Processen för utarbetande av utbildningsplanen 

Det rekommenderas att utbildningsplanen utarbetas som en del av den normala planeringsprocessen för verksamheten och ekonomin. På så sätt kan man säkerställa att planen utgår från innehållet i församlingens arbete och församlingens behov och att förändringarna i omvärlden beaktas i kompetensutvecklingen. Planen uppdateras i och med eventuella utvecklingsbehov eller förändringssituationer som framkommit under året. Om församlingen utnyttjar utbildningsersättningen, ska utbildningsplanen och eventuella ändringar som gäller den ha gjorts före utbildningen.

Arbetstagarnas behov av utveckling av yrkeskompetensen förmedlas till planeringsprocessen inom ramen för förfarandet för kontinuerligt samarbete enligt Kyrkans samarbetsavtal. Det kan vara direkt eller representativt beroende på vilken fas i processen det är fråga om. En representativ behandling förutsätts innan planen godkänns. Således följer man också upp genomförandet av planen. När planen behandlas ska arbetsgivaren på begäran redogöra för på vilket sätt man i fortsättningen ämnar upprätthålla yrkeskunnandet hos de arbetstagare som under en längre tid inte omfattats av åtgärder för utveckling av yrkeskunnandet.

För utarbetandet av planen har Kyrkans arbetsmarknadsverk upprättat en blankett för utbildningsplan och för chefernas arbete en blankett för genomförande av utbildningsplanen. När den genomförda utbildningen registreras i servicecentralens löneräkningssystem, kan man för hela året rapportera de uppgifter som behövs för ansökan om utbildningsersättning. 

Utbildningar som behövs för genomförandet av planen kan hittas bl.a. i Kyrkans personalutbildningskalender. Den innehåller utbildningar, uppdragsutbildningar och nätverksträffar som arrangeras av Kyrkans utbildningscentral samt övriga enheter, stift och andra aktörer inom Kyrkostyrelsen. Närmare information om fortbildning och tilläggsutbildning samt övrigt utbildningsutbud inom det offentliga utbildningssystemet finns i portalen studieinfo.fiÖppna länk i ny flik.

Det är värt att notera att det dock inte förutsätts att exakta namn och tidpunkter för utbildningarna anges i planen. Det räcker med en allmän beskrivning av åtgärderna, t.ex. utveckling av arbetslivsfärdigheter. Planen är ett verktyg med vars hjälp man kan söka utbildningar på deras namn. Utbildningarnas namn och tidpunkter behövs först när planen ska genomföras.