Hyppää sisältöön

Sukuselvitysmuotoiset virkatodistukset

Muun muassa perukirjaa varten tarvittavia sukuselvitysmuotoisia virkatodistuksia on tähän saakka pitänyt tilata erikseen jokaisesta niistä seurakunnasta, jossa vainaja on ollut kirjoilla. Vainajan lähiomaiset ovat kokeneet tämän työlääksi ja aikaa vieväksi. Tilanne kuitenkin helpottuu lähitulevaisuudessa, sillä Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa on käynnissä uudistus, jonka jälkeen perunkirjoituksiin tarvittavat sukuselvitykset voidaan tilata ja laatia keskitetysti yhdessä paikassa. 

Uusi palvelu edellyttää teknisiä ja toimintatapojen muutoksia

Valtakunnallisen palvelun toteuttaminen on edellyttänyt uudistuksia paitsi tekniikassa myös kirkon toimintatavoissa ja rakenteissa. Avainasemassa on ollut vanhojen kirkonkirjojen digitointi osaksi kirkon yhteistä jäsentietojärjestelmää kaikkien työntekijöiden saataville. 

Valtaosa kirkonkirjoista on nyt digitoituna. Jos jonkun sukuselvitykseen tarvittavan seurakunnan osuus kuitenkin yhä puuttuu digitoidusta materiaalista, se pitää pyytää erikseen kyseisestä seurakunnasta. Lisäksi luovutetun Karjalan alueen seurakuntien tiedot on pyydettävä Kansallisarkistosta Mikkelistä. Kuitenkin, jos vainajan tiedot pitäisi saada esimerkiksi kymmenestä seurakunnasta, ja yhdeksän seurakunnan tiedot saa keskitetysti yhdestä paikasta ja vain yhden seurakunnan tiedot pitää pyytää erikseen, on se asiakkaalle jo huomattavasti helpompaa kuin ennen.

Kirkonkirjamateriaalin digitoinnin lisäksi valtakunnallisen palvelun käynnistäminen on edellyttänyt kirkon jäsentietojärjestelmään Kirjuriin tehtyjä teknisiä uudistuksia. Jatkossa sukuselvitysmuotoiset virkatodistukset tehdään pääsääntöisesti jäsentietojärjestelmä Kirjurin uudella KirDi-toiminnallisuudella keskitetysti yhdestä paikasta. Uusi työkalu ei tarkoita sitä, että kaikki sukutiedot löytyisivät automaattisesti järjestelmästä napin painalluksella. Tiedot on yhä etsittävä osittain manuaalisesti, mutta nyt ne ovat haettavissa koko kirkon käytössä olevasta tietojärjestelmästä. Etuna on se, että sama virkailija voi laatia selvitysketjun yhdestä henkilöstä aina 15-vuotiaasta kuolemaan asti. Tällöin vältytään tietokatkoksilta vuosien varrella tai erilaisilta merkintätavoilta lopullisessa todistuksessa.

Toimintatavoissa ja hallinnossa uudistus tarkoittaa, että jatkossa rekisteröinteihin ja virkatodistuksiin liittyvät työt tehdään yksittäisten seurakuntien sijaan seurakuntien muodostamissa aluekeskusrekistereissä. Vuoden 2022 alusta lukien kaikkien seurakuntien tulee olla liittyneenä johonkin aluekeskusrekisteriin. 

Valtakunnalliseen sukuselvityspalvelun siirrytään v. 2021 loppuun mennessä

Valtakunnallisen sukuselvityspalvelun (”sukuselvitys yhdeltä luukulta”) pilotti käynnistyi Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymässä lokakuussa 2018. Vuoden 2019 aikana pilotti laajentui useisiin keskusrekistereihin ympäri Suomea. Vuoden 2020 loppuun mennessä uudistus kattaa jo suurimman osan Suomea. Siirtymävaihe päättyy 31.12.2021, jonka jälkeen asiakas voi tilata tarvitsemansa virkatodistuksen mistä seurakunnasta tai keskusrekisteristä tahansa.

Siirtymävaiheen aikana virkatodistusmuotoisia sukuselvityksiä tehdään kahdella eri tavalla. Valtakunnallisessa sukuselvityspalvelussa mukana olevat keskusrekisterit pyrkivät tekemään kaikki mahdolliset tilaukset siten, että asiakas saisi todistuksen kerralla samasta paikasta. Todistus laaditaan siinä keskusrekisterissä, jonka jäsenseurakunnan jäsen vainaja oli kuollessaan. Todistus laaditaan kirkon jäsentietojärjestelmän Kirjurin KirDi-toiminnallisuuden avulla kaikkien seurakuntien digitoidusta kirkonkirjamateriaalista. Ne keskusrekisterit ja seurakunnat, jotka eivät ole valtakunnallisessa palvelussa vielä mukana, tekevät sukuselvitysmuotoiset virkatodistustilaukset kuten tähänkin asti, eli jokainen seurakunta/keskusrekisteri, jonka jäsenenä vainaja on elinaikanaan ollut 15 ikävuodesta eteenpäin, tekee oman todistuksensa. 
Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tuottaman uuden palvelun siirtymävaihe päättyy 31.12.2021, jonka jälkeen lähes kaikki sukuselvitysmuotoiset virkatodistukset voidaan laatia keskitetysti yhdestä paikasta.