgivaren kan också ensidigt göra sådana ändringar i uppgifterna som är nödvändiga för att arbetet ska kunna arrangeras på ett ändamålsenligt sätt, samt ordna arbetsuppgifter och arbetstider så att arbetet kan utföras också under förändrade förhållanden. På motsvarande sätt ska beaktas att arbetsgivaren och cheferna som fungerar som arbetsgivarens representant ska vidta nödvändiga åtgärder för att trygga arbetstagarnas säkerhet och hälsa i arbetet.

Arbetsgivaren ska med alla till buds stående medel förbereda sig för förändringar i arbetskraftssituationen till följd av en epidemi, och bland annat:

  • planera nödvändiga vikarie- och reservsystem
  • uppdatera anvisningarna för distansarbete eller utarbeta sådana antingen för viss tid eller permanent för att möjliggöra distansarbete som förhindrar sjukdomsspridningen i en epidemisituation
  • försöka komma överens med arbetstagare i arbetsavtalsförhållande om mertids- och övertidsarbete, om man bedömer att det kan uppstå sådana behov. Obs. Tjänsteinnehavare är med stöd av 17 § 6 mom. i arbetstidslagen skyldiga att utföra mertids- och övertidsarbete.
  • förbereda arbetstagarna på och informera dem om att deras arbetsbeskrivningar tillfälligt kan komma att förändras avsevärt och att arrangemanget kan inverka på lönen (KL 6:37 §, KyrkTAK 4 § 2 mom., 18 § 1 mom. och 23 §) och att de också kan komma att permitteras (KL 6:44 §, arbetsavtalslagen 5 kap. 2 §, kyrkans samarbetsavtal 3 kap.)

Beredskap för frånvaro

Det är viktigt att arbetsgivaren har beredskap för eventuell frånvaro till följd av en epidemi, som beror på att en eller flera arbetstagare insjuknar, arbetstagares barn och/eller andra närstående insjuknar och att en eller flera arbetstagare sätts i karantän.

Sjukanmälan och påvisande av arbetsoförmåga till följd av sjukdom

Under en coronavirusepidemi är utgångspunkten att arbetsgivarens gällande anvisningar för sjukfrånvaro följs. Även bestämmelserna i KyrkTAK gäller.

Enligt 52 § 1 mom. i KyrkTAK ska en arbetstagare som insjuknar utan dröjsmål anmäla detta till arbetsgivaren. Anmälan görs på det sätt som fastställts i församlingen, i första hand till den närmaste chefen. Alla arbetstagare ska ha blivit informerade om hur arbetsgivaren vill att anmälan ska göras. På motsvarande sätt ska arbetstagarna informeras om nödvändiga förändringar.

Enligt 52 § 2 mom. i KyrkTAK ska arbetsoförmågan påvisas med ett godtagbart läkarintyg. Detta krävs dock inte

  • vid sjukfrånvaro som varar i högst fem kalenderdagar, om någon annan tillförlitlig utredning som arbetsgivaren godkänner visas över arbetsoförmågan. Utredningen kan till exempel vara ett intyg av en hälso- eller sjukvårdare.
  • om församlingens behöriga myndighet har beslutat att det vid mycket kort sjukfrånvaro räcker med tillstånd av chefen. En sådan tjänst-/arbetsledighet på basis av egen anmälan kan beviljas för exempelvis tre dagar.

För att få dagpenning enligt sjukförsäkringslagen ska den försäkrade i allmänhet visa ett adekvat läkarintyg över sin sjukdom för folkpensionsanstalten med undantag för den så kallade självrisktiden, som är den dag man insjuknar och de följande 9 vardagarna.

Läkarintyget eller den andra tillförlitliga utredningen över sjukdomen som arbetsgivaren godkänner ska lämnas till arbetsgivaren utan ogrundat dröjsmål, dock senast inom en vecka efter att intyget har undertecknats, vid äventyr att den första dagen av tjänst-/arbetsledigheten är oavlönad. Lönen innehålls dock inte om det finns ett godtagbart skäl till att läkarintyget inte visas i tid. (KyrkTAK 52 § 2 mom.) Om sjukfrånvaron sammanfaller med semester och tjänsteinnehavaren/arbetstagaren vill flytta sin semester på grund av sjukdomsfallet, ska också en uttrycklig begäran om att flytta semestern utan dröjsmål meddelas arbetsgivaren. (KyrkTAK 98 §)

Om en coronavirusepidemi sprider sig kan det vara motiverat att ändra församlingens praxis för anmälning och godkännande av sjukfrånvaro. Om ändringar görs bör man även skriva in huruvida ändringarna endast gäller sjukfrånvaro till följd av coronavirus (COVID-19) eller även annan frånvaro, samt hur länge ändringarna är i kraft. Grundpremissen för ändringarna ska vara att sjukfrånvaro alltid förutsätter arbetsgivarens godkännande och att arbetsgivaren efter eget övervägande alltid kan kräva att läkarintyg uppvisas för hela tiden för arbetsoförmåga. Vid misstanke om coronavirussmitta ska en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården kontaktas i enlighet med hälsovårdsmyndighetens anvisningar. Innan dess får man inte besöka en mottagning.

Frånvaro från arbetet på grund av sjuka barn och övriga familjemedlemmar samt betalning av lön under frånvaron

Enligt 60 § i KyrkTAK gäller för tjänsteinnehavares och arbetstagares familjeledigheter vad som bestäms i 4 kap. i arbetsavtalslagen. Aktuella familjeledigheter enligt arbetsavtalslagen kan vara tillfällig vårdledighet för ordnande av vård för eller för vård av barn under 10 år (4 kap. 6 §) och frånvaro av tvingande familjeskäl (4 kap. 7 §). Lönen för denna frånvaro bestäms enligt följande:

  • enligt arbetsavtalslagen beviljas tillfällig vårdledighet för högst fyra arbetsdagar, av vilka enligt 63 § 4 mom. i KyrkTAK två är avlönade. Om barnets sjukdom varar längre och vård inte kan ordnas på något annat sätt kan barnets förälder fortsätta vara frånvarande från arbetet av tvingande familjeskäl. Maximilängden bestäms inte exakt i arbetsavtalslagen, men ledigheten är till sin karaktär tillfällig.
  • frånvaro av tvingande familjeskäl är oavlönad tjänst-/arbetsledighet (KyrkTAK 63 § 6 mom.). Med tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren kan man dock komma överens om att semester, sparad arbetstidsersättning eller arbetstidssaldo, lägerledighet eller någon annan grund för avlönad frånvaro läggs in i stället för oavlönad tjänst-/arbetsledighet. På detta sätt kan man undvika avdrag från lönen. Samma tillvägagångssätt kan tillämpas för de två oavlönade dagarna enligt 63 § 4 mom. i KyrkTAK.

Karantän

Beslut om att en person ska hållas i karantän kan endast fattas av en smittskyddsläkare (lagen om smittsamma sjukdomar 1227/2016). Folkpensionsanstalten kan betala ut dagpenning vid smittsam sjukdom om en arbetstagare har förordnats att utebli från arbetet för att förhindra spridningen av en smittsam sjukdom, till exempel coronavirus. Vårdnadshavaren för ett barn under 16 år har rätt att få dagpenning vid smittsam sjukdom om barnet har satts i karantän och vårdnadshavaren därför inte kan arbeta. Med en arbetstagare som har förordnats i karantän kan man vid behov avtala om distansarbete.

Semestrar och prövningsbaserade ledigheter

Semestertidpunkterna bestäms enligt 96 § i KyrkTAK. När det gäller tidpunkterna för fastställandet och placeringen av semestertidpunkterna samt de sammanhängande semesterperiodernas längd bör man i mån av möjlighet på förhand beakta att arbetstagarnas frånvaro bland annat på grund av sjukdom kan vara större än tidigare.

I 98 § 1 mom. i KyrkTAK har det avtalats om arbetstagarens rätt att flytta sin semester eller en del av den eller en sparad ledighet till en senare tidpunkt om han eller hon när semestern eller ledigheten börjar eller pågår är arbetsoförmögen på grund av sjukdom. I 98 § 3 mom. i KyrkTAK har det avtalats om flyttning eller avbrytande av semester på arbetsgivarens initiativ. Detta förutsätter att vägande skäl föreligger. En exceptionell situation till följd av en coronavirusepidemi kan vara ett sådant skäl för att flytta semestertidpunkten eller avbryta semestern som avses i avtalsbestämmelserna.

De prövningsbaserade tjänst- och arbetsledigheterna kan behöva begränsas för att upprätthållandet av verksamheten ska tryggas. Det finns skäl för arbetsgivarna att överväga om en eventuell coronavirusepidemi medför ändringar i gällande arbetsgivarpraxis.

Tjänsteresor

Arbetsgivaren bestämmer vart resorna i anslutning till arbetet ska gå. Utgångspunkten är att arbetstagarna inte i onödan ska utsättas för smitta. Det finns skäl att noga överväga resor till områden som nämns i utrikesministeriets resemeddelanden. Det bör övervägas om dessa resor kan ersättas med elektroniska sammanträden eller flyttas till en senare tidpunkt.

Arbetsgivaren kan inte begränsa de resor som arbetstagaren gör på fritiden.

Det finns anledning att kontrollera villkoren för reseförsäkringsskyddet. Om försäkringen omfattar ett så kallat krisskydd kan den ersätta kostnaderna för en inhiberad eller avbruten resa. Villkoren varierar mellan försäkringsbolagen.

En arbetstagares återkomst från resa tas upp i Arbetshälsoinstitutets anvisningar (på finska).

Samarbete

Eventuella ändringar eller kompletteringar av personalförvaltningens principer på grund av en coronavirusepidemi ska innan beslutet fattas behandlas med personalen på det sätt som bestäms i Kyrkans samarbetsavtal (KyrkTAK, bilaga 10). En eventuell permittering förutsätter ett samarbetsförfarande. Informationsskyldigheten enligt avtalet ska också uppfyllas.

Kyrkans arbetsmarknadsverk betonar arbetsgivarens skyldighet att aktivt informera personalen om de anvisningar om förebyggande av insjuknande och vård av sjuka som hälso- och sjukvårdsmyndigheterna utfärdar samt om övriga åtgärder som är nödvändiga för att upprätthålla säkerheten och hälsan på arbetsplatsen.

 

Skriv ut anvisningarna här