Kirkon palvelukeskus viettää 10-vuotissyntymäpäivää vuonna 2022

Kirkon palvelukeskus, Kipa, hoitaa kirkon talous- ja palkkahallinnon tehtävät keskitetysti. Kipa tuottaa palveluja seurakunnille, seurakuntayhtymille, hiippakunnille, kirkon keskusrahastolle ja kirkon eläkerahastolle, joista kaksi viimeistä ovat osa Kirkkohallitusta.

Palvelukeskuksen toiminta rahoitetaan asiakkailta perittävillä palvelumaksuilla.  Vuosibudjetti on noin yhdeksän miljoonaa euroa.

Palvelukeskus on perustettu vuonna 2012 kirkolliskokouksen päätöksellä. Perustamista valmisteli erillinen HeTa-projekti, joka kehitti toimintamallia seurakuntien henkilöstö- ja taloushallinnon hoitamiseksi ja määritteli palvelukeskuksen tarjoamien palvelujen laajuuden. HeTa-projekti kilpailutti myös talous- ja henkilöstöhallinnon yhteiset järjestelmät, jotka ovat edelleen monilta osin käytössä. Asiakkaat siirtyivät Kipan asiakkaiksi vaiheittain viisivuotisen siirtymäajan 2012−2017 aikana.

Kipa käsittelee puoli miljoonaa ostolaskua vuodessa

Kipa hoitaa moninaisia talous- ja palkkahallinnon tehtäviä. Se hoitaa asiakkaidensa palkka- ja palkkiolaskelmia, kirjanpitoa, myynti- ja ostolaskuja sekä niihin liittyviä reskontria, matka- ja kululaskuja sekä prosesseihin liittyvää maksuliikennettä. Lisäksi seurakuntatalouksille työstetään mm. raportteja tilinpäätöksiä varten sekä tehdään verottajan, työttömyysvakuutusrahaston, vakuutusyhtiöiden ja eläkelaitoksen vuosi-ilmoitukset.

Palvelukeskus huolehtii myös talous- ja palkkahallinnon tietojärjestelmien ylläpidosta sekä kehityksestä ja hoitaa niihin liittyviä käyttöoikeuksia sekä järjestelmätukea. Varsinaisesta tietojärjestelmien uudistamistyöstä vastaa Kirkkohallituksen hallinnoima, monivuotinen Kipa2-hanke.

Palvelukeskus tuotti vuonna 2021 noin neljännesmiljoona palkka- ja palkkiolaskelmaa, käsitteli lähes puoli miljoonaa ostolaskua, reilut 200 000 myyntilaskua, yli 300 000 myyntireskontra-tapahtumaa, liki 50 000 matka- ja kululaskua ja teki yli 25 000 tuntia kirjanpitotyötä. Maksuliikenteen kautta kulkee vuosittain noin 40 000 tapahtumaa.

Tiimit hoitavat nimettyjä asiakkuuksia  

Asiakkaiden päivittäisiä tehtäviä hoitavat Kipassa tiimit, joilla on nimetyt asiakkuudet. Näin asiakkaita voidaan parhaiten palvella ja varmistaa läpi koko vuoden sujuvaa asiointia. Asiakaspalvelu hoituu palvelupyyntöjärjestelmän ja puhelimen kautta.

Asiakkaille Kipa järjestää koulutusta, opastaa taloushallinnon hyvässä hoitamisessa ja toiminnan kehittämisessä sekä järjestelmien käytössä. Kipa tarjoaa myös laajempia palveluja asiakaskohtaisesti. 

Palveluja sekä sähköistä asiointia ja toimintojen automatisointia kehitetään ja parannetaan sekä asiakkailta saatujen palautteiden että oman henkilöstön aloitteiden perusteella.

Kipa työllistää reilut sata ihmistä ja tarjoaa harjoittelupaikkoja opiskelijoille

Palvelukeskuksen Oulun ja Porvoon toimipisteissä työskentelee yhteensä noin 105 työntekijää, joista palkanlaskijoita reilut 40 henkilöä ja taloushallinnon erilaisissa tehtävissä reilut 30 henkilöä.

Kipassa työskennellään muutaman henkilön tiimeissä, joissa jokainen pääsee oppimaan useampaa palvelukeskuksen prosessia. Kaikki kipalaiset osallistuvat myös toiminnan ja työyhteisön kehittämiseen, tiimeinä tai erilaisissa asiantuntijaryhmissä.

Kipassa toimii aktiivinen henkilöstöryhmä ViLiKut, joka järjestää nimensä mukaisesti työntekijöille virkistystä, liikuntaa ja kulttuuria. Työhyvinvointiin on jo vuosia panostettu Kipassa. Etätyön myötä mm. yhteiset tauko- ja keppijumppatuokiot ovat siirtyneet verkkoon. Jokaisessa yksikössä toimivat työhyvinvointikoordinaattorit järjestävät virtuaalista tukea työssä jaksamiseen. He kaikki ovat myös suorittaneet valtakunnallisen Työhyvinvointikortin, joka on yksi Työturvallisuuskeskuksen palveluista.

Vuosittain useampi kymmenen opiskelijaa suorittaa Kipassa taloushallinnon opintoihin liittyvää harjoittelua. Lisäksi esimerkiksi tilinpäätösaikaan ja kesäkuukausina tarjoamme kausityötä.

Juhlavuosi näkyy paikallisesti ja digitaalisissa sisällöissä

Kipan 10-vuotisjuhlavuosi näkyy vuoden aikana monin eri tavoin. Kipan Oulun toimipaikassa järjestetään asiakkaille ja sidosryhmille avoimet ovat perjantaina 20.5.2022 osana Oulussa järjestettäviä Kirkkopäiviä. Pääjuhlaa vietetään kutsuvierastilaisuutena Oulussa syyskuussa 2022.

Juhlavuonna asiakkaille suunnatussa uutiskirjeessä julkaistaan Historiikki-palstaa, jossa on kuvia ja tarinoita kymmenen vuoden ajalta. Kirkon intranetissä niin kutsutussa Sakastissa voi myös lukea historiikkia.

Teksti: Piia Heikkinen, Kirkon palvelukeskus