I församlingarna finns personal i både tjänste- och arbetsavtalsförhållande. I kyrkolagen, kyrkoordningen och lagen om tjänsteinnehavare i evangelisk-lutherska kyrkan finns många formkrav som gäller anställning i tjänsteförhållande. I jämställdhetslagen och diskrimineringslagen finns dessutom förpliktande bestämmelser om förbud mot diskriminering vid anställning i tjänste- och arbetsavtalsförhållande. I övrigt finns inga bestämmelser om anställning i arbetsavtalsförhållande.
En tjänst inrättas för att sköta vissa bestämda uppgifter och är i kraft tills den dras in. Bestämmelserna om arbetsavtalsförhållanden är friare och anställningsförhållandet varar endast så länge anställningen fortgår. Många församlingar iakttar ändå sättet att anställa i tjänsteförhållande också vid anställning i arbetsavtalsförhållande även om det inte är en skyldighet. Här presenteras den process som följs vid anställning i ordinarie tjänsteförhållande.
Närmare information om kyrkoherdeval finns på webbsidan Kyrkoherdeval.
När en tjänsteinnehavare lämnar församlingen och en tjänst blir ledig är det arbetsgivarens uppgift att bedöma hur nödvändig och tidsenlig tjänsten är i församlingens nuvarande situation. Innan tjänsten förklaras ledig ska det utredas om till exempel den instruktion som har fastställts för tjänsten och den befattningsbeskrivning som gjorts upp för avlöningen är uppdaterade.
Beslutet om att ledigförklara en tjänst fattas i allmänhet av kyrkorådet, församlingsrådet eller, i en kyrklig samfällighet, av gemensamma kyrkorådet. Behörigheten att ledigförklara en tjänst kan också delegeras till ett organ eller till tjänsteinnehavare. För att förbereda tillsättandet av tjänsten bildas i allmänhet en urvalsgrupp som kan bestå av till exempel kyrkoherden, ekonomichefen och chefen för ett eventuellt arbetsområde och dessutom ibland av någon av församlingens förtroendevalda. Däremot kan det inte rekommenderas att den nya tjänsteinnehavarens framtida kollega deltar i urvalsgruppens arbete.
Att formulera en platsannons är det första kritiska skedet i rekryteringsprocessen. Platsannonsen ska innehålla alla de uppgifter som den sökande behöver känna till. Sådana är:
De ovillkorliga behörighetskraven (”av den sökande förutsätts”) ska särskiljas från de egenskaper man önskar att den sökande har (”räknas som merit”), vilka inte är ovillkorliga behörighetskrav. Till exempel arbetserfarenhet kan antingen vara ett ovillkorligt behörighetskrav eller en önskvärd egenskap som beaktas när tjänstens tillsätts. Om en viss arbetserfarenhet är ett behörighetskrav för tjänsten och den sökande inte har någon sådan arbetserfarenhet är hen inte behörig för tjänsten och kan inte väljas. Platsannonsen ska framläggas offentligt på församlingens anslagstavla för offentliga kungörelser. Alla övriga annonskanaler (tidning, internet, kostnadsfri annonsmöjlighet på oikotie, vilken Kyrkostyrelsen upprätthåller) är frivilliga men kan rekommenderas för att nå synlighet.
När ansökningstiden har gått ut görs en förteckning över de sökande och en jämförelse av deras förtjänster. På så sätt säkerställer man att beslutsfattarna har tillräckligt med information om de sökande för att kunna fatta beslut. Förteckningen över sökande ska innehålla deras namn, utbildning, viktigaste arbetserfarenhet och förtroendeuppdrag som eventuellt påverkar valet. I detta skede konstateras vilka sökande som uppfyller behörighetskraven och vilka som inte gör det, samt vilka ansökningar som kommit in för sent.
Urvalsgruppen gör intervjuerna. Med tanke på olika aktörers roller kan det inte rekommenderas att hela kyrkorådet intervjuar de sökande. Kyrkorådet har i uppgift att besluta vem som ska väljas. En intervju är inte obligatorisk men det är ett bra sätt att få närmare uppgifter om de intressantaste sökandena.
Under intervjun kan man endast ställa frågor som påverkar arbetet, inte om de sökandes privatliv. Den sökandes samtycke krävs om man vill skaffa uppgifter av den nuvarande eller tidigare arbetsgivaren.
Efter intervjun bereds ett beslutsförslag för beslutsfattarna. Urvalsgruppen kan skriva ett utlåtande med sin egen uppfattning om de sökande men den egentliga föredragningen och beslutsförslaget till det beslutande organet läggs fram av den tjänsteinnehavare i vars uppgifter detta ingår. Att skriva föredragningen är utöver platsannonsen en annan kritisk fas i anställningsprocessen. Föredragningen ska göras omsorgsfullt och den ska vara skriftlig. Av den ska framgå följande
Det rekommenderas att de huvudsökande beskrivs separat och därefter i relation till varandra. Valet ska motiveras. Brister i motiveringarna försvagar urvalsbeslutet och kan ge upphov till besvär.
Om mötesdeltagarna är eniga om beslutsförslaget konstaterar mötesordföranden vem som valts. Om enighet inte nås ordnas en omröstning. Omröstningen kan också genomföras med slutna sedlar. Här bör man beakta att omröstningsresultatet inte befriar arbetsgivaren från påståenden om diskriminering.
Den som valts och övriga sökande informeras om valet. Den som valts för tjänsten får ett utdrag ur protokollet men inget särskilt ”tjänsteavtal” ingås. Det är obligatoriskt att ge anvisningar om hur man begär omprövning eller en besvärsanvisning, och omprövnings- eller besvärstiden börjar löpa från delgivandet. Om en sökande som inte valts överklagar beslutet och vinner målet i rätten upphävs valet genom domstolsbeslut och processen inleds på nytt.
Med den som valts till ett arbetsavtalsförhållande ingås ett arbetsavtal. Beslutet om anställning i arbetsavtalsförhållande är slutgiltigt. Detta innebär att beslutet inte kan upphävas i domstol. En sökande som inte blivit vald kan med stöd av jämställdhets- eller diskrimineringslagen väcka talan mot församlingen om diskriminering vid anställning och, om hen vinner målet, få den ersättning som domstolen bestämmer.
