I församlingarna finns personal i både tjänste- och arbetsavtalsförhållande. I kyrkolagen, kyrkoordningen och lagen om tjänsteinnehavare i evangelisk-lutherska kyrkan finns många formkrav som gäller anställning i tjänsteförhållande. I jämställdhetslagen och diskrimineringslagen finns dessutom förpliktande bestämmelser om förbud mot diskriminering vid anställning i tjänste- och arbetsavtalsförhållande. I övrigt finns inga bestämmelser om anställning i arbetsavtalsförhållande.
En tjänst inrättas för att sköta vissa bestämda uppgifter och är i kraft tills den dras in. Bestämmelserna om arbetsavtalsförhållanden är friare och anställningsförhållandet varar endast så länge anställningen fortgår. Många församlingar iakttar ändå sättet att anställa i tjänsteförhållande också vid anställning i arbetsavtalsförhållande även om det inte är en skyldighet. Här presenteras den process som följs vid anställning i ordinarie tjänsteförhållande.
Närmare information om kyrkoherdeval finns på webbsidan Kyrkoherdeval.
När en tjänsteinnehavare lämnar församlingen och en tjänst blir ledig är det arbetsgivarens uppgift att bedöma hur nödvändig och tidsenlig tjänsten är i församlingens nuvarande situation. Innan tjänsten förklaras ledig ska det utredas om till exempel den instruktion som har fastställts för tjänsten och den befattningsbeskrivning som gjorts upp för avlöningen är uppdaterade.
Beslutet om att ledigförklara en tjänst fattas i allmänhet av kyrkorådet, församlingsrådet eller, i en kyrklig samfällighet, av gemensamma kyrkorådet. Behörigheten att ledigförklara en tjänst kan också delegeras till ett organ eller till tjänsteinnehavare. För att förbereda tillsättandet av tjänsten bildas i allmänhet en urvalsgrupp som kan bestå av till exempel kyrkoherden, ekonomichefen och chefen för ett eventuellt arbetsområde och dessutom ibland av någon av församlingens förtroendevalda. Däremot kan det inte rekommenderas att den nya tjänsteinnehavarens framtida kollega deltar i urvalsgruppens arbete.
Att formulera en platsannons är det första kritiska skedet i rekryteringsprocessen. Platsannonsen ska innehålla alla de uppgifter som den sökande behöver känna till. Sådana är:
De ovillkorliga behörighetskraven (”av den sökande förutsätts”) ska särskiljas från de egenskaper man önskar att den sökande har (”räknas som merit”), vilka inte är ovillkorliga behörighetskrav. Till exempel arbetserfarenhet kan antingen vara ett ovillkorligt behörighetskrav eller en önskvärd egenskap som beaktas när tjänstens tillsätts. Om en viss arbetserfarenhet är ett behörighetskrav för tjänsten och den sökande inte har någon sådan arbetserfarenhet är hen inte behörig för tjänsten och kan inte väljas.
När ansökningstiden har gått ut görs en förteckning över de sökande och en jämförelse av deras förtjänster. På så sätt säkerställer man att beslutsfattarna har tillräckligt med information om de sökande för att kunna fatta beslut. Förteckningen över sökande ska innehålla deras namn, utbildning, viktigaste arbetserfarenhet och förtroendeuppdrag som eventuellt påverkar valet. I detta skede konstateras vilka sökande som uppfyller behörighetskraven och vilka som inte gör det, samt vilka ansökningar som kommit in för sent.
Urvalsgruppen gör intervjuerna. Med tanke på olika aktörers roller kan det inte rekommenderas att hela kyrkorådet intervjuar de sökande. Kyrkorådet har i uppgift att besluta vem som ska väljas. En intervju är inte obligatorisk men det är ett bra sätt att få närmare uppgifter om de intressantaste sökandena.
Under intervjun kan man endast ställa frågor som påverkar arbetet, inte om de sökandes privatliv. Den sökandes samtycke krävs om man vill skaffa uppgifter av den nuvarande eller tidigare arbetsgivaren.
Efter intervjun bereds ett beslutsförslag för beslutsfattarna. Urvalsgruppen kan skriva ett utlåtande med sin egen uppfattning om de sökande men den egentliga föredragningen och beslutsförslaget till det beslutande organet läggs fram av den tjänsteinnehavare i vars uppgifter detta ingår. Att skriva föredragningen är utöver platsannonsen en annan kritisk fas i anställningsprocessen. Föredragningen ska göras omsorgsfullt och den ska vara skriftlig. Av den ska framgå följande
Det rekommenderas att de huvudsökande beskrivs separat och därefter i relation till varandra. Valet ska motiveras. Brister i motiveringarna försvagar urvalsbeslutet och kan ge upphov till besvär.
Om mötesdeltagarna är eniga om beslutsförslaget konstaterar mötesordföranden vem som valts. Om enighet inte nås ordnas en omröstning. Omröstningen kan också genomföras med slutna sedlar. Här bör man beakta att omröstningsresultatet inte befriar arbetsgivaren från påståenden om diskriminering.
Den som valts och övriga sökande informeras om valet. Den som valts för tjänsten får ett utdrag ur protokollet men inget särskilt ”tjänsteavtal” ingås. Det är obligatoriskt att ge anvisningar om hur man begär omprövning eller en besvärsanvisning, och omprövnings- eller besvärstiden börjar löpa från delgivandet. Om en sökande som inte valts överklagar beslutet och vinner målet i rätten upphävs valet genom domstolsbeslut och processen inleds på nytt.
Med den som valts till ett arbetsavtalsförhållande ingås ett arbetsavtal. En sökande som inte blivit vald kan med stöd av jämställdhets- eller diskrimineringslagen väcka talan mot församlingen om diskriminering vid anställning och, om hen vinner målet, få den ersättning som domstolen bestämmer.
Det begärs allt oftare uppgifter om handlingar som hänför sig till rekryteringar. De sökande vill till exempel se de andra sökandenas ansökningar eller jämförelsen av sökandena. Enligt lagstiftningen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling, och detta gäller också offentliga rekryteringshandlingar och uppgifter i dem. Även om offentlighet är utgångspunkten måste man veta vilka uppgifter som kan lämnas ut, till vem och när.
I rekryteringsprocessen uppstår flera offentliga, delvis offentliga eller sekretessbelagda handlingar. Exempel på sådana är:
Den som ansvarar för rekryteringen ska svara på begäran om uppgifter. Den som tar emot begäran ska vid behov hänvisa begäran till rätt person eller hjälpa till att hitta den person till vilken begäran om uppgifter kan riktas.
Begäran om uppgifter ska behandlas utan dröjsmål. Om begäran kommer per telefon och den offentliga informationen är tillgänglig omedelbart, kan uppgiften genast meddelas muntligen. Under alla omständigheter ska begäran behandlas inom två veckor och i särskilda fall inom en månad. Uppgifterna ges i allmänhet på samma sätt som de har begärts, till exempel per e-post.
Om en handling innehåller sekretessbelagda uppgifter får handlingen lämnas ut endast så att de sekretessbelagda punkterna döljs.
Vid rekrytering behandlas personuppgifter, och dataskyddsbestämmelserna ska beaktas när uppgifterna lämnas ut och behandlas internt. Det bör noteras att också myndighetshandlingar som innehåller personuppgifter med stöd av offentlighetslagen i princip är offentliga. Uppgifter kan lämnas ut till exempel för privata ändamål, men vid behandlingen av personuppgifter ska lagen alltid följas. Det är bra att informera den person som uppgifterna utlämnas till om detta och i oklara situationer förvissa sig om uppgifternas användningsändamål. Nedan finns en anvisning som du kan bifoga till exempel till e-postmeddelanden.
I regel består de sekretessbelagda uppgifterna i samband med rekrytering av följande uppgifter. Uppgifter får inte lämnas ut alls, och då är hela handlingen sekretessbelagd eller de sekretessbelagda uppgifterna ska döljas i handlingen:
*) Denna text kan användas när information som innehåller personuppgifter lämnas ut. ”Vi uppmärksammar er om att de uppgifter som lämnas ut till er är personuppgifter som gäller andra personer. Personuppgifter är sådana uppgifter på basis av vilka en person kan identifieras direkt eller indirekt. Uppgifterna har lämnats ut till er enbart för personligt bruk och de får inte lämnas vidare utan laglig grund. Om ni lämnar ut personuppgifterna vidare eller behandlar dem i annat syfte, tillämpas bestämmelserna om skydd av personuppgifter på detta. Ni ansvarar för egen del för att behandlingen av personuppgifter är laglig. När personuppgifter behandlas omfattas ni också av sekretess, vilket innebär att ni inte får röja personuppgifterna för utomstående eller använda dem för egen eller någon annans vinning eller för att skada någon annan.”
I rekryteringsbesluten och bilagorna till dem ska uppgiftsminimering iakttas. I handlingarna ska endast sådana uppgifter antecknas som behövs för rekryteringen. Till exempel ska de sökandes adresser eller telefonnummer inte anges i sammanfattningen av de sökande, eftersom de inte är relevanta med tanke på valet. I själva beslutet antecknas endast den valda personens namn, och vid behov hänvisar man till andra sökande med nummer. Om beslutet publiceras på webben ska den valda personens namn raderas när beslutet har vunnit laga kraft.
Om begäran om uppgifter gäller ett stort antal handlingar och svaret på begäran t.ex. förutsätter att många sekretessbelagda uppgifter ska raderas, är det möjligt att ta ut en skälig avgift av den som begär uppgifterna. För att en avgift ska kunna tas ut förutsätts att det på webbplatsen har informerats om att begäran om uppgifter är avgiftsbelagd och om avgifternas storlek. Man ska naturligtvis först informera kunden om avgiften och fråga om han eller hon vill fortsätta sin begäran om uppgifter trots avgiften.
