Kehitämme evl.fi-sivustoa ja toivomme, että vastaisit kyselyymme. Aikaa vastaamiseen menee muutama minuutti. Vastaukset käsitellään anonyymisti.
1. A) Katkeamaton sukuselvitys Suomen ev.lut. kirkon jäsenyysajalta päähenkilöstä 55 €. Puolisosta laaditaan oma todistus avioliiton ajalta ja tällaisesta päähenkilöön liittyvästä todistuksesta peritään 20 €. Tarvittaessa sukuselvitys laajennetaan seuraavaan sukupolveen ja jokaisesta päähenkilöön liittyvästä todistuksesta peritään 20 €. Jokaisesta henkilöstä laaditaan oma todistus. Poikkeuksina:
Täydennyksestä aiemmin tehtyyn tilaukseen peritään 20 € / todistus.Jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan eri käyttötarkoituksia varten, veloitetaan kaikista todistuksista alkuperäisen todistuksen hinta.
B) Tilaajan pyynnöstä tehtävä rajallinen sukuselvitys, joka ei kata koko kirkon jäsenyysaikaa:
Sukututkimusta tai tieteellistä tutkimusta varten laadittujen todistusten perusmaksu on 55 €. Mikäli todistusten laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 25 € jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta.Sukututkimusta varten todistus laaditaan kuhunkin keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien kirkonkirjoista ja rajattua ajanjaksoa koskevista tiedoista.
Digitoitujen kirkonkirjojen kuvatiedostojen kopioimisesta aiheutuvasta työstä veloitetaan perusmaksuna 55 €. Mikäli kopioimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 25 € jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta. Lisäksi veloitetaan kirkonkirjoihin perustuvan aineiston kopiosta 10 € kuvalta.HUOM! Kuvatiedostojen kopiointeja koskevat pyynnöt toimitetaan Kirkkohallitukseen. Seurakunnissa ei tehdä kuvatiedostojen kopiointeja.
Maksuttomia todistuksia ovat sellaiset todistukset, joiden maksuttomuus perustuu johonkin voimassa olevaan lakiin. Maksuttomia todistuksia ovat myös kirkon sisäisiin tehtäviin tarvittavat virkatodistukset. Maksuttomista todistuksista ei peritä toimitusmaksua.
Henkilö voi tarkastuttaa kirkonkirjoissa ja seurakunnan muissa rekistereissä olevat omat tietonsa kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastusoikeutta käyttää useammin, veloitetaan tietojen luovutuksesta 10 € / todistus.
Todistuksesta peritään toimitustavasta riippumatta (nouto, postitse, sähköpostitse) toimitusmaksua 5 €, joka sisältää myös laskutuksen. Jos lasku lähetetään asiakkaan pyynnöstä eri osoitteeseen kuin todistus, veloitetaan molemmista erikseen 5 €. Jos todistus toimitetaan asiakkaan pyynnöstä useammalla eri tavalla (esim. postitse ja sähköpostitse) tai useampaan eri osoitteeseen, veloitetaan jokaisesta toimituksesta erikseen 5 €.Aiemmin lähetettyjen todistusten kopioiden lähettämisestä veloitetaan 10 € / todistus ja toimitusmaksu 5 €.Postiennakolla lähetettävästä todistuksesta peritään postiennakkomaksu. Todistuksen lähettämisestä ulkomaille peritään lisäksi posti- ja pankkipalvelumaksut. Maksukehotuksesta veloitetaan 5 €.
Suomen evankelis-luterilaisen kirkon aluekeskusrekisterit luovuttavat otteita, todistuksia ja niitä vastaavia muita yksittäisiä kirjallisia selvityksiä hallussaan olevista kirkollisista väestörekistereistä ja niihin kuuluvista asiakirjoista. Väestötiedon luovutusta haetaan kirjallisesti tai muulla luotettavalla tavalla. Tämän varmistamiseksi tilauksen vastaanottamisen yhteydessä voidaan esittää tarkentavia kysymyksiä. Tiedonluovutuksessa on kyse hallinnollisesta päätöksestä, jonka tekee keskusrekisterin johtaja tai hänen valtuuttamansa työntekijä. Laki väestötietojärjestelmästä ja digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009) 48 ja 50 §, kirkkolain (652/2023) 8 luvun 6 § ja kirkkojärjestyksen (657/2023) 3 luvun 64 §.
Tilaaja on vastuussa siitä, että hän ilmoittaa tilausta tehdessään oikeat tiedot ja tietojen käyttötarkoituksen. Tilatut asiakirjat toimitetaan tilaajan ilmoittamaan vastaanotto-ositteeseen. Aluekeskusrekisterillä ei ole velvoitetta varmistua tilauksen yhteydessä ilmoitetun toimitusosoitteen oikeellisuutta.
Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla on 14 aluekeskusrekisteriä. Tilaavirkatodistus.fi -palvelusta tilaus ohjautuu eteenpäin päähenkilön viimeisen seurakunnan mukaiseen aluekeskusrekisteriin. Lista siitä, mihin aluekeskusrekisteriin seurakunta kuuluu, löytyy sivulta https://evl.fi/asiointi/aluekeskusrekisterit/. Jos olet epävarma siitä, mihin tilauksesi on ohjautunut, voit olla yhteydessä lähimpään aluekeskusrekisteriin ja kysyä asiaa heiltä.
Tilatut tiedot luovutetaan tilauksen yhteydessä ilmoitetulla tavalla, mikäli se on tietosisällön puolesta mahdollista. Jotkut tietosisällöt rajoittavat käytettävissä olevia tiedonluovutustapoja, esimerkiksi turvakiellon alaista tietoa sisältäviä asiakirjoja ei lähetetä sähköpostitse. Tietojen mahdollisia toimituskanavia ovat posti, salattu sähköposti, suomi.fi -viestit ja nouto palvelupisteestä. Käytännössä toimitustapaan vaikuttaa asiakirjan tietosisältö ja se mitä toimitustapoja kullakin aluekeskusrekisterillä on käytössään.
Tilaukset laaditaan ja toimitetaan lähtökohtaisesti tilausten saapumisjärjestyksessä. Tilauksen käsittelyaika vaihtelee työtilanteen mukaan muutamasta päivästä joihinkin viikkoihin.
Virkatodistus voidaan postittaa tilaajan viralliseen osoitteeseen tai hänen väestötietojärjestelmään ilmoittamaansa asiointiosoitteeseen. Postitus on mahdollista myös muuhun osoitteeseen, jos se on ilmoitettu tilaavirkatodistus.fi -tilauspalvelussa tehdyn tilauksen yhteydessä. Tästä poikkeuksen muodostavat turvakiellon alaista tietoa sisältävät asiakirjat, jotka voidaan toimittaa vain asianosaisen viralliseen asiointiosoitteeseen tai noutaa asiointipisteeltä henkilöllisyytensä todistaen. Tilaaja on vastuussa oikean osoitteen ilmoittamisesta. Ulkomaisten tilausten kohdalla toimitaan tapauskohtaisesti.
Osa aluekeskusrekistereistä postittaa virkatodistuksia Postin iPost-palvelulla. Jos vastaanottaja on ottanut käyttöönsä sähköisen omaposti -palvelun, saapuu lähetys sopimuksen mukaisella tavalla, joko sähköisesti tai perinteisensä postijakeluna. iPostin kautta postitetut lähetykset ohjautuvat suomi.fi viranomaisviesteihin, jos sekä lähettäjä että vastaanottaja ovat ottaneet käyttöön sähköisen viranomaisviestinnän.
Tilaavirkatodistus.fi -palvelussa tilattu virkatodistus voidaan toimittaa salattuna sähköpostina tilaajan ilmoittamaan osoitteeseen. Salattu sähköposti on avattavissa vain tietyn aikaa lähettämisen jälkeen. Viestin vastaanottajan on siksi siirrettävä asiakirjat sähköpostista pysyvämpään tietovarastoon. Lähettävä aluekeskusrekisteri ei voi varmistua ilmoitetun sähköpostin oikeellisuudesta.
Osa aluekeskusrekistereistä voi toimittaa asiakirjoja Suomi.fi-viestit palvelun kautta. Mikäli vastaanottaja on ottanut viranomaisviestintäkanavan Suomi.fi-viestit käyttöönsä, voidaan toimitus ohjata pyynnöstä sinne. Saapuneesta viestistä tulee muistutus sähköpostiin.
Tilauksen yhteydessä voi myös ilmoittaa noutavansa asiakirjat itse aluekeskusrekisterin palvelupisteestä. Nouto tulee tehdä todistukset laatineen aluekeskusrekisterin palvelupisteestä. Tiedot kunkin aluekeskusrekisterin palvelupisteestä löytyvät osoitteesta https://evl.fi/asiointi/aluekeskusrekisterit tai ottamalla yhteyttä aluekeskusrekisterin asiakaspalveluun.
Mikäli postitettu tilaus ei saavu vastaanottajalle, on asiassa oltava yhteydessä tilauksen lähettäneeseen aluekeskusrekisteriin. Lähettäjä ei vastaa seuraamuksista, jotka johtuvat siitä, että Postin kuljetettavaksi annettu lähetys ei ole saapunut vastaanottajalle tai on Postin toimien vuoksi päätynyt muualle kuin lähetykseen kirjattuun vastaanottajan osoitteeseen.
Jos salatun sähköpostin avaaminen epäonnistuu, apua ja neuvoja tilanteessa saa viestin lähettäneestä aluekeskusrekisteristä. Lähettäjä ei vastaa seuraamuksista tilanteessa, jossa sähköisesti toimitettujen asiakirjojen käyttäminen on estynyt.
Tiedonluovutus on maksullista, hinnat määritellään kulloinkin voimassa olevassa maksumääräyksessä Kirkkohallituksen päätös kirkonkirjojen tietojen luovuttamisesta perittävistä maksuista. Maksumääräys julkaistaan Kirkon säädöskokoelmassa ja on luettavissa osoitteessa https://evl.fi/plus/paatoksenteko/kirkkohallitus/kirkon-saadoskokoelma/
Perunkirjoitusta varten tilattujen virkatodistusten maksut ovat pesänselvitysvelkaa. Perintökaaren mukaan kuolinpesän osakkaat vastaavat henkilökohtaisesti velasta, jonka he ovat tehneet pesän lukuun (perintökaari (40/1965) 21 luku 4 §). Kuolinpesän varattomuus ei ole peruste virkatodistusmaksun peruuttamiselle.
Luovutetuista tiedoista määrättyyn maksuun tyytymätön voi tehdä oikaisuvaatimuksen laskun yhteydessä olevien ohjeiden mukaisesti. Oikaisuvaatimuksen tekeminen ei siirrä laskun eräpäivää. Virkatodistusten luovutusmaksut ovat julkisia saatavia ja siten ne ovat suoraan ulosottokelpoisia ilman erillistä päätöstä. Maksumuistutus maksamattomasta laskusta lähetetään tilaajalle.
Tilauksen peruuttaminen ilman kustannuksia on mahdollista siihen saakka, kunnes tilaus on otettu käsittelyyn. Peruuttaminen tulee tehdä siihen aluekeskusrekisteriin, jossa tilausta käsitellään. Tilaavirkatodistus.fi -palvelusta tilaus ohjautuu eteenpäin päähenkilön viimeisen seurakunnan mukaiseen aluekeskusrekisteriin. Lista siitä, mihin aluekeskusrekisteriin seurakunta kuuluu, löytyy sivulta https://evl.fi/asiointi/aluekeskusrekisterit/. Jos olet epävarma siitä, mihin tilauksesi on ohjautunut, voit olla yhteydessä lähimpään aluekeskusrekisteriin ja kysyä asiaa heiltä.
Kun pyydettyjen tietojen kerääminen on aloitettu, ei tehtyä toimeksiantoa voi enää peruuttaa ilman maksuvelvoitteen syntymistä.
Yritykset voivat toimeksiannon saaneena tilata virkatodistuksia asiakkaansa asian edistämiseksi samoja tilauskanavia käyttäen kuin yksittäiset tilaajat. Tilaavirkatodistus.fi -palvelussa yrityksen puolesta asioiva henkilö toimii yrityksensä/työnantajansa puolesta tämän valtuuttamana henkilönä. Tietojen luovuttajana aluekeskusrekisterillä on oikeus saada tarvitsemansa tiedot toimeksiannon sisällöstä.
Sähköisen laskutuksen pyytäminen edellyttää asiointia tilaavirkatodistus.fi -asiointipalvelussa. Asiointi edellyttää myös sitä, että tilaaja asioi yrityksen puolesta suomi.fi valtuutettuna toimijana. Tämän lisäksi sähköinen laskutus edellyttää yrityksen OVT-tunnuksen syöttämistä. Jos OVT-tunnus puuttuu tai on virheellinen, toimitetaan tilauksen lasku joko sähköpostitse tai postitse tilauksen yhteydessä ilmoitettujen yhteystietojen mukaan.