Hyppää sisältöön
Kyrkans nyhetsarkiv

Kyrkan förnyar ämbetsbetygtjänsterna

Publicerad 26.04.2021

Kyrkan förnyar ämbetsbetygtjänsterna

För närvarande pågår den kanske genom historien största förändringen i Evangelisk-lutherska kyrkan i Finlands ämbetsbetygstjänst. I och med reformen centraliseras utfärdandet av ämbetsbetyg till femton centralregister. Reformen förutsätter förändringar i organiseringen och tekniken, och därför har behandlingen av ämbetsbetyg för släktutredningar på vissa håll dragit ut på tiden.

Målet med förändringen är att förbättra kundtjänsten. Tidigare har kunden varit tvungen att beställa intyg skilt från varje församling där den avlidna har varit skriven efter att den fyllt 15 år. Köerna har varierat på olika verksamhetsställen och då man har varit tvungen att beställa intyg från flera olika ställen, har det kunnat dröja länge att samla ihop alla intyg. I fortsättningen kommer centralregistren att utarbeta och skicka alla de intyg som behövs på en och samma gång.

– Just nu har två tredjedelar av församlingarna överfört uppgifterna som hör samman med kyrkböckerna till centralregistren. Under utvecklingsskedet görs ämbetsbetyg på två olika sätt. Av den orsaken, och för att man måste lära sig nya rutiner och haft utmaningar med att utvärdera behovet av personresurser, och på grund av personalens semestrar har tyvärr tjänsterna på sina håll har stockat sig och leveranstiden för ämbetsbetyg har blivit längre än normalt. Vi har ändå snabbt närmat oss en nationellt, centraliserad släktutredningstjänst som vi har fått mycket god respons på, konstaterar Sanna Heickell som är registerchef på Kyrkostyrelsen.

För att åtgärda köerna i leveransen av ämbetsbetyg har man bland annat ökat personalresurserna och personalens utbildning. Att göra ämbetsbetyg för släktutredning kräver specialkunskap och förmåga att tolka gamla kyrkböcker. Sanna Heickell säger att det därför är utmanande att anställa yrkeskunnig personal för att åtgärda köerna.

Man försöker också minska köerna hos de mest belastade centralregistren genom att centralregister med mindre belastning hjälper till med rusningen. Kyrkans medlemsdatasystem Kirjuri har utvecklats systematiskt enligt ett nytt sätt att arbeta redan under flera års tid. Men två olika sätt att arbeta leder kontinuerligt till nya utmaningar också för datasystemen.

– Övergångstiden har tyvärr lett till rusning och försening av leveranserna. Situationen förbättras då alla församlingar har fört över kyrkböckernas folkbokföringsuppgifter till centralregistren och det finns bara ett sätt att göra ämbetsbetyg. Till dess kommer tiden för leverans av ämbetsbetyg för släktutredning att variera från fyra till tillochmed åtta veckor, beroende på centralregister, säger Heickell.

Att göra upp ämbetsbetyg hör till evangelisk-lutherska kyrkans lagstadgade myndighetsuppgifter. Årligen beställs tiotusentals ämbetsbetyg från kyrkan. Ämbetsbetyg behövs till exempel för arvskifte och bouppteckning.

Mera information: Sanna Heickell, registerchef, Kyrkostyrelsen, sanna.heickell@evl.fi, tfn 040 688 1461