Seurakunnissa henkilöstöä on sekä virkasuhteessa että työsopimussuhteessa. Virkasuhteeseen ottamista koskevat monet kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja evankelis-luterilaisen kirkon viranhaltijalain muotomääräykset. Lisäksi virka- ja työsuhteeseen ottamista velvoittavat tasa-arvolain ja yhdenvertaisuuslain säännökset syrjinnän kiellosta työhönotossa. Työsuhteeseen ottamista ei muutoin ole säädetty.
Virka on perustettu hoitamaan tiettyjen tehtävien kokonaisuutta ja on voimassa, kunnes se lakkautetaan. Työsuhteeseen voidaan ottaa vapaammin ja työsuhde on olemassa vain työsuhteen ajan. Useat seurakunnat kuitenkin noudattavat virkasuhteeseen ottamisen tapaa myös työsuhteeseen otettaessa, vaikka siihen ei ole velvollisuutta. Tässä esitellään vakinaiseen virkasuhteeseen ottamisen prosessi.
Lisätietoja kirkkoherran valinnasta saat kirkkoherran vaalit -sivuilta.
Kun viranhaltija lähtee seurakunnan palveluksesta ja virka tulee avoimeksi, työnantajan tehtävänä on arvioida viran tarpeellisuutta ja ajanmukaisuutta seurakunnan nykytilanteessa. Ennen viran haettavaksi julistamista on selvitettävä, ovatko esimerkiksi viralle vahvistettu johtosääntö ja palkkausta varten laadittu tehtävänkuvaus ajan tasalla.
Päätöksen haettavaksi julistamisesta tekee yleensä kirkkoneuvosto, seurakuntaneuvosto tai seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto. Toimivalta viran haettavaksi julistamisesta voidaan myös delegoida toimielimelle tai viranhaltijoille. Viran täyttöä valmistelemaan perustetaan yleensä valintaryhmä, johon voivat kuulua esimerkiksi kirkkoherra, talouspäällikkö ja mahdollinen työalan esimies sekä joskus myös joku seurakunnan luottamushenkilöistä. Suositeltavaa ei sen sijaan ole, että uuden viranhaltijan tuleva kollega osallistuu valintaryhmän työhön.
Hakuilmoituksen laatiminen on ensimmäinen rekrytointiprosessin kriittinen vaihe. Hakuilmoitukseen tulee sisällyttää kaikki ne tiedot, jotka on välttämätöntä antaa hakijoille tiedoksi. Tällaisia ovat:
Ehdottomista kelpoisuusvaatimuksista (”hakijalta edellytetään”) on erotettava hakijoilta toivottavat ominaisuudet (”luetaan eduksi haussa”), jotka eivät ole ehdottomia kelpoisuusvaatimuksia. Esimerkiksi työkokemus voi olla ehdoton kelpoisuusvaatimus tai toivottava ominaisuus, joka otetaan huomioon valintaa tehdessä. Jos tietty työkokemus on viran kelpoisuusvaatimuksena ja hakijalta puuttuu tämä työkokemus, hän ei ole kelpoinen virkaan eikä häntä voida valita.
Kun hakuaika on päättynyt, hakijoista laaditaan ehdokkaiden yhdistelmä ja tehdään ansiovertailu. Tällä varmistetaan, että päättäjillä on riittävä tieto hakijoista valintaa varten. Ehdokkaiden yhdistelmästä tulee käydä ilmi hakijoiden nimi, koulutus, tärkein työkokemus ja valintaan mahdollisesti vaikuttavat luottamusmiestoimet. Tässä vaiheessa todetaan hakijat, jotka täyttävät kelpoisuusvaatimukset ja ne, jotka eivät niitä täytä, sekä myöhässä tulleet hakemukset.
Valintaryhmä suorittaa haastattelun. Eri toimijoiden roolin näkökulmasta ei ole suositeltavaa, että koko kirkkoneuvosto haastattelee. Kirkkoneuvoston tehtävänä on päättää siitä, kuka valitaan. Haastattelu ei ole pakollinen, mutta se on hyvä tapa hankkia lisätietoja varteenotettavimmista hakijoista.
Haastattelussa hakijoilta voidaan kysyä vain työhön vaikuttavista asioista, ei heidän yksityiselämästään. Tietojen hankkiminen hakijoiden nykyiseltä tai edellisiltä työnantajilta edellyttää hakijan suostumusta.
Haastattelun jälkeen valmistellaan päätösesitys päättäjille. Valintaryhmä voi laatia lausunnon ja oman näkemyksensä hakijoista, mutta varsinaisen esittelyn ja päätösesityksen päättävälle toimielimelle tekee se viranhaltija, jonka tehtäviin tällainen esittely kuuluu. Esittelyn laatiminen on viranhakuilmoituksen lisäksi toinen kriittinen vaihe täyttöprosessissa. Se tulee tehdä huolellisesti ja kirjallisesti. Siitä tulee käydä ilmi
On suositeltavaa, että esittelyssä kuvataan päähakijoita erikseen ja sen jälkeen suhteessa toisiinsa. Valinta on perusteltava. Puutteet perusteluissa heikentävät valintapäätöstä ja ovat omiaan aiheuttamaan valituksia.
Jos päätösesityksestä ollaan yksimielisiä, kokouksen puheenjohtaja toteaa valituksi tulleen. Jos yksimielisyyteen ei päästä, järjestetään äänestys. Äänestys voidaan tehdä myös suljetulla lippuäänestyksellä. Huomioitava on, että äänestystulos ei vapauta työnantajaa syrjintäväitteiltä.
Valinnasta tiedotetaan valituille ja muille hakijoille. Virkaan otetulle annetaan ote pöytäkirjasta, mutta mitään erillistä ”virkasopimusta” ei tehdä. Oikaisuvaatimusohjeen tai valitusosoituksen antaminen on pakollista ja oikaisuvaatimus- tai valitusaika alkaa kulua tiedoksi antamisesta. Jos valitsematta jäänyt hakija valittaa valintapäätöksestä ja voittaa jutun oikeudessa, oikeuden päätöksellä valinta kumotaan ja valintaprosessi käynnistyy alusta.
Työsuhteeseen valitun kanssa tehdään työsopimus. Valitsematta jäänyt hakija voi nostaa seurakuntaa vastaan yhdenvertaisuuslain tai tasa-arvolain perusteella kanteen syrjinnästä työhön ottamisessa ja voittaessaan jutun saada oikeuden määräämän korvauksen.
Rekrytointeihin liittyviin asiakirjoihin kohdistuu enenevässä määrin tietopyyntöjä. Hakijat haluavat nähdäkseen esimerkiksi toisten hakijoiden hakemuksia tai hakijavertailun. Lainsäädännön mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta ja tämä koskee myös rekrytoinnin julkisia asiakirjoja ja niiden sisältämää tietoa. Vaikka julkisuus on lähtökohta, on tiedettävä mitä tietoja voidaan antaa, kenelle ja milloin.
Rekrytointiprosessissa syntyy useita julkisia, osajulkisia tai salaisia asiakirjoja. Näitä ovat esimerkiksi:
Tietopyyntöön vastaa se, joka vastaa rekrytoinnista. Pyynnön vastaanottajan tulee tarvittaessa ohjata pyyntö oikealle henkilölle tai auttaa etsimään henkilö, jolle tietopyynnön voi osoittaa.
Tietopyynnöt tulee käsitellä viivytyksettä. Jos pyyntö tulee puhelimella ja julkinen tieto välittömästi saatavilla, voidaan tieto kertoa heti suullisesti. Joka tapauksessa pyyntö on käsiteltävä viimeistään kahden viikon kuluessa ja erityistapauksissa enintään kuukaudessa. Tieto annetaan yleensä samalla tavalla kuin se on pyydetty, esimerkiksi sähköpostilla.
Jos asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja, asiakirja voidaan luovuttaa vain niin, että salassa pidettävät kohdat peitetään.
Rekrytoinnissa käsitellään henkilötietoja, joten niiden luovutuksessa ja sisäisessä käsittelyssä on huomioitava tietosuojasäännökset. On huomioitava, että julkisuuslain nojalla myös henkilötietoja sisältävät viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi yksityiseen tarkoitukseen, mutta henkilötietojen käsittelyssä on aina noudatettava lakia. Tästä on hyvä informoida henkilöä, joille tiedot annetaan ja epäselvässä tilanteessa tulee varmistaa, mikä on tietojen käyttötarkoitus. Tämän tekstin lopussa on ohje, jonka voi liittää esimerkiksi sähköpostin yhteyteen.
Pääsääntöisesti salassa pidettävät tiedot rekrytoinnin yhteydessä koostuvat alla olevista tiedoista. Tietoja ei saa antaa ollenkaan, jolloin koko asiakirja on kokonaan salainen tai asiakirjasta on peitettävä salassa pidettävät tiedot:
*) Tätä tekstiä voi käyttää, kun luovutetaan tietoja, jotka sisältävät henkilötietoja. ”Huomautamme, että teille luovutettavat tiedot ovat muita henkilöitä koskevia henkilötietoja. Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti. Tiedot on luovutettu Teille yksinomaan henkilökohtaiseen käyttötarkoitukseen, eikä niitä tule luovuttaa edelleen ilman lainmukaista perustetta. Mikäli luovutatte henkilötietoja edelleen tai käsittelette niitä muussa tarkoituksessa, sovelletaan asiaan henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä. Olette omalta osaltanne vastuussa henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Henkilötietoja käsiteltäessä Teitä koskee myös vaitiolovelvollisuus, jonka johdosta ette saa ilmaista sivullisille henkilötietoja tai käyttää niitä omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.”
Rekrytointipäätöksissä ja sen liitteissä tulee noudattaa tietojen minimointia. Vain sellainen tieto kirjataan ylös asiakirjoihin, joka on rekrytoinnin kannalta tarpeellinen. Esimerkiksi hakijayhteenvetoon ei tule laittaa hakijoiden osoitteita tai puhelinnumeroja koska ne eivät ole valinnan kannalta merkityksellisiä. Itse päätökseen kirjataan vain valitun nimi ja muihin hakijoihin viitataan tarvittaessa numerolla. Mikäli päätös julkaistaan verkossa, tulee valitun nimi poistaa, kun päätös on saanut lainvoiman.
Mikäli tietopyyntö koskettaa suurta määrää asiakirjoja ja tietopyyntöön vastaaminen edellyttää esimerkiksi merkittävässä määrin salassa pidettävien tietojen poistamista, on mahdollisuus periä tietopyynnön tekijältä kohtuullinen maksu. Maksun periminen edellyttää, että verkkosivuilla on tiedotettu tietopyyntöjen maksullisuudesta ja maksujen suuruudesta. Maksullisuudesta täytyy luonnollisesti ensin informoida asiakasta ja tiedustella haluaako hän jatkaa tietopyyntöään maksullisuudesta huolimatta.
