Anvisningar till församlingsarbetsgivare om coronatiden

Arbetarskyddslagens grundprinciper gäller under coronatiden:

• Arbetsgivaren ansvarar för de anställdas säkerhet och hälsa i arbetet, för att reda ut och identifiera olägenheter och risker på arbetsplatsen och för att kontinuerligt övervaka arbetet och vidta behövliga utvecklingsåtgärder.
• Arbetsgivaren och arbetstagarna ska samarbeta för att upprätthålla och förbättra arbetssäkerheten på arbetsplatsen.

Coronaviruset måste beaktas i synnerhet vid riskbedömningen på arbetsplatsen

Utredningen av farorna på arbetsplatsen och riskbedömningen måste uppdateras med beaktande av coronavirussituationen. Arbetarskyddsförvaltningen ger följande anvisningar om detta på sin webbplats tyosuojelu.fiÖppna länk i ny flik:

”Utredningen och bedömningen ska hållas uppdaterad och granskas, särskilt när det sker förändringar i förhållandena som kan inverka på arbetstagarnas exponering för coronaviruset.  Arbetsgivaren ska också behålla riskbedömningen och informationen som ligger till grund för den, samt på begäran överlämna dem till arbetarskyddsmyndigheten.  Dessa skyldigheter grundar sig på förordningen om biologiska agenser, vars ändring trädde i kraft den 15 november 2020.

I riskbedömningen ska man observera till exempelvis arbetets natur, den regionala spridningssituationen, möjligheten till distansarbete, antalet och varaktigheten av nära kontakter samt möjligheten att använda personlig skyddsutrustning. Behovet av resor och smittorisken som de orsakar måste också beaktas. Vid uppdatering av riskbedömningen ska arbetsgivaren vid behov ta hjälp av företagshälsovården. Företagshälsovårdens uppgift är bland annat att utifrån riskbedömningen utvärdera den hälsomässiga betydelsen och att ge arbetsgivaren råd om arbetarskyddsåtgärder för riskgrupper. Arbetsgivaren ska tillsammans med företagshälsovården bedöma hur en anställd som hör till en riskgrupp kan arbeta på ett säkert sätt.

Närmare information finns i SHM:s meddelande: Skyddet för arbetstagare mot risker som orsakas av biologiska agenser effektiviserasÖppna länk i ny flik."

I riskbedömningen under coronatiden måste man också beakta eventuellt ökat ensamarbete, hur arbetstagarna orkar och ergonomirelaterade frågor i ett vidare perspektiv.

Åtgärder baserade på riskanalys

Arbetsgivaren ska vidta nödvändiga åtgärder för att begränsa risken för exponering.  Arbetarskyddsförvaltningen ger följande anvisningar om detta på webbplatsen tyosuojelu.fiÖppna länk i ny flik:

”I situationen med coronavirus är den primära åtgärden för att förhindra att arbetstagare utsätts att undvika personkontakter.  Arbetsgivaren ska med hänsyn till arbetstagarnas hälsa bedöma om det är nödvändigt att vara på arbetsplatsen. Ett sätt att undvika kontakter är att arbeta på distans, och om detta inte är möjligt ska arbetsförhållandena på arbetsplatsen arrangeras så att risken att utsättas minimeras. Sådana åtgärder kan bland annat vara effektiverad städning, hygienanvisningar till arbetstagarna, användning av skyddsväggar för att förhindra droppsmitta, anvisningar till arbetstagarna för att undvika utsättning för corona och anvisningar för situationer med misstanke om sjukdom eller exponering samt olika arbetsskiftsarrangemang. En åtgärd som rekommenderas är även det att man inte i onödan samlas i pausrummen på arbetsplatsen.

Om smittorisken i arbetet är väsentligt förhöjd, ska personskydd såsom andningsskydd, skyddshandskar, skyddsglasögon och vid behov skyddsdräkter användas. Man ska kontinuerligt se till att personskydden underhålls, rengörs och byts ut."

Förteckning över medarbetare som exponerats

Enligt arbetarskyddslagen ska arbetsgivaren föra en förteckning över arbetstagare som i arbetet exponerats för biologiska agenser som utgör en allvarlig risk eller orsakar allvarliga sjukdomar hos människan. Denna skyldighet gäller biologiska agenser som klassificerats i riskklasserna 3 och 4 (Coronaviruset hör till klass 3) och alla branscher.

Arbetarskyddsförvaltningen ger följande anvisningar om förandet av förteckningen på sin webbplats tyosuojelu.fiÖppna länk i ny flik:

”En förteckning ska föras om man kan konstatera att arbetstagaren i sitt arbete har varit i kontakt med en person som fått coronavirussmitta eller material som innehåller coronavirus. Enbart möjligheten att exponeras i arbetet föranleder ännu ingen skyldighet för arbetsgivaren att föra en förteckning.

Av förteckningen framgå den exponerade arbetstagarens namn och yrke, arbetsplatsens verksamhetsområde och det utförda arbetets art, uppgifter om vilken biologisk agens som orsakat exponeringen i den mån det är känt och en beskrivning av hur och när exponeringen skedde.”

Se närmare anvisningar om hur förteckningen ska föras i arbetarskyddsförvaltningens webbnyhet (på finska): Koronalle työssä altistuneet työntekijät tulee luetteloidaÖppna länk i ny flik. 

De anställdas arbetsuppgifter kan tillfälligtvis minska under coronatiden. På samma gång kan en ökning i arbetsmängden någon annanstans leda till brist på arbetskraft.

Det måste då beaktas att arbetsgivaren på basis av sin arbetslednings- och tillsynsrätt kan bestämma var arbets- och tjänsteuppgifterna ska utföras, såvida arbetsgivarens rätt inte begränsas i arbetsavtalet.

Arbetsgivaren kan också ensidigt göra sådana ändringar i uppgifterna som är nödvändiga för att arbetet ska kunna arrangeras på ett ändamålsenligt sätt, samt ordna arbetsuppgifter och arbetstider så att arbetet kan utföras också under förändrade förhållanden. I fråga om rekryteringar måste man beakta att man måste stå fast vid redan gjorda rekryteringar.

Arbetsgivaren ska med alla till buds stående medel förbereda sig för förändringar i arbetskraftssituationen till följd av en epidemi, och bland annat:

• planera nödvändiga vikarie- och reservsystem.
• försöka komma överens med arbetstagare i arbetsavtalsförhållande om mertids- och övertidsarbete, om man bedömer att det kan uppstå sådana behov. Obs. Tjänsteinnehavare är med stöd av 17 § 6 mom. i arbetstidslagen skyldiga att utföra mertids- och övertidsarbete.
• förbereda arbetstagarna på och informera dem om att deras arbetsbeskrivningar tillfälligt kan komma att förändras avsevärt och att arrangemanget kan inverka på lönen (KL 6:37 §, KyrkTAK 4 § 2 mom., 18 § 1 mom. och 23 §) och att de också kan komma att permitteras (KL 6:44 §, arbetsavtalslagen 5 kap. 2 §, kyrkans samarbetsavtal 3 kap.)

Under coronavirussituationen är utgångspunkten den att arbetsgivarens gällande anvisningar för sjukfrånvaro ska följas. Även bestämmelserna i KyrkTAK gäller. Arbetsgivarna rekommenderas dock att överväga en förlängning av längden på sjukfrånvaroperioder som baserar sig på en egen anmälan. Där borde man beakta FPA:s självrisktid, som är dagen för insjuknandet och de 9 vardagar som följer på den.

Om ändringar görs i praxis för anmälan av sjukfrånvaro bör man även skriva in huruvida ändringarna endast gäller sjukfrånvaro till följd av coronavirus (COVID-19) eller även annan frånvaro, samt hur länge ändringarna är i kraft. Grundpremissen för ändringarna ska vara att sjukfrånvaro alltid förutsätter arbetsgivarens godkännande och att arbetsgivaren efter eget övervägande alltid kan kräva att läkarintyg uppvisas för hela tiden för arbetsoförmåga. Vid misstanke om coronavirussmitta ska en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården kontaktas i enlighet med hälsovårdsmyndighetens anvisningar. Innan dess får man inte besöka en mottagning.

Enligt 52 § 1 mom. i KyrkTAK ska en arbetstagare som insjuknar utan dröjsmål anmäla detta till arbetsgivaren. Anmälan görs på det sätt som fastställts i församlingen, i första hand till den närmaste chefen. Alla arbetstagare ska ha blivit informerade om hur arbetsgivaren vill att anmälan ska göras. På motsvarande sätt ska arbetstagarna informeras om nödvändiga förändringar.

Enligt 52 § 2 mom. i KyrkTAK ska arbetsoförmågan påvisas med ett godtagbart läkarintyg. Detta krävs dock inte

• vid sjukfrånvaro som varar i högst fem kalenderdagar, om någon annan tillförlitlig utredning som arbetsgivaren godkänner visas över arbetsoförmågan. Utredningen kan till exempel vara ett intyg av en hälso- eller sjukvårdare.
• om församlingens behöriga myndighet har beslutat att det vid mycket kort sjukfrånvaro räcker med tillstånd av chefen. En sådan tjänst-/arbetsledighet på basis av egen anmälan kan beviljas för exempelvis tre dagar.

För att få dagpenning enligt sjukförsäkringslagen ska den försäkrade i allmänhet visa ett adekvat läkarintyg över sin sjukdom för folkpensionsanstalten med undantag för den så kallade självrisktiden, som är den dag man insjuknar och de följande 9 vardagarna.

Läkarintyget eller den andra tillförlitliga utredningen över sjukdomen som arbetsgivaren godkänner ska lämnas till arbetsgivaren utan ogrundat dröjsmål, dock senast inom en vecka efter att intyget har undertecknats, vid äventyr att den första dagen av tjänst-/arbetsledigheten är oavlönad. Lönen innehålls dock inte om det finns ett godtagbart skäl till att läkarintyget inte visas i tid (KyrkTAK 52 § 2 mom.). Om sjukfrånvaron sammanfaller med semester och tjänsteinnehavaren/arbetstagaren vill flytta sin semester på grund av sjukdomsfallet, ska också en uttrycklig begäran om att flytta semestern utan dröjsmål meddelas arbetsgivaren (KyrkTAK § 98). 

Enligt 60 § i KyrkTAK gäller för tjänsteinnehavares och arbetstagares familjeledigheter vad som bestäms i 4 kap. i arbetsavtalslagen. Aktuella familjeledigheter enligt arbetsavtalslagen kan vara tillfällig vårdledighet för ordnande av vård för eller för vård av barn under 10 år (4 kap. 6 §) och frånvaro av tvingande familjeskäl (4 kap. 7 §). Lönen för denna frånvaro bestäms enligt följande:

• enligt arbetsavtalslagen beviljas tillfällig vårdledighet för högst fyra arbetsdagar, av vilka enligt 63 § 4 mom. i KyrkTAK två är avlönade. Om barnets sjukdom varar längre och vård inte kan ordnas på något annat sätt kan barnets förälder fortsätta vara frånvarande från arbetet av tvingande familjeskäl. Maximilängden bestäms inte exakt i arbetsavtalslagen, men ledigheten är till sin karaktär tillfällig.
• frånvaro av tvingande familjeskäl är oavlönad tjänst-/arbetsledighet (KyrkTAK 63 § 6 mom.). Med tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren kan man dock komma överens om att semester, sparad arbetstidsersättning eller arbetstidssaldo, lägerledighet eller någon annan grund för avlönad frånvaro läggs in i stället för oavlönad tjänst-/arbetsledighet. På detta sätt kan man undvika avdrag från lönen. Samma tillvägagångssätt kan tillämpas för de två oavlönade dagarna enligt 63 § 4 mom. i KyrkTAK.

Det finns två typer av karantän: frivillig karantän och officiell karantän.

Beslut om att en person ska hållas i officiell karantän kan endast fattas av en smittskyddsläkare (lagen om smittsamma sjukdomar 1227/2016). Folkpensionsanstalten kan betala ut dagpenning vid smittsam sjukdom om en arbetstagare har förordnats att utebli från arbetet för att förhindra spridningen av en smittsam sjukdom, till exempel coronavirus. Vårdnadshavaren för ett barn under 16 år har rätt att få dagpenning vid smittsam sjukdom om barnet har satts i karantän och vårdnadshavaren därför inte kan arbeta. En officiell karantän kan inte förkortas med hjälp av coronatester. Med en arbetstagare som har förordnats i karantän kan man vid behov avtala om distansarbete. Någon rätt till dagpenning vid smittsam sjukdom finns dock inte i det fall att inget inkomstbortfall uppkommer.

Frivillig karantän bygger på frivillighet. Frivillig karantän rekommenderas t.ex. för personer som väntar på resultat från coronatest eller som kommer till Finland från ett land med hög coronaincidens. Längden på en frivillig karantän i anslutning till resande kan förkortas med coronatester. Frivillig karantän berättigar inte till dagpenning vid smittsam sjukdom.  Om det inte går att komma överens med arbetstagaren om distansarbete, semester eller annan betald ledighet antecknas frivillig karantän som tjänst-/arbetsledighet utan lön.

Läs mer om karantän på THL.fiÖppna länk i ny flik och om dagpenning vid smittsam sjukdom på kela.fiÖppna länk i ny flik

Semestertidpunkterna bestäms enligt 96 § i KyrkTAK. Beträffande när semestrarna ska fastställas, när de ska hållas och hur långa oavbrutna semestrar som kan tas ut finns det skäl att om möjligt på förhand beakta coronasituationen.

I 98 § 1 mom. i KyrkTAK har det avtalats om arbetstagarens rätt att flytta sin semester eller en del av den eller en sparad ledighet till en senare tidpunkt om han eller hon när semestern eller ledigheten börjar eller pågår är arbetsoförmögen på grund av sjukdom. Någon sådan rätt föreligger dock inte enbart på grund av karantän.

I 98 § 3 mom. i KyrkTAK har det avtalats om flyttning eller avbrytande av semester på arbetsgivarens initiativ. Detta förutsätter att vägande skäl föreligger. En exceptionell situation till följd av en coronavirusepidemi kan vara ett sådant skäl för att flytta semestertidpunkten eller avbryta semestern som avses i avtalsbestämmelserna.

Enligt 108 § i KyrkTAK kan arbetsgivaren och en anställd avtala om att semesterpenningen eller en del av den byts till utbytesledighet. Om bytet ska enligt 108 § 2 mom. avtalas före slutet av april det år då semesterpenningen betalas ut. Denna tidtabell ska iakttas även i fråga om anteckningar som ska göras i Kyrkans servicecentrals löneräkningssystem. Det här kan man inte avvika från ens med anledning av coronasituationen.

Vid beviljandet av prövningsbaserad tjänst- och arbetsledighet kan det vara befogat att överväga om coronavirussituationen ändrar på arbetsgivarens gällande praxis. 

Arbetsgivaren bestämmer vart resorna i anslutning till arbetet ska gå. Utgångspunkten är för närvarande att resande såväl i hemlandet som utomlands borde begränsas till nödvändiga resor.

Arbetsgivaren kan inte begränsa de resor som arbetstagaren gör på fritiden.

• THL:s anvisningar till resenärerÖppna länk i ny flik
• Utrikesministeriets resemeddelandenÖppna länk i ny flik
• Utrikesministeriets reseanmälanÖppna länk i ny flik

Eventuella ändringar eller kompletteringar av personalförvaltningens principer på grund av coronavirussituationen ska innan beslutet fattas behandlas med personalen på det sätt som bestäms i Kyrkans samarbetsavtal (KyrkTAK, bilaga 10). Motsvarande behandling krävs före beslutsfattande i ärenden som omfattas av arbetarskyddssamarbete, bl.a. sådant som direkt påverkar arbetstagarnas säkerhet och hälsa samt förändringar i fråga om detta.

Permittering av en eller flera anställda som genomförs av produktionsorsaker eller ekonomiska orsaker förutsätter samarbetsförhandlingar i enlighet med samarbetsavtalet (Kyrkans samarbetsavtal, kapitel 3).

Informationsskyldigheten enligt samarbetsavtalet ska också uppfyllas.

Kyrkans arbetsmarknadsverk betonar arbetsgivarens skyldighet att aktivt informera personalen om de anvisningar om förebyggande av insjuknande och vård av sjuka som hälso- och sjukvårdsmyndigheterna utfärdar samt om övriga åtgärder som är nödvändiga för att upprätthålla säkerheten och hälsan på arbetsplatsen.