Vapaaehtoistoiminnan edellytysten kartoitus

Vapaaehtoistoiminnan käynnistämiseen tarvitaan suunnitelmallisuutta ja voimavaroja.

Uutta toimintaa käynnistettäessä on tärkeää löytää työpari tai muutama ihminen, joiden kanssa tilannetta ryhdytään kartoittamaan. On tärkeää, että hoitolaitoksen edustaja on mukana suunnittelussa alusta alkaen.

Alustavassa suunnittelussa kartoitetaan tarpeet ja käytettävissä olevat resurssit päätöksentekoa varten.

Ennen kuin tehdään pitkälle meneviä suunnitelmia, on toiminnalle saatava hyväksyntä omalta työnantajalta sekä osaston tai laitoksen johdolta. Neuvottelut toiminnan kannalta keskeisten ihmisten kanssa ovatkin onnistumisen kannalta välttämättömiä.

Toimintaedellytysten tutkinnan näkökulmat

Henkilöresurssit

  • Millainen on oma työtilanteesi?
  • Voitko itse käyttää työaikaasi vapaaehtoistoiminnan käynnistämiseen?
  • Keiden muiden tehtäviin toiminta luontevasti voisi liittyä?

Puhu toiminnasta esimiehesi ja lähityötovereidesi kanssa.

  • Miten vapaaehtoistyö sijoittuu työkenttänne kokonaisuuteen?
  • Tuleeko vapaaehtoistoiminta muun työn lisäksi vai voidaanko työtä järjestellä uudelleen?

Kun työ aloitetaan, tulee se kirjata vastuussa olevien työntekijöiden tehtäväkuviin.

Toimintaympäristö

  • Millainen hoitolaitos on kyseessä?
  • Millaisia tarpeita vapaaehtoisten työpanokselle on?
  • Mikä kyseisessä toimintaympäristössä on mahdollista?
  • Onko laitoksessa aiemmin toiminut vapaaehtoisia?

Henkilökunnan ottaminen mukaan kehitystyöhön alusta asti on tärkeä edellytys työn onnistumiselle.

Taloudelliset resurssit

  • Millaisiin kustannuksiin pitää varautua?
  • Kuinka kulut jaetaan eri toimijoiden kesken?

Vaikka vapaaehtoistyöntekijöille ei makseta palkkaa, toiminnan järjestäminen ei ole ilmaista. Koulutuksiin tarvitaan varoja, varsinkin jos käytetään ulkopuolisia asiantuntijoita kouluttajina.

Ilmoittelusta, ruokailuista ja materiaalista saattaa syntyä myös kustannuksia. Budjetissa on syytä huomioida myös vapaaehtoisten mahdolliset vakuutusmaksut ja matkakulut.

Tilat

  • Missä vapaaehtoiset tai heidän ohjaamansa ryhmät voivat kokoontua?
  • Mistä löytyvät tilat koulutuksen järjestämiseen ja työnohjaukseen?
  • Voidaanko vapaaehtoisille osoittaa sosiaalitiloja?
  • Mihin he voivat turvallisesti jättää henkilökohtaisia tavaroitaan toiminnan ajaksi?

Yhteistyöverkosto

Aluksi kannattaa kartoittaa myös toimijat, joilla on osaamista vapaaehtoistoiminnassa ja sen organisoimisessa.

Parhaassa tapauksessa on jo valmiiksi olemassa rakenne, jonka puitteissa voidaan toimia. Yhteistyössä toisten kanssa voidaan järjestää esim. vapaaehtoisten koulutusta.

Kunnalliset toimijat ja järjestöt

Monella paikkakunnalla on useita vapaaehtoistoiminnan järjestäjiä. Ystävä- tai lähimmäispalvelun kursseja järjestävät mm. SPR ja seurakunnat. Monella järjestöllä on omaa vertaistuki-, tukihenkilö- ja vapaaehtoistoimintaa.

Muun muassa Pirkanmaan hoitokoti, Terhokoti ja syöpäjärjestöt ovat kehittäneet vapaaehtoistoimintaa saattohoidossa.

Osa kunnista on palkannut vapaaehtoistoimintaa koordinoivan työntekijän. Isommille paikkakunnille on perustettu eri toimijoiden yhteistyöverkostoja vapaaehtoistoiminnan resurssikeskuksiksi.
Päivitetty