Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja sen seurakunnilla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä. Toimintamme on läpinäkyvää ja arvojemme mukaista. Vastuullisuus ja luottamuksellisuus korostuvat myös henkilötietojen käsittelyssä, ja siksi olemme sitoutuneet suojaamaan jäsentemme, henkilöstömme sekä asiakkaidemme yksityisyyttä.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja kansallisen tietosuojalain (1050/2018) tietosuojaperiaatteita, joilla turvataan henkilötietojesi oikeaoppinen ja turvallinen käsittely kaikissa käsittelyvaiheissa ja koko tiedon elinkaaren ajan.
Henkilötietosi on suojattu asiattomalta käsittelyltä ja pääsy tietoihin on rajoitettu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Sinulla on oikeus saada tietää, miksi ja mitä tietojasi seurakunta käsittelee sekä mitä oikeuksia sinulla on käytettävissäsi. Näitä informoitavia asioita ovat seuraavat 10 tietokokonaisuutta, jotka jäljempänä esitellään yleisellä tasolla ja joista tarkemmin on kerrottu kunkin rekisterin omassa tietosuojaselosteessa.
Seurakunta toimii henkilötietojesi vastuullisena rekisterinpitäjänä. Oman seurakuntasi yhteystiedot löydät täältä: https://evl.fi/seurakunnat
Tarkemmat tiedot seurakunnassasi tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojaselosteista saat seurakuntasi kirkkoherranvirastosta tai asiointipisteestä taikka verkkosivulta. Tietosuojaselosteissa on kerrottu muun muassa kunkin yksittäisen rekisterin tietosisältö, tietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tietojen käyttötarkoitukset kuten jäljempänä on kuvattu.
Henkilötietoja tarvitaan ja käytetään seurakunnan toiminnassa ja palvelujen tarjoamisessa sekä jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamisessa (esimerkiksi lapsen kasteen yhteydessä, rippikoulussa, diakoniatyössä, hautatoimessa jne.).
Käyttötarkoituksen määrittely on kaiken oikeaoppisen henkilötietojen käsittelyn lähtökohta ja edellytys.
Henkilötietojen käsittelylle pitää aina olla lain mukainen oikeusperuste, jotta seurakunta voi käsitellä tietojasi.
Henkilötietojen käsittely seurakunnassa voi perustua lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten velvollisuuteen pitää rekisteriä jäsenistä. Käsittely voi perustua myös palvelussuhteeseen tai asiakassuhteeseen. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi antamasi suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?
Seurakunnassa käsitellään seurakuntalaisten, asiakkaiden, työntekijöiden, vapaaehtoisten ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Kaikki henkilötiedot on kerätty jotakin tiettyä käyttötarkoitusta varten eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Tietoja kerätään vain sen verran kuin on tarpeen kyseisen toiminnan toteuttamiseksi.
Henkilötietoja ovat esimerkiksi:
Seurakunta saa tiedot pääasiallisesti sinulta itseltäsi. Keräämme henkilötietoja erilaisten leirien, kerhojen, retkien, tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä sekä asiakaspalvelutilanteissa ja sopimuksia tehtäessä. Jäsenrekisterissä olevia tietojasi päivitämme väestötietojärjestelmän tiedoilla.
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeen. Lisäksi joitakin tietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Näitä velvollisuuksia seurakunnille tulee esimerkiksi kirkkolaista tai kirjanpitolaista.
Esimerkkejä säilytysajoista:
Henkilötietojasi käsitellään vain seurakunnan ja Suomen ev.lut. kirkon toiminnassa.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei luovutukseen ole lakisääteistä oikeutta tai velvollisuutta.
Seurakunnassa sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia. Tämä laki sääntelee oikeutta saada tieto seurakunnan asiakirjasta ja sitä, mitkä tiedot ovat salassa pidettäviä.
Kirkon yhteisen jäsenrekisterin tietoja käytetään myös yhteiskunnan väestötietopalvelussa. Seurakuntien yhteiset aluekeskusrekisterit voivat luovuttaa jäsenrekisteristä tietoja siten kuin siitä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa. Tietoja luovutetaan muun muassa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen, perunkirjoituksen toimittamiseen ja sukututkimukseen, jollei tätä ole kielletty.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei seurakunta ole siitä erikseen kertonut tietosuojaselosteessaan.
Tietosuojan toteutumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sinulle rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus:
Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.
Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimistoLintulahdenkuja 4, 00530 HelsinkiPL 800, 00531 Helsinkitietosuoja(at)om.fip. 029 566 6700
Seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystiedot saa seurakunnasta tai seurakunnan tietosuojaselosteista.